SAP S/4HANA vs. ERPNext

Kaum ein anderes Unternehmen steht so sehr für digitales Unternehmensmanagement wie SAP. Schon seit den 1970er-Jahren sind die Walldorfer eine Institution auf dem deutschen Softwaremarkt. Ein dezidiertes ERP-Programm von SAP gibt es seit den frühen 90ern – also schon seit den Anfängen der Digitalisierung. ERPNext war da beispielsweise deutlich später dran.

SAP kann mit seiner Leistung und Erfahrung punkten.

Seitdem hat sich die Produktpalette von SAP kontinuierlich erweitert. Hinter den zunehmend komplexer benannten Modulen (von “SAP ERP” zu “MySAP” zu “SAP ECC”, inzwischen “SAP S/4HANA”) stecken leistungsstarke ERP-, CRM-, oder Cloud-Systeme.  Klar ist: SAP stellt bis heute eine Reihe an absoluten Referenzprodukten. Kann ein kleine ERP-Lösung wie ERPNext da überhaupt mithalten?

Tatsächlich hat SAP nicht nur Vorteile. Wo das System mit schierer Leistung punkten kann, fällt es in Sachen Benutzerfreundlichkeit und Preistransparenz zurück. Für internationale Großkonzerne mag es kaum eine Alternative geben, aber wie sieht es mit kleinen und mittelständischen Firmen aus, die einfach nur ein solides ERP-System möchten?

Das Geschäftsmodell

Schaut man sich auf der Seite von SAP nach einer umfassenden ERP-Lösung um, dann wird schnell klar: ein einfaches Produkt mit einem klaren Preis gibt es nicht. Neben einer Reihe spezialisierter Modulkomplexe (vom CRM bis zur ‚Mitarbeitermotivation‘) sticht vor allem das Produktpaket „SAP S/4HANA“ als sofort einsatzbereites ERP-System auf Cloud-Basis heraus. Das wird in zwei Versionen angeboten: eine fixe „Public Edition“, die eine Auswahl an Modulen und Prozessen beinhaltet, und eine anpassbare „Private Edition“, die Anwender auf ihre Bedürfnisse zuschneiden dürfen.

Von “S/4HANA” kann man auf der SAP-Website dann auch direkt eine Testversion erwerben, bevor man anschließend an ein Netzwerk aus SAP-Beratern verwiesen wird, die sich dann um die Einrichtung des Systems kümmern sollen. Möchte man stattdessen Lösungen mit einem Fokus auf einen bestimmten Unternehmensbereich erwerben, werden zahlreiche Alternativen angeboten. So gibt es die „SAP SuccessFactors HXM Suite“ (für Human Resources), „SAP Integrated Business Planning for Supply Chain“ (für Lieferketten), „SAP AI Business Services“ (für künstliche Intelligenz), und so weiter.

ERPNext

+ Alle Module sind kostenfrei

+ Quellcode offen zugänglich

– Sehr teures Hostingangebot

– Support nur für Premiumkunden

SAP

+ Sehr individualisieres Angebot

– …das komplex zusammenzustellen ist

– Instransparante Preispolitik

– Skaliert, wird aber schnell teuer

Die Preisgestaltung jenseits der ‚kostenlosen‘ Trialversionen bleibt dabei intransparent. Das hat wohl auch damit zu tun, dass unter anderem Kosten für die SAP-Beraterteams mit eingepreist werden müssen. Es ist aber davon auszugehen, dass sich die  Kosten auf einen ordentlichen Betrag summiere. Spätestens hier wird klar: es geht bei SAP weniger darum, ein Produkt zu verkaufen (auch wenn man mit „S/4HANA“ sicherlich Referenzsoftware im Angebot hat). Verkauft wird stattdessen der Zugang in ein Ökosystem, das einen Berg verschiedener Lösungen und ein Netzwerk an angehängten Unternehmen beinhaltet.

