Es ist nicht trivial, ein ERP-System einzurichten. In diesem Post erklären wir euch, wie man so ein Projekt richtig angeht und welche Fallstricke man dabei auf jeden Fall vermeiden sollte.
Durchstarten will gelernt sein. (Bild: Narita Masahiro| CC BY-SA 3.0)
Jeder, der schon ein Großprojekt angefangen hat, kennt die Sorge, dass man voller Begeisterung startet, nur um mit einem heillosen Chaos und fertigen Nerven zu enden. Auch bei der Einrichtung eines ERP-Systems ist das Scheitern des Projektes eine Gefahr, mit der man rechnenmuss. Aber auch, wenn das Ergebnis steht: Geht man die Sache unstrukturiert und chaotisch an, versenkt man bis dahin eine Menge Zeit und Geld. Deshalb haben wir unseren Implementierungsprozess kontinuierlich verbessert.
Auf zeit- und kostspielige Umwege verzichten wir, stattdessen legen wir mit einem klaren Plan, aber auch mit der nötigen Offenheit für Feedback und Veränderungen los. Bei diesem Spagat hilft uns unser Phasenmodell, das wir euch hier vorstellen.
1. Analysephase – Der Reality Check
Ohne Plan ins ERP-Projekt zu stürzen ist ein bisschen, als rennt man blind in ein Labyrinth. Um dort den Weg zu finden, brauchen wir erstmal eine Karte – die besteht in unserem Fall aus dem Reality Check. Das bedeutet, dass wir zunächst die Prozesse im Unternehmen umfassend und ehrlich analysieren. Wichtig sind uns dabei die folgenden Fragen:
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- Welche Prozesse laufen? Welche bremsen? Wir wollen ja nicht das Kind mit dem Bad auschütten, es ist aber wichtig, genau zu idenfizieren, wo es in Ihrem Unternehmen hakt – denn genau da kann ERPNext ansetzen.
- Was sind die echten Anforderungen? Was soll dein ERPNext am Ende genau leisten? Mit dieser Frage können wir genau definieren, wo und wie wir mit dem Arbeiten effektiv anfangen.
- Wie sieht der Zeit- und Budgetrahmen aus? Es ist nie zu früh, sich über dieses Thema Gedanken zu machen. Und es ist immer besser, sich am Anfang den möglichen Grenzen zu stellen, als sie irgendwann später unfreiwillig zu entdecken.
- Und vor allem: Was sagt euer Team? Ohne regelmäßiges Customer-Feedback entwickelt man am echten Bedarf vorbei. Als würde man ein Auto bauen, dass dann keiner Fahren will.
2. Konzeptionierung – Keine Luftschlösser bauen!
Haben wir den Check durchgeführt, geht es ab ins Labyrinth. Ausgestattet mit einer Karte müssen wir jetzt die Route planen, also definieren, welche Anforderungen wir in welcher Reihenfolge angehen wollen. Dabei gibt es grob drei Kategorien:
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- Was muss sofort funktionieren? (Day 0 Customization)
- Was kann später ergänzt werden? (Day 30 Customization)
- Welche Features sind essentiell – und was kann warten?
Flexibilität ist dabei ein wichtiger Schlüssel zu einem nachhaltigen System. ERPNext sollte immer mit euch mitwachsen können. Deswegen bauen wir von Anfang an adaptive Strukturen, die eine Rampe sind, um euch nach vorne zu bringen.
3. Implementierung – Der Moment der Wahrheit
Wir haben eine Karte und eine Route. Jetzt ist der Moment der Wahrheit gekommen! Wir springen ins Labyrinth – nicht blind, sondern mit einem Plan. Damit an dieser Stelle alles klappt, ist es aber wichtig, jetzt nicht lockerzulassen. Denn bei der Implementierung gibt es viel zu tun:
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- Umsetzung der definierten Features. Wir bauen das ERPNext-System nach dem oben definieren Fahrplan auf und setzen alle Features Stück für Stück um.
- Customizing und Anpassungen. Wir schneidern das System auf dein Unternehmen zu, und passen auch unter der Haube alles auf deine Anforderungen an.
- Regelmäßige Reviews mit dem Team. Kommunikation ist ein wichtiger Teil in jedes Großprojektes – bei uns vergeht kein Großprojekt ohne regelmäßige Kommunikation, um die Fortschritte zu besprechen.
- Nachbesserungen, weil es nie beim ersten Mal perfekt ist. Klar, manche Dinge fallen erst bei der Nutzung auf. Deshalb sind wir immer offen für Verbesserungen.
- Trainings, denn ohne Schulung bleibt das beste System ein Papiertiger. Ein schönes ERPNext, mit dem du oder deine Mitarbeiter nicht umgehen können, bringt euch herzlich wenig. Deshalb stellen wir sicher, dass ihr bestens geschult werdet.
Nie blind in den Irrgarten! (Bild: IngolfBLN | CC BY-SA 2.0)
4. Retrospektive – Lernen oder verlieren
Wir versuchen uns ständig zu verbessern. Deshalb nehmen wir uns nach jeder Implementierung die Zeit, ehrlich zu reflektieren und zu überlegen, was gut gelappt hat, welche Probleme aufgetaucht sind, und was mir beim nächsten Mal anders machen können.
Das ist kein nettes Abschlussgespräch, sondern ein wichtiger Teil unserer Entwicklung, deren Ergebnisse wir direkt an euch weitergeben können. Dabei schrecken wir auch vor Selbstkritik nicht zurück und bringen ehrlich zur Sprache, was vielleicht nicht so gut geklappt hat. Das Phasenmodell, das du hier siehst, ist das Ergebnis konstanter Anpassungen.
5. Laufender Betrieb – Der ewige Kreislauf
Ein ERP-System ist nie fertig. Deswegen hört die Arbeit nach dem Go-Live nicht auf, sondern geht in die nächste Runde. Damit das System am Leben bleiben kann, gibt es immer etwas zu tun. Ein System ist wie ein Organismus, in denen verschiedene Systeme und Prozesse ineinandergreifen. Einige Beispiele haben wir hier gelistet:
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- Support & Trainings, damit jeder das Maximum aus dem System herausholt.
- Regelmäßiges Customer-Feedback, um frühzeitig Probleme und Potenziale zu erkennen.
- Anpassungen & Weiterentwicklungen, denn Anforderungen können sich ändern.
- Ein Impediment-Backlog, das alle zwei Wochen überprüft wird.
Mit dieser „ewigen Phase“ beginnt das Ende der Implementation und der Anfang des Maintainings und der Weiterentwicklung – hoffentlich ohne eine unnötige Verschwendung von Zeit, Geld und Nerven, weil wir mit Karte und Route durch das Labyrinth gegangen sind, anstatt einfach ins trübe Wasser hüpfen.
Wenn ihr weitere Fragen habt, oder denkt, dass wir in unserem Artikel etwas übersehen haben, dann meldet euch einfach bei uns. Weitere Informationen über unseren Betrieb, sowie Kontaktdaten findet ihr unten auf dieser Seite oder unter: https://erp-beratung.team/kontakt/.
Wenn ihr ERPNext ausprobieren möchtet, dann nutzen Sie gern unser Demosystem – kostenlos & unverbindlich: https://erp-beratung.team/demo/default-demo/
