Dynamics vs. ERPNext

Es besteht kein Zweifel daran, dass ERPNext der Underdog unter den ERP-Systemen ist. Diesen Status hatte es gegenüber Odoo und Lexware, unsere zwei letzten Vergleichsobjekte. Aber weder Lexware noch Odoo sind in Sachen Popularität vergleichbar mit Microsoft Dynamics, das neben SAP der Platzhirsch auf dem ERP-Markt ist.

Für viele Firmen ist Dynamics das ERP-System.

Wie wird sich ERPNext hier schlagen? Immerhin ist Dynamics für viele Betriebe ein Synonym für ERP. Es ist aber auch auffällig, dass Microsoft bei ERP-Systemen nie die gleiche Marktdurchdringung wie bei Text- und Tabellenverarbeitung oder bei Betriebssystemen erreichen konnte. Hat Microsoft an seiner Zielgruppe vorbei gearbeitet?

Bei K&K Software haben wir auch schon mit Microsoft Dynamics gearbeitet. Damals hieß das Framework noch nicht Dynamics 365 – aber unsere Erfahrungen haben uns geprägt. Heute benutzen wir vor allem ERPNext. Das liegt nicht (nur) an einfachen Qualitätsunterschieden. 

Das Geschäftsmodell

ERPNext ist open-source. Das bedeutet, dass der Quellcode offen für jeden zugänglich ist. Offenheit informiert auch das Geschäftsmodel. Egal, wie viele Arbeitsplätze Sie anschließen, und wie viele MitarbeiterInnen ERPNext benutzen: das System mit allen Modulen und Funktionen erhalten Sie immer zum Nulltarif.

ERPNext finanziert sich über ein gestaffeltes Hostingangebot. Für 300 bis 1000 Euro im Monat müssen Sie sich nicht mehr darum kümmern, auf welchen Servern Ihr System laufen soll. Ein rudimentärer Support ist im Preis inbegriffen. Das klingt nach viel Geld – weil es das auch ist. Insbesondere im deutschsprachigen Raum empfehlen wir nicht zuletzt wegen der DSGVO ein wahrscheinlich günstigeres Hosting bei einem lokalen Systemhaus.

ERPNext

+ Alle Module sind kostenfrei

+ Quellcode offen zugänglich

– Sehr teures Hostingangebot

– Support nur für Premiumkunden

Dynamics

+ Relativ günstige KMU-Bündel

– Komplexer Abodschungel

– Preiserhöhungen

– Hang zu versteckten Kosten

Microsoft Dynamics 365 versteht sich mehr als Plattform und weniger als Gesamtpaket. Das meiste, das bei ERPNext als Modul geliefert wird, ist bei Dynamics 365 ein eigenes Abonnement. Ein HR-Programm gibt es beispielsweise für etwa 100 Euro pro Benutzer/Monat, ein Vertriebsprogramm für 50 bis 100 Euro pro Benutzer/Monat, und so weiter.

Für KMUs gibt es außerdem die sogenannten Business Central-Programme, in Essentials- oder Premium-Versionen. Hier schnürt Microsoft ein kleines Modulpaket für 40 bis 90 Euro pro Person/Arbeitsplatz. Klingt unübersichtlich? Stimmt, und genau das hat System. Gerade, wenn ein ERP-System im Aufbau ist, und man nicht so ganz weiß, was man eigentlich braucht, können die Kosten schnell mal fast unerkannt steigen.

Die Features – Modulumfang und -qualität

Aber sind Microsofts Module wenigstens gut? Auf jeden Fall, sie sind sogar exzellent und extrem anpassbar! Wenn man sie mal zum laufen bekommt. Als wir vor einiger Zeit Dynamics einrichten wollten, waren wir ein wenig erschrocken: selbst banalste Module mussten aufwendig von Hand eingerichtet werden. Das ist als Softwareunternehmen natürlich machbar; wenn aber ERPNext für bedeutend weniger Geld seine Module aus der Box heraus liefern kann, kann man von Microsofts ERP-Flagschiff etwas ähnliches erwarten.

