Allgemeine Tipps und Tricks

1. Dateianhänge

Dateianhänge (z.B. AUs) sollten nach dem Speichern unbedingt mit einer Hakensetzung beim Kästchen “Ist Privat” auf privat gestellt werden, da sonst die Datei über Eingabe des Links für jedermann sichtbar sein wird. Um zu überprüfen, ob Dateien auf privat gestellt wurden, begibt man sich in den Dateimanager. Dort kann man neben dem Dateinamen ein Vorhängeschloss sehen, falls die Datei auf privat gestellt wurde.

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2. Suchfunktionen

  • manche Doctypes, Listen etc. können nur über die Suche gefunden werden, weil es sie nicht im Menü gibt 
  • z.B. alles von Abonnements
  • Suche rentiert sich aber auch mit vielen anderen Funktionen, weil sie deutlich schneller geht als sich über das Menü durchzuklicken
  • wenn man Kunden etc. sucht, muss man in die jeweilige Suche
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3. Zuweisen-Funktion

Wird ein ToDo für einen Mitarbeiter erstellt, erfolgt die Zuweisung für diesen Mitarbeiter mit einem automatischen Fälligkeitsdatum für diesen Tag. Diese kann nachträglich aber noch bearbeitet werden.

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4. Speichern von Filtern

  • In ERPNext können verschiedene Filter angewendet werden (z.B. in der Lead- oder Kundenansicht), um die Suchergebnisse einzugrenzen. Diese Filter können auch gespeichert werden, damit diese nicht immer wieder neu eingestellt werden müssen
  • Wurde ein Filter erstellt, kann dieser ganz einfach mit dem Feld “Filter speichern” gesichert werden (Das Feld befindet sich links in der Ansicht)
  • Hierzu muss einfach ein Name für den Filter eingegeben werden und mit “Enter” bestätigt werden (z.B. Ein Filter für die Kundenbranche “Erneuerbare Energien”)
  • Möchte man sich nur Kunden aus dieser Branche anzeigen lassen, kann dies schnell über den gespeicherten Filter erfolgen
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5. Wiedervorlagen

  • Wiedervorlagen können erstellt werden, um sich eine Erinnerung für eine Aufgabe zu setzen bzw. wenn die Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt werden müssen (z.B. soll ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb einen Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt kontaktieren)
  • Wenn Wiedervorlagen direkt im Lead erstellt werden, dann ist die Vorlage auch direkt mit der Chance verknüpft, wenn diese aus dem Lead heraus erstellt wird
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6. Doctypes

  • Das System ist nach unterschiedlichen Doctypes aufgebaut
  • Die verschiedenen Doctypes können auch in unserer hierzu separaten Anleitung entnommen werden
  • Diese lassen sich quasi alle miteinander verknüpfen (z.B. können Kontakte Leads oder Kunden zugeordnet werden)

7. Filter für Todos

  • Ähnlich wie bei Leads oder Kunden kann sich jeder einzelne Mitarbeiter auch Filter für seine ToDos setzen
  • Bei dem ToDos kann sich der Mitarbeiter noch zusätzlich einen Filter für den zugewiesenen Mitarbeiter und das jeweilige Fälligkeitsdatum setzen (Der Mitarbeiter kann sich also so ganz einfach seine eigenen ToDos mit dem jeweiligen Fälligkeitsdatum anzeigen lassen)
  • Die Filter können ebenfalls für die Priorität der Aufgaben gesetzt werden. Jeder Aufgabe kann eine unterschiedliche Priorität zugeordnet werden (Niedrig, Mittel, Hoch).
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8. Verknüpfungen auf der Startseite

Um schnelleren Zugriff auf die wichtigsten Doctypes zu bekommen, kann sich jeder User individuell Verknüpfungen auf seiner Startseite in ERPNext erstellen.

Jeder Mitarbeiter hat so den schnellstmöglichen Zugriff auf seine relevanten Prozesse, die für die Arbeit in der jeweiligen Abteilung notwendig sind.

Für eine bessere Übersicht können die verschiedenen Doctypes auch mit Farben hinterlegt werden.

Auch eingestellte Filter werden mit gespeichert (z.B. eine bestimmte Kundengruppe bei den Kunden oder offene Aufgaben in den ToDos).

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Screenshotupdate

Alle Screenshots in diesem Blogpost sind auf Version 13 von ERPNext aktualisiert.

Letzter Stand der Aktualisierung: 07.12.2021

Autor Laura Köpl

Über den Autor

Laura Köpl ist unsere Projektleiterin ERPNext und unterstützt in Kundenprojekten als ERP-Prozess-Consultant. Außerdem verantwortet Sie den Vertrieb der K&K Software AG.
Privat hat sie - wenn sie nicht gerade auf dem Motorrad sitzt - als Vorsitzende des Hackerspace GEOLab e.V. eine Begeisterung für den kreativen Umgang mit Technik und freut sich auf den nächsten Chaos Communication Congress.

Laura Köpl ist Ihre Ansprechpartnerin für ERPNext-Projekte und Sie erreichen Sie unter 09382-3102-241 oder koepl@kk-software.de um die Details Ihres ERPNext-Projektes zu besprechen.

7. Dezember 2021

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