Für bessere und schnellere Entscheidungen

1. Warum haben wir den Domainabrechnungsprozess automatisiert?

Wir verwalten in unserem Unternehmen über 800 Domains für unsere Kunden. Diese müssen in unterschiedlichen Intervallen abgerechnet werden. Ohne ERPNext wurden unsere Daten manuell in Listen geführt und bei Cloudflare und Schlundtech abgeglichen, dadurch war dieser Prozess sehr fehleranfällig und zeitintensiv. Durch ERPNext konnten wir diesen komplexen Vorgang automatisieren. Dadurch sparen wir uns jeden Monat 3 Stunden Arbeitszeit. Durch die Flexibilität von ERPNext kann dieser Prozess auf jede anderen Unternehmensvorgang angewendet werden.

2. Vorbedingungen

Für den laufenden Prozess sind einige Vorbedingungen vorausgesetzt. Sind diese Bedingungen einmal angelegt kann direkt ab Punkt „3. Laufender Prozess“ gestartet werden.

2.1. Konten Anlegen

• Über die Suche auf “Konto Baum”
• Danach die jeweiligen Konten und Gruppen erstellen

2.2. Steuerkategorie anlegen

• Es sind Steuerkategorien nötig, damit sie im Kunden hinterlegt werden können
• Wenn beispielsweise ein Kunde seinen Sitz im Ausland und somit die Steuerkategorie “Nicht steuerbare Umsätze, EG” hat, wird in der Rechnung das Konto des Artikels automatisch (von uns erstelltes Skript) vom Konto Webhosting auf ein steuerfreies Konto abgeändert
• Die Steuerkategorie dient der Übersicht. Hier wird ersichtlich, ob der Sitz des Kunden im Inland oder Ausland ist

2.3. Vorlage für Verkaufssteuern anlegen / anpassen

• Die Verkaufssteuern Steuerfrei (…) müssen hinzugefügt werden, damit diese in der Rechnung ausgewählt werden können und somit auf der gedruckten Rechnung mit drauf stehen
• Außerdem können im jeweiligen Dokument noch einige Anpassungen vorgenommen werden, wie die Steuerkategorie oder das jeweilige Konto zu verknüpfen
• Wichtig: In der Tabelle (siehe Bild unten) muss bei Preis der Steuersatz eingegeben werden, damit diese Prozentzahl in der Rechnung auch als Steuern hinzugefügt wird!

2.4. Unternehmen anpassen

• Damit die gedruckte Rechnung alle wichtigen Infos beinhaltet (Skript für Rechnung von uns geschrieben), müssen diese im Doctype Unternehmen eingefügt werden
• Zuerst muss für das Unternehmen eine Adresse angelegt werden und unten in der Tabelle der Adresse das Unternehmen verknüpft werden
• Außerdem muss im Unternehmen das Logo hinzugefügt werden mit dem Namen “kk.png”
• Wenn gewünscht, kann man dort auch beispielsweise ein Standard-Ertragskonto festlegen. Wenn ein Artikel kein Konto hat, wird dieses Konto in der Rechnung eingefügt.
• Weitere Standard-Konten können eingestellt werden, diese sind aber auch nicht notwendig

2.5. Kunden anlegen / anpassen

• Für den Domainabrechnungsprozess ist es notwendig, dass Kunden erstellt worden sind
• Falls Kunden schon erstellt sind, sind dort noch ein paar Anpassungen zu treffen
• Es muss die Lexware Kundennummer eingefügt werden, da diese gebraucht wird, um beim Import nach Lexware das Sollkonto für den Kunden zu haben

• Wenn der Kunde seinen Sitz im Ausland hat, muss die Steuer ID im Abschnitt “Buchhaltung” eingefügt werden, sowie die Steuerkategorie geändert werden
• Standardmäßig, wenn ein Kunde erstellt wird, ist die Steuerkategorie “Inland Steuerpflichtig 19%”

• Außerdem muss der Kunde eine Abrechnungsadresse besitzen

2.6. Artikelgruppe anlegen

• Um einen Artikel anlegen zu können, muss man ihm eine Artikelgruppe zuweisen
• Es gibt schon angelegte Artikelgruppen, aber beispielsweise für diesen Prozess haben wir die Artikelgruppe “Domains” zusätzlich angelegt