Die hohe Modulqualität bei gleichzeitig relativer Komplexität, sowie das komplexe Pricing mitsamt eigenen Modulen für KMUs verraten schon den Kern der Problems: während ERPNext ein modulares, einfach nutzbares System für kleinere bis mittelgroße Unternehmen ist, richtet sich Dynamics 365 in erster Linie an große Unternehmen mit vielen MitarbeiterInnen und eigenen ERP-Teams.

Microsoft Dynamics bietet exzellente Module – wenn man sie auch erfolgreich einrichten kann.

In Sachen Umfang ist aber auch ERPNext inzwischen gut aufgestellt. Das Gesamtpaket beinhaltet Module für CRM, Vetrieb, Logistik, HR, und alle anderen Bereiche, die man als modernes Unternehmen braucht. Nur bei eigenen deutschen Eigenheiten muss man Abstriche machen. ERPNext hat bringt beispielsweise noch kein Standardmodul zur Arbeitszeiterfassung nach deutscher Gesetzgebung mit (das man aber recht leicht selbst erstellen kann), und deutsche Eigenheiten im Steuermanagement werden von Haus auch nicht abgebildet.

Genau hier kann Microsoft Dynamics richtig glänzen. Dessen Module beherrschen auch komplexe Prozesse ohne Probleme. Gerade, wenn Sie Waren über Landesgrenzen verschieben müssen, Mitarbeitende auf verschiedenen Kontinenten koordinieren und abrechnen, und weltweit Rechnungen stellen müssen, führt an einem der großen Anbieter wie Microsoft oder SAP kein Weg vorbei.

ERPNext

+ Gute Auswahl für KMUs

+ Module relativ leicht anpassbar

– Eher langame Updaterate

– Nicht an Deutschland angepasst

Dynamics

+ Hochwertige Module

+ Komplexe Prozessabbildung

+ Internationale Ausrichtung

– Extrem schwer einzurichten

Die Features – Custom Modules & APIs

Ist der einzige Vorteil von ERPNext gegenüber Dynamics 365 also, dass es weniger überfordernd wirkt? Nicht ganz. Vor allem seine Offenheit gibt dem System Vorsprung gegenüber seinem großen Bruder, zumindest dann, wenn man nicht täglich komplexe internationale Vertriebs- und Logistiksituationen abbilden muss.

Dank der offenen Architektur kann man ERPNext an fast alles anbinden. Daten können beliebig von bereits genutzten und bekannten Programmen – von verschiedenen BI-Lösungen bis zu Microsoft Excel – importiert und ERPNext verarbeitet werden. Sie möchten Kundenstammdaten in einem bestimmten Format exportieren? Kein Problem! Dynamics hat zwar auch leistungsstarke APIs, ist aber nicht open-source und komplexer du bedienen.

Dank offener Architektur kann ERPNext leicht angeschlossen werden.

Diese Offenheit gleicht auch einige der oben angesprochenen Probleme, insbesondere hinsichtlich der Anbindung an deutsche Steuersysteme, aus. Wo die Standardmodule von ERPNext nichts hergeben, kann man seinen eigenen Prozess basteln. Das Problem: das erfordert dann wieder einiges an professioneller Expertise. Ohne ein dezidiertes Softwarehaus ist auf simple Anpassungen beschränkt.

Bei Dynamics wiederum hatten wir große Probleme, auch nur einfache Datensätze zu exportieren und zu importieren. Klar: die Module, die Microsoft hier zur Verfügung stellt, sind mächtig. Aber sie sind auch sehr geschlossen. Das führt zu einem Lock-In-Effekt: da alle Unternehmensprozesse und Daten jetzt in einem geschlossenen Kreislauf stecken, wird ein Umzug immer schwerer, je mehr sich ein Unternehmen an Microsoft Dynamics angepasst hat. Man ist dann beispielsweise Preisänderungen weitgehend ausgeliefert.

 

ERPNext

+ Eigene API für externe Anwendungen

+ Open-Source sorgt für offenes Arbeiten

– Anpassung benötigt Erfahrung

– Keine Plattform für Usercontent

Dynamics

+ Extrem mächtige API

– Geschlossenes System (Lock-In)

– Anpassungen extrem schwierig

– Kein Usercontent

Die User-Experience

Und dann ist da noch die Sache mit dem Support. Wie anfangs erwähnt haben wir bei K&K Software auch schon Erfahrungen mit der Einführung eines Dynamics-Systems gehabt. Als bei der Einrichtung eines Standardprozesses eine Frage aufkam, deren Antwort nicht eindeutig aus der Dokumentation ersichtlich wurden, beschlossen wir, den Support anzurufen.

