Projektumsetzung
Phase 2
Können wir loslegen?
Implementierung der ERP-Lösung
Bevor wir Ihre Anforderungen in ERPNext abbilden und implementieren können, müssen wir zusammen alle hierfür relevanten Themen besprochen und eine konkrete Vorgehensweise erarbeitet haben. Dies passiert in unseren Workshops. Danach kann es dann „richtig“ losgehen!
Welche Module sind für Sie wichtig?
Ihre individuelle ERPNext-Lösung
Der Unterschied von ERPNext zu anderen ERP-Lösungen wie Odoo, Axelor oder Weclapp ist die freie Anpassbarkeit und die damit verbundene enorme Flexibilität in dieser Lösung. Wir nehmen Sie bei diesen Anpassungsarbeiten an die Hand und richten Ihnen ERPNext genau nach Ihren Bedürfnissen und Anforderungen ein.
Schauen Sie sich doch jetzt gerne auf unseren Demo-Systemen um und lernen ERPNext kennen.
Vielleicht stellen Sie dabei fest, dass das System noch nicht 100%ig für Sie passt.
Genau das ist aber der Vorteil von ERPNext. Sie stülpen sich kein fertiges System über, sondern können sich dieses an Ihre Bedürfnisse anpassen – und das ohne die Updatefähigkeit zu verlieren. Details wie branchenspezifische Felder für Ihre eigenen Kundendaten sowie verschiedene Aufgabentypen, Schnittstellen oder Automatisierungen für beispielsweise Rechnungsprozesse können problemlos hinzugefügt werden. Das System kann außerdem um komplett neue eigene Module ergänzt werden.
Schritt für Schritt
Integration der Prozess-Experten
Nun packen wir Ihre Prozesse der Reihe nach an. Welche Reihenfolge dabei sinnvoll ist, wurde in einem vorausgehenden Workshop besprochen. Oft gibt es Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Prozessen oder vorgelagerte Arbeiten, die erledigt werden müssen, bevor ein Prozess produktiv funktionieren kann.
Wichtig dabei ist, dass es in Ihrem Unternehmen für jeden der Prozesse einen Prozess-Verantwortlichen gibt. Wir nennen diese Person den “Prozess Owner”.
Der Prozess Owner kennt sich sehr gut in dem Prozess aus. Er kennt die Abhängigkeiten und ist durch seine Erfahrung der Experte im Prozess. Zusammen mit ggfs. weiteren Anwendern definiert er anfangs die genauen Anforderungen und meldet sie dem Product Owner, also der Person, die alle Anforderungen bestimmt, formuliert und überwacht. Er ist später auch derjenige, der das ERP-System an seine Kollegen empfiehlt und dafür sorgt, dass damit gearbeitet wird.
Das Rahmenwerk
Agiles Projektmanagement
Meistens sind anfangs noch nicht alle Anforderungen bis ins letzte Detail klar. Das ist vollkommen logisch und normal.
Wir haben ERPNext auch bei uns selbst eingeführt und dabei – wie bei vielen anderen Projekten auch – mit der Scrum Methodik die besten Erfahrungen gemacht. Im Idealfall gibt es einen Product Owner, also Projektleiter auf der Seite des Kunden. Dieser nimmt alle Anforderungen der Stakeholder (also alle Personen mit berechtigtem Interesse an der Lösung) auf, priorisiert diese und gibt sie in kleinen Portionen in Form von sogenannten Userstorys an unser Entwicklerteam weiter. Dabei wird die Arbeit in Iterationen eingeteilt, also in sogenannte Sprints. Diese sind bei uns 2 Wochen lang. Am Anfang gibt es ein Planning Meeting in dem der Product Owner die vorbereiteten Storys vorstellt und Ende ein Review Meeting zur Abnahme der umgesetzten Storys durch den Product Owner. Dabei gibt es auch Sprintziele, z.B. die Fertigstellung eines Prozesses am Ende eines Sprints.
Es ist also für den Projekterfolg elementar wichtig, wer als Product Owner bestimmt wird und dass diese Person genügend freie Kapazitäten hat und gut für Rückfragen erreichbar ist. Zudem sollte der Product Owner einen Überblick über die Firmenstruktur haben. IT-Kenntnisse sind zwar von Vorteil aber nicht notwendig. Auch die Scrum-Methodik kann im Projekt erlernt werden.
