Ab Anfang 2025 werden eRechnungen bei B2B-Geschäften für Unternehmen jeder Größe in der EU verpflichtend. Lesen Sie hier, wie wir unsere ERPNext-Kunden auf diese Umstellung vorbereiten und was sich in unseren Buchaltungsmodulen und APIs unter der Haube ändert.
Keine Angst vor elektronischen Dokumenten! (Alle Bilder mit DALL-E erstellt)
Ab dem 01. Januar wird im Kontext des Wachstumschancengesetzes die Verarbeitung von eRechnungen für Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Bei B2B-Geschäften müssen Rechnungen in einem eRechnungs-Format gemäß der CEN-Norm EN16931 übermittelt werden. Um diese Norm zu erfüllen, gibt es derzeit zwei in Deutschland verbreitete Modelle, nämlich XRechnung und ZUGFeRD.
Bei der eRechnung handelt es sich nämlich nicht um ein Dateiformat, sondern um einen Dateityp. Die darin enthaltenen Informationen können in verschiedenen Modellen und Formaten abgebildet werden. Wichtig ist für das Versenden und Empfangen einer eRechnung nur, dass sie die Norm EN16931 erfüllt. ZUGFeRD erstellt dabei eine PDF-Datei, in die die eRechnung quasi eingepackt wurde, während XRechnung eine XML-Datei versendet.
Während viele große Unternehmen auf XRechnung setzen, weil die XML-Datei schlank ist und leicht in größere Systeme integriert werden kann, können gerade kleinere Unternehmen von ZUGFeRD profitieren. Denn für Unternehmen, die zusätzlich zur eRechnung eine PDF-Datei versenden wollen, hat ZUGFeRD eben den Vorteil, dass sie eRechnung und PDF in einem ist.
Womit Sie eine eRechnung erstellen können
Wenn Sie bereits ein Buchhaltungsprogramm wie DATEV, Lexware oder ein ERP-Programm nutzen, werden Sie ab dem 01. Januar 2025 aller Wahrscheinlichkeit nach ohne größeren Aufwand auch eRechnungen erstellen können. Ob Sie sich dabei für das XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format entscheiden, bleibt dabei Ihnen überlassen.
Ob Sie XRechnung oder ZUGFerD nutzen,
bliebt Ihnen überlassen.
Andere Länder innerhalb und außerhalb der EU haben ihre eigenen eRechnungs-Formate entwickelt. Hier ist die Einbindung in bestehende Systeme nicht immer trivial. Wenn Sie also B2B-Geschäfte im Ausland tätigen, informieren Sie sich über die jeweiligen Formate und Konditionen, um Überraschungen zu vermeiden.
Bei der K&K Software AG sind wir bereits dabei, unser Buchhaltungsmodul für ERPNext fit für die eRechnung zu machen. Wir können so spätestens zum Jahreswechsel ein Update anbieten. Haben Sie bei uns einen Servicevertrag, liefern wir Ihnen das Feature noch 2024 aus.
Mit dem richtigen Fahrzeug kommen Sie sicher ans Ziel.
Wir machen ERPNext fit für die eRechnung
Nutzen Sie ERPNext für Ihr Tagesgeschäft, gibt es zwei Arten, auf die eRechnungen in Ihre Prozesse eingreifen können. Wenn Sie Ihre Buchhaltung direkt über ERPNext managen, muss eine entsprechende Funktion zum Erstellen, Versenden und Lesen von gängigen eRechungsformaten in das System eingebaut werden. Nutzen Sie stattdessen eine Buchhaltungssoftware wie Lexware oder DATEV parallel zu Ihrem ERPNext-System, ist es wichtig, dass der Dateitransfer zwischen beiden System gewährleistet werden kann.
Beim Einrichten der eRechnungen achten wir darauf, dass sich die Prozesse für Sie möglichst unverändert bleiben. Wir bemühen uns deswegen, die Erstellung von eRechnungen in die gleichen Doctypes und Funktionen einzubauen, über die Sie bisher Ihre herkömmliche Rechnung erstellt haben. So werden im Idealfall die gleichen Schritte wie bisher beibehalten. Bei der Einrichtung eines Dateitransfers kommt uns die Standardisierung des Formats zugute.
Deswegen rechnen wir auch mit einem reibungslosen Übergang. Die entsprechenden Funktionalitäten werden quasi nebenher aufgespielt. Auch gängige Geschäftsprozesse müssen nicht angetastet werden. Es gibt für ERPNext-User, die bei uns einen Wartungsvertrag haben, keinen Grund, sich Sorgen über die Umstellung zu machen.
Ein gut getestetes System
Alle Testdaten werden von
uns erhalten und gespeichert.
Wir nehmen die Einrichtung der Funktion natürlich trotzdem nicht auf die leichte Schulter. Ehe die Erstellung der eRechnungen in Ihr Produktivsystem eingebunden wird, durchläuft sie alle notwendigen Tests. Die reichen von einem Codereview bis hin zu praxisorientierten Effizienztests. Die Testdaten werden von uns transparent gespeichert.
Zusammenfassend kann man guten Gewissens sagen, dass es keinen Grund gibt, vor der eRechnung Angst haben zu müssen. Fast jedes gängige Buchhaltungsprogramm – und bald ERPNext – kann die gängigen Formate ZUGFeRD und XRechnung verarbeiten. Problematisch wird es höchstens bei Formaten aus dem Ausland. Hier muss der Support von Fall zu Fall sichergestellt werden. Über die durch den Gesetzgeber bis zum 01. Januar 2025 geforderten Änderungen müssen Sie sich aber als ERPNext-User bei der K&K Software AG auf keinen Fall Sorgen machen. Wir werden fit für die eRechnung!
Wenn Sie weitere Fragen oder Anregungen haben, sich für ein ERPNext-System interessieren oder einen Kommentar oder Verbesserungsvorschlag zu diesem Post haben, dann kontaktieren Sie uns gerne. Wir freuen uns über jede Rückmeldung und stellen Interessierten auch gerne einen Zugang zu unserem kostenlosen und unverbindlichen ERPNext-Demosystem zur Verfügung.