In den folgenden Tagen wurden wir von Support zu Support weitergeleitet, ohne dass unser Problem in irgendeiner Form gelöst wurde. Stattdessen dürften wir unsere Frage immer wieder von vorne erklären. Am Ende landeten wir dann schließlich in einem indischen Callcenter – deren Mitarbeiter uns bei aller Mühe und Geduld leider gar nicht mehr helfen konnten. Das alles als Microsoft Gold Partner.

Im direkten Vergleich hat man bei Microsoft Dynamics und ERPNext zwei völlig unterschiedliche Usererfahrungen. Das ist in den unterschiedlichen Zielgruppen begründet. Dynamics als System für große Konzerne mit eigenen ERP-Abteilungen setzen auf Dokumentation und standardisierte Prozesse. ERPNext wiederum bietet einen direkteren und persönlicheren Zugang zum Support. Problematisch wird es vor allem dann, wenn der standardisierte Prozess nicht funktioniert – wie es uns passiert ist.

ERPNext

+ Aktive UI-Entwicklung

+ Eingreifen in die UI möglich

+ Direkter Support

– Eher graues Aussehen

Dynamics

+ Professionelles UI

– Schwer anpassbar

– Support aus der Dose

– Unpersönliche Experience

4. Fazit

Obwohl sich Microsoft mit Dynamics 365 und einem dezidierten KMU-Modul explizit an kleine und mittelständische Firmen wendet, kann es nicht verleugnen, dass Dynamics in erster Linie für große internationale Unternehmen geschrieben wurde. Dynamics kann hochkomplexe Prozesse abbilden, benötigt aber zur Einrichtung und Pflege quasi zwangsläufig ein hauseigenes dezidiertes Team.

Dynamics ERPNext
Lizenz Closed Source
Open Source
Lizenzkosten Ja Nein
Updatefähigkeit Ja Ja
Für KMU geeignet Nein Ja
Besonderheiten des deutschen Steuerrechts +
Für internationale Unternehmen geeignet
Ja Eingeschränkt

Auch im Preis macht sich dieser Unterschied bemerkbar. Wo ERPNext quasi kostenlos ist, bietet Dynamics ein hochspezifisches und komplexes Modell aus verschiedenen Abostufen und – varianten. Mit einer erfahrenen Verwaltung kein Problem. Aber gerade mittelständische Firmen rutschen hier schnell in Abhängigkeits- und Kostenfallen. Und ein Wechsel ist oft gar nicht so einfach. Microsoft Dynamics bemüht sich nämlich, die Daten an das System zu binden.

ERPNext bildet das ab, was ein KMU benötigt. Dynamics setzt auf große Firmen.

Unterm Strich ist Dynamics also merkbar komplexer und unbequemer als ERPNext. Dafür sind die Module, wenn sie mal laufen, enorm mächtig. ERPNext kann alles abbilden, was ein mittelgroßes deutsches Unternehmen benötigt, ist anpassbar, und wird ständig erweitert. Dynamics wiederum bedient Firmen mit vielen tausend MitarbeiterInnen und Außenstellen auf der ganzen Welt. Für welches System Sie sich entscheiden, sollte also davon abhängen, in welche Gruppe Ihr Unternehmen gehört.

 

Autor Laura Köpl

Über den Autor

Laura Köpl ist unsere Projektleiterin ERPNext und unterstützt in Kundenprojekten als ERP-Prozess-Consultant. Außerdem verantwortet Sie den Vertrieb der K&K Software AG.
Privat hat sie - wenn sie nicht gerade auf dem Motorrad sitzt - als Vorsitzende des Hackerspace GEOLab e.V. eine Begeisterung für den kreativen Umgang mit Technik und freut sich auf den nächsten Chaos Communication Congress.

Laura Köpl ist Ihre Ansprechpartnerin für ERPNext-Projekte und Sie erreichen Sie unter 09382-3102-241 oder koepl@kk-software.de um die Details Ihres ERPNext-Projektes zu besprechen.

28. November 2022

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