Qualitätssicherung
Testing und Feedback
Das Testen ist ein zentrales und sehr wichtiges Element des Entwicklungsprozesses. Zuerst wird durch die Entwickler selbst getestet und anschließend noch ein weiteres Mal durch die Anwender. Für die Anwender sollte es eine zentrale Person geben, die all ihre Rückmeldungen sammelt und entscheidet, was davon behoben oder neu umgesetzt werden muss (Im Scrum ist das die Rolle des sogenannten Product Owner). Das Testing durch die Anwender sollte unbedingt sehr zeitnah erfolgen, damit das Projekt nicht stagniert. Im Idealfall vereinbaren wir eine festgelegte Zeit, z.B. 2 Wochen nach dem neue Features umgesetzt und eingespielt wurden. Sollte bis dahin kein Feedback kommen, werden die umgesetzten Anforderungen als angenommen angesehen.
Sobald alles ausreichend durchgetestet ist, können die neuen Features auf das Produktivsystem aufgespielt werden.
Systemumgebung
Technische Umsetzung
Wir arbeiten grundsätzlich mit mindestens drei Systemen oder auch Umgebungen:
Development-System (oder Dev-System)
Das Dev-System ist die Entwicklungsumgebung oder Arbeitsversion. Hier werden die Anforderungen bzw. Userstorys von einem Entwickler umgesetzt bzw. Code Änderungen vorgenommen und anschließend immer selbst und mindestens einem anderen Entwickler getestet.
Typischerweise wird das Dev lokal oder auf einem gesicherten Server ausgeführt.
Staging-System (oder Test-System)
Die Staging-Umgebung stellt das ERPNext für den Product Owner für die Abnahme und anschließende Anwendertests bereit. Hier werden die umgesetzten Userstorys für das Review Meeting aufgespielt.
Die Stagingumgebung muss möglichst weitgehend der Produktivsystemumgebung entsprechen. Deshalb wird das Produktivsystem auch regelmäßig auf das Staging System gespiegelt. Natürlich mit definierten Ausnahmen, z.B. sensible Daten wie Gehälter von Mitarbeitern etc.
Produktivsystem (oder Live-System)
In der Produktivumgebung wird ERPNext für den eigentlichen Einsatz verwendet. Hier werden Updates nur nach ausführlichen Tests aufgespielt. Die Funktion wird dabei kontinuierlich durch unser Monitoring überwacht.
Das Produktivsystem ist die Grundlage für die laufenden Backups, deren Umfang Sie im Wartungsvertrag wählen. Der Umfang muss daher auch bei der Performance des Hostings berücksichtigt werden.
Wofür braucht es 3 Systeme?
Der wichtigste Grund für die 3 Systeme ist, dass Testing zur Softwareentwicklung mit dazu gehört. Nur dadurch kann die notwendige Sicherheit gewährleistet werden. Die Entwickler testen bereits während der Programmierung ihren Code auf dem Dev System. Ein weiterer Schritt ist das Testen auf dem Staging, das in der Regel durch die Anwender erfolgen sollte. Erst wenn diese den Prozess freigegeben haben, sollte der fertige Prozess auf das Produktivsystem aufgespielt werden.
Subdomains
Die 3 Systeme (Dev, Staging und Produktiv) benötigen jeweils eine Subdomain, da ERPNext eine Webanwendung ist, also im Browser läuft. Als Domain kann zum Beispiel die Domain der Homepage verwendet werden. Die Subdomain steht dann vor dem Domainnamen und wird von diesem mit einem Punkt getrennt. So können die Systeme eindeutig benannt und getrennt werden.
Docker Deployment
Eingerichtet werden die 3 Systeme mit der linuxbasierten “Docker”-Technologie. Docker ist eine Technologie zur Containerisierung, die die Erstellung und den Betrieb von Linux-Containern ermöglicht. Grob gesagt werden Prozesse isoliert, damit diese unabhängig voneinander ausgeführt werden können. Diese Unabhängigkeit ist der Zweck der Container. Mehrere Prozesse können getrennt voneinander betrieben werden. So wird unter Anderem die bestehende Infrastruktur besser genutzt.