Das Geschäftsmodell von ERPNext ist etwas schneller erklärt. Die Software ist open-source, das heißt, dass der Quellcode offen ist. Die Module sind komplett kostenlos, es gibt absolut keine Lizenzkosten. Kosten fallen nur für die Arbeitsstunden an, die in die Einrichtung und Wartung des Systems fließen. Die Software finanziert sich über optionale Hosting- und Wartungsverträge, die mit dem Anbieter Frappé abgeschlossen werden können. Features werden hinter diesen Verträgen allerdings ausdrücklich nicht versteckt.

Die Features – Modulumfang und -qualität

In Sachen Modulumfang entspricht ERPNext etwa SAPs „S/4HANA“-Lösung. Frappé bietet hier ein Angebot, das alle nötigen Unternehmensprozesse abbilden kann. Egal ob Zeiterfassung, Human Resources, Weiterbildung, Auftragsverwaltung, Logistik, oder Rechnungswesen: die große Bandbreite an Features gehört zu den größten Stärken von ERPNext.

Die Standardmodule von ERPNext haben eine solide Qualität. Während ihre größte Stärke zweifellos in ihrer Anpassbarkeit liegt – dazu in Kürze mehr – gibt es keinen Aspekt im Alltag eines mittelständischen Unternehmens, der nicht durch ERPNext zufriedenstellend und effizient abgebildet werden kann. Wir bei K&K Software nutzen ERPNext jetzt schon seit einiger Zeit sehr produktiv.

ERPNext ist eine der sichersten Lösungen, die in einer Cloud laufen können.

Dank der großen Open-Souce-Community können sich auch der Update-Turnus und der Sicherheitsaspekt sehen lassen. Kleine und große Weiterentwicklungen werden mit hoher Geschwindigkeit hinzugefügt, und Sicherheitslücken werden schnell geschlossen. Hostet man ERPNext on premise oder bei einem vertrauenswürdigen Systemhaus, dann kann man in der Cloud kaum ein sichereres System haben.

Erst bei großen und internationalen Unternehmen und Konzernen werden die Nähte bei ERPNext allzu sichtbar. So weist das System – sofern nicht mühsam von Hand erweitert – Lücken beim internationalen Rechnungswesen auf. Auch das deutsche Finanz- und Steuerrecht ist noch nicht vollständig integriert. Diesbezüglich empfehlen wir, ein Buchhaltungsprogramm wie Lexware parallel zu ERPNext laufen zu lassen und mit einer API in ERPNext zu integrieren.

ERPNext

+ Gute Auswahl für KMUs

+ Module relativ leicht anpassbar

– Eher langame Updaterate

– Nicht an Deutschland angepasst

SAP

+ Module sind marktführend

+ Referenz für internationale Verwaltung

+ Transparente Updatepolitik

– Hoher Wartungsaufwand

SAPs Module skalieren außerdem problemlos auf viele Arbeitsplätze und werden zwar nicht von einer Community, aber dafür von extrem gut ausgebildeten Entwicklern gepflegt, die ohne Zweifel zu den besten in der Branche zählen. Für den Preis, den man für ein SAP-System zahlen muss, erhält man Hochtechnologie, die auch bei aktuellen Themen wie AI-Integration an vorderster Reihe mitspielt.

Zusammenfassend kann man sagen: ERPNext und SAP sind jeweils leistungsstarke ERP-Lösungen, wobei SAP vor allem bei Funktionen für internationale Firmen und Konzerne die Nase vorn hat. Grundsätzlich gilt aber: Wenn Sie nicht ohnehin über eine dezidierte SAP-Abteilung nachdenken, ist Ihr Unternehmen vermutlich ohnehin nicht so groß, dass die Lücken von ERPNext allzu gravierend ins Gewicht fallen würden.

Die Features – Custom Modules & APIs

“SAP HANA” wird als Cloud-Lösung ausgeliefert. Kunden haben dabei zwei Optionen: entweder sie wählen die “SAP Public Cloud”, oder sie entscheiden sich für eine private Cloud-Lösung. In die SAP „S/4HANA“-Cloud ist man schnell umgezogen. Sie bietet vorgefertigte Module, eine relativ einfache Anbindung anderer Unternehmensdaten – bevorzugt allerdings aus dem SAP-Ökosystem – sowie regelmäßige Updates. Ohne selbst tiefgreifende persönliche Erfahrungen mit „S/4HANA Public“ gemacht zu haben, erscheint uns das Angebot wie eine Handreichung an die Unternehmen, die mit einer individualisierten Cloud-Implementierung im SAP-Framework überfordert sein könnten. Das geht allerdings auf Kosten der Individualisierung, die in der Public-Version wohl nur auf einer oberflächlichen Ebene vorgenommen werden können.