2.7. Artikel anlegen

• Nun können die Artikel angelegt werden
• Wenn ein neuer Artikel angelegt wird, dürfen folgende Haken nicht gesetzt sein (in diesem Prozess):
• Außerdem kann direkt beim Neu Anlegen dann auch ein Standard-Verkaufspreis festgelegt werden

• Wenn man den Artikel speichert, wird der Verkaufspreis nicht mehr dort angezeigt, sondern es wird ein “Artikelpreis” angelegt (Dadurch können mehrere Preise zu unterschiedlichen Konditionen angelegt werden):

• Wichtig! Im Artikelpreis wird ein Datum eingestellt, ab dem der Preis gültig ist. Diesen am besten rauslöschen, wenn es keinen Sinn macht!

• Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, Preisregeln für Artikel zu erstellen. Damit sind Mengenrabatte oder Individualpreise für Kunden abbildbar:

Besipiel Preisregel Individualpreis

Folgende Angaben müssen ausgewählt werden:

• Aufpassen beim Feld “Gültig ab”, dort ist das Erstelldatum standardmäßig gesetzt. Wenn nicht gewollt, einfach rauslöschen

Beispiel Preisregel Mengenrabatt

• Hier ebenfalls wieder aufpassen mit dem Feld “Gültig ab”, evtl. Datum rauslöschen

• Statt Preis gibt es auch andere Rabattmöglichkeiten:

• Nun wieder zurück zum Artikel
• Es gibt die Möglichkeit, eine Beschreibung dem Artikel hinzuzufügen. Diese wird auf der Rechnung später ebenfalls angezeigt, kann aber in den Rechnungen nochmal überarbeitet werden

• Als Nächstes gibt es folgende Tabelle

• Diese öffnen
• Es ist sehr wichtig, hier die richtige Kostenstelle und das passende Ertragskonto einzustellen, damit die Buchungsdaten später auch für Lexware passen!

• Danach nur noch folgendes Häkchen rausnehmen, wenn der Artikel kein Einkaufsartikel ist

2.8. Abbonement-Pläne anlegen

• Nachdem alle Artikel angelegt wurden, können nun die Abonnement-Pläne angelegt werden
• Für einen Artikel müssen meist mehrere Pläne angelegt werden, einmal mit Jahr, wenn einmal im Jahr abgerechnet wird, einmal mit Quartal, wenn alle drei Monate abgerechnet wird und einmal mit Monat, wenn jeden Monat abgerechnet wird

• Innerhalb des Plans sieht es beispielsweise dann so aus:

• Aus diesen können dann Abonnements angelegt werden, die dann mit dem Kunden letztendlich verknüpft werden (Laufender Prozess -> Abonnements anlegen)

3. Laufender Prozess

Hier befinden sich die Anleitungen für den laufenden Prozess. Alles davor zählt zu den Vorbedingungen, was nur gelegentlich geändert oder angepasst werden muss.

3.1. Domains anlegen

• Die Domains aus Cloudflare werden täglich importiert/aktualisiert. Trotzdem müssen vereinzelte Domains per Hand angelegt werden, die nicht von Cloudflare stammen
• Zum Doctype Domains gelangt man über die Startseite -> Automatisierung
• Evtl. kann es sein, dass dieses Modul nicht angezeigt wird, falls ja, oben rechts auf “Karten ein-/ ausblenden” klicken und Automatisierung anhaken (Falls schon angehakt, Haken rausnehmen, speichern, Haken setzen, ausloggen, einloggen)

• Dann in den Doctype Domains gehen und auf Neu klicken
• Dann kann eine neue Domain angelegt werden → Bitte direkt auch mit Kunden in der Tabelle verknüpfen!
• Beispiel:

3.2. Cloudflare Domains verwalten

• Die bestehenden Domains müssen verwaltet werden
• Wenn eine neue Domain in Cloudflare hinzugefügt wird und man nicht bis zum nächsten Tag warten will, bis die Domain in ERPNext importiert wird, kann man auch im Menü auf “Domains aktualisieren” klicken! → Wichtig! Nach dem Klicken kann es bis zu einer Minute dauern, danach kommt eine Meldung mit “Domains wurden aktualisiert”

