Für bessere und schnellere Entscheidungen

1. Warum ist dieser Vorgang wichtig für uns?

Unter folgendem Blogpost https://erp-beratung.team/domainabrechnungsprozess-in-erpnext/ finden Sie eine Anleitung, wie wir die Automatisierungen in ERPNext zu unserem Vorteil genutzt haben, um die Domainabrechnungen für unsere Kunden zu automatisieren. Um diesen Prozess reibungslos abbilden zu können, müssen die Daten aus unserem Rechnungssystem Lexware in ERPNext exportiert und importiert werden. Diesen Vorgang beschreiben wir in dieser Anleitung.

2. Ausgangsrechnungen exportieren

Zuallererst in der Suche nach Datenexport suchen und öffnen

Dann im linken oberen Feld “Verkaufsrechnung” eingeben und als Dateityp Excel auswählen und auf den Button “Alle abwählen” klicken

• Als Nächstes beliebige Filter auswählen, wie beispielsweise Datum zwischen…
• Dann rechts bei allen Filtern auf “Anwenden” klicken

• Danach alle Felder wie folgt anhaken:

• Dann oben rechts auf “Export” klicken und die Datei speichern

3. Datei anpassen

• Als Nächstes die Datei öffnen
• In der Datei müssen ein paar Zeilen rausgelöscht werden:

• Alle rot markierten Zeilen müssen gelöscht werden, darauf achten auf “Ganze Zeile löschen” zu klicken!
• ACHTUNG! Die Zeile “Spaltenname:” muss drin bleiben!
• So sollte es danach aussehen:

• Also in der ersten Zeile “Spaltenname” etc. und in der zweiten Zeile beginnen die Daten
• Noch 2 letzte Anpassungen müssen vorgenommen werden:
  • Es gibt in der ersten Zeile (Spaltenname..) drei Felder, die “name” heißen, das zweite und dritte muss jedoch umbenannt werden:
  • In Spalte B, J und T wie auf dem Bild zu sehen sind diese “name” Zellen. Das in Spalte J “name” Feld muss umbenannt werden zu “item_name” und das in Spalte T “name” Feld muss umbenannt werden zu “account_name”
• So sollte es danach aussehen:

Danach speichern!

4. Datei als CSV exportieren

• Die Datei kann nicht direkt in ERPNext als CSV gespeichert werden, da es komische Sachen mit den Anführungszeichen anstellt(zwischendurch fehlen welche etc), deswegen exportieren wir nun die Excel Datei als CSV
• Dafür links oben auf “Datei” klicken und dann auf “Speichern unter…”
• Als Nächstes in den Ordner gehen, in dem die Datei “csv_to_txt.py” liegt (Wenn der- oder diejenige die Datei noch nicht hat, dann bei Meike nachfragen), denn beide Dateien müssen im gleichen Ordner liegen!
• Vor dem Speichern fehlen noch 2 Sachen: Wichtig ist, dass der Name kein “(1)” oder Ähnliches beinhaltet, falls ja bitte rauslöschen. Außerdem kann unten rechts der Dateityp ausgewählt werden, diesen auf “CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)” stellen!

• Dann auf Speichern klicken

5. Skript ausführen

• Eine Vorbedingung um das Skript ausführen zu können, ist es, Python installiert zu haben(wenn noch nicht mit Meike installiert, auf Meike zugehen. Alternativ wer es selber installieren kann, installieren)
• Dann einfach in den Ordner gehen, in dem das Skript liegt und doppelklicken
• Danach sollte im gleichen Ordner eine Datei namens “import_buchungsdaten.txt” erstellt worden sein, am besten nochmal öffnen und schauen, hier ein Beispiel wie es aussehen könnte:

• Diese Datei kann dann in Lexware importiert werden

6. Datei in Lexware importieren

• Lexware öffnen und auf Datei -> Import -> ASCII

• Als Nächstes auf Buchungsdaten klicken und Weiter (Man kann es am Ende als Profil speichern, dann muss man diese ganzen Schritte nicht jedes Mal machen, dann einfach hier das Profil auswählen fürs nächste Mal)

• Danach die Datei “import_buchungsdaten.txt” auswählen und als Dateiart “ANSI (Windows)” wählen, dann auf Weiter

• Die Einstellungen genau wie auf dem Bild setzen

• Sobald die Einstellungen passen, sollten die Daten wie auf den nächsten 2 Bildern angezeigt werden

• Wenn alles wie auf den Bildern passt, auf Weiter klicken
• Als Nächstes sollte bei der Feldwahl alles schon automatisch, wie auf den Bildern unten, zugeordnet sein

• Danach auf Weiter klicken
• Dann kommt eine Warnung, dort einfach auf OK klicken

• Als Nächstes alles so wie im folgenden Bild anhaken: (Roter Kreis = nicht angehakt, grüner Pfeil = angehakt) und danach auf Weiter

• Bei Schritt 6 noch ein letztes Mal die Tabelle durchsehen, ob alles richtig aussieht. Falls ja, auf “Fertig stellen” klicken, um die Buchungsdaten zu importieren. Danach sollte eine Meldung kommen, dass der Import erfolgreich durchgeführt wurde

• Um nun zu prüfen, ob auch wirklich die Datensätze importiert wurden, über Ansicht im Menü oben auf Buchungsstapel klicken:

• Dort kann man dann die gebuchten Datensätze einsehen (Richtiges Jahr einstellen)