„Die Einrichtung von SAP S/4HANA erfordert tiefes eigenes Wissen.“

Die Private Edition von „S/4HANA“ gibt den Anwendern nicht nur mehr Freiheit beim Hosting der Cloud, sondern auch Zugang zum Innenleben des ERP-Systems. Man kann sich den Unterschied ungefähr so vorstellen, dass die private Edition einen Schlüssel zur Motorhaube beinhaltet. Hier können Prozesse von Grund auf ausgetauscht, entwickelt und implementiert werden. Wie bei derart mächtigen Systemen üblich, ist der Vorgang aber hochgradig komplex und erfordert professionelles praktisches Wissen. An diesem Punkt wird das Hinzuziehen eigener Informatiker oder professioneller SAP-Anbieter unabdingbar.

ERPNext

+ Eigene API für externe Anwendungen

+ Open-Source sorgt für offenes Arbeiten

– Anpassung benötigt Erfahrung

– Keine Plattform für Usercontent

SAP

+ Extrem mächtige API

+ Anpassbare Private-Edition

– Geschlossenes System

– Extrem komplexe Individaulisierung

ERPNext kennt keine Trennung zwischen Public und Private. Wie schon oben beschrieben, liefert ERPNext von Haus aus eine Auswahl verschiedener leicht anpassbarer Module von Vertrieb bis zu Logistik mit. Diese kann man wiederum tiefgreifend verändern – immerhin liegt der Quellcode offen. Auch in Sachen APIs kann man sich bei ERPNext kaum beschweren. Die Anbindung an gängige Drittsoftware, Datenbanken und BI-Lösungen, sowie die Entwicklung eigener APIs sind auch hier problemlos möglich – wenn man fundiertes IT-Wissen mitbringt.

Die User-Experience

SAP tut alles dafür, die Kunden in ihr eigenes Ökosystem zu überführen. Dazu gehört auch ein großes Netzwerk zertifizierter Berater, die für die Endanwender Einrichtung, Support und Entwicklung übernehmen. Bei größeren Firmen ist es nicht unüblich, dass sie eigene Teams zur Pflege ihrer SAP-Systeme einrichten. Die User-Experience hängt also stark von der Qualität der ERP-Partner ab. Denen wird die Arbeit von SAP aber, zugegebenermaßen, leicht gemacht. Das Unternehmen bietet großzügige Dokumentationen an, plegen eine transparente Updatepolitik, und das System generiert einfach wegen der großen Verbreitung auch sehr viel Diskurs im Netz.

ERPNext profitiert von einer großen Open-Source-Community, die sich vor allem auch im DACH-Raum sehr aktiv und effektiv organisiert. Die ist zwar nicht ganz so umfassend wie die Community rund um SAP, hilft aber bei Fragen und Problemen gerne und schnell weiter. Als Anwender sind wir auch vom persönlichen und direkten Support des ERPNext-Kernteams begeistert – gerade weil wir in der Vergangenheit auch schlechte Erfahrungen mit den Support-Lines anderer Anbieter gemacht haben.

SAP bietet großzügige Dokumentation, setzt aber stark auf das eigene Ökosystem.

Sind die Systeme erstmal angelaufen, dann bieten sowohl die Lösungen von SAP, als auch die von ERPNext, eine grundsolide Nutzererfahrung. Beide Systeme bieten dank eines modularen Aufbaus die Möglichkeit zu einem langsamen Umzug, der es Unternehmen erlaubt, ihre Prozesse nach und nach umzustellen. Nutzt man die Private-Version von “S/4HANA”, kann man seine Module auch nach Maß den Unternehmen anpassen, um