• Es ist wichtig, alle Domains mit Kunden zu verknüpfen! Sobald sie verknüpft wurden, werden alle verknüpften Domains im jeweiligen Kunden im Abschnitt TeamX angezeigt
• Des Weiteren ist es wichtig anzuhaken, ob die Domains intern oder abrechenbar sind und ein Enddatum zu setzen, falls vorhanden!
• Außerdem kann es sein, dass Domains aus Cloudflare verschwinden. Wenn das der Fall ist, ist das Feld “Handlungsbedarf” angehakt (siehe Bild unten)

• Dann bitte in Cloudflare prüfen, was mit diesen Domains passiert ist
• Wenn die Domain aus Cloudflare gelöscht wurde, dann das richtige Datum in “Gelöscht am” setzen → Danach wird automatisch nach dem Speichern der Haken bei Handlungsbedarf und das “Verschwunden am” Datum gelöscht

3.3. Abonnements anlegen

• Als nächstes kann ein Abbonement angelegt werden

• Achtung, hier ist es wichtig, 14 Tage bis Fälligkeit zu setzen
• Außerdem muss der Haken “Generate New Invoices Past Due Date” gesetzt werden, damit neue Rechnungen weiterhin automatisch erstellt werden, auch wenn der Kunde die alte Rechnung noch nicht gezahlt hat (Zahlungen bilden wir aktuell noch nicht in ERPNext ab)
• Der Haken “Rechnung am Anfang der Periode generieren” wird nur gesetzt, wenn direkt zu Beginn des Abonnements schon eine Rechnung erstellt werden soll
• Als Nächstes können die Abonnement-Pläne ausgewählt werden
• Hier ist darauf zu achten, dass pro Einzel-Rechnung an den Kunden ein Abonnement erstellt werden muss

• Außerdem müssen hier die Domains mit dem Abonnement verknüpft werden:

• Danach muss noch die Verkaufssteuer eingetragen werden (Achtung! Auch wenn Kunde Sitz im Ausland hat, muss eine der beiden “Steuerfrei …” Verkaufssteuern ausgewählt werden, damit es auf der Rechnung mit drauf steht!)

• Nach dem Speichern taucht noch eine Tabelle für alle automatisch erstellten Rechnungen auf
• Hier den Haken “Submit Invoice Automatically” rausnehmen!

• Die erstellten Rechnungen werden hier angezeigt, wenn sich die Tabelle noch nicht aktualisiert hat, kann man ganz oben rechts auch auf “Abruf von Abonnement-Updates” klicken, damit die Rechnungen in der Tabelle angezeigt werden

3.4. Erstellte Rechnungen verwalten

• Wenn der Haken “Submit Invoice Automatically” in den Abonnements rausgenommen wurde, sollten die Rechnungen noch als Entwurf gespeichert sein (Tipp: Am besten nach Dokumentenstatus = Entwurf filtern)
• Wenn beispielsweise nun die Rechnungen eines Abonnements geprüft werden sollen, dann im Abonnement auf die Tabelle mit den Rechnungen klicken → In der Tabelle ist es dann möglich, die Rechnung direkt von der Tabelle aus zu öffnen
• In der Rechnung dann bitte nachprüfen, ob alles wie im Abonnement übereinstimmt, also Artikel, Artikelmenge, Rabatte(als Preisregel im Artikel → siehe in Anleitung oben “Artikel anlegen”), Steuern, Konten der jeweiligen Artikel(können abweichen zu Konto im Artikel, wenn Kunde Sitz im Ausland hat(siehe Anleitung oben “Kunden anlegen/anpassen” und “Artikel anlegen”), Adresse
• Wenn alles übereinstimmt, kann die Rechnung gebucht werden
• Nachdem die Rechnung gebucht wurde, kann sie gedruckt bzw als PDF gespeichert werden:

• Links oben dann als Drucktyp “Ausgangsrechnung” auswählen bzw. “Ausgangsrechnung Drittland”, wenn der Kunde seinen Sitz im Ausland hat

• So sollte beispielsweise die Rechnung dann aussehen:

• Um die Rechnung zu speichern, oben rechts auf den Button “Drucken” klicken

• WICHTIG! Es gibt auch einen Button PDF, dieser funktioniert aktuell leider noch nicht!

• Dann kann die Rechnung entweder gedruckt oder als PDF gespeichert werden

Screenshotupdate

Alle Screenshots in diesem Blogpost sind auf Version 13 von ERPNext aktualisiert.

Letzter Stand der Aktualisierung: 01.09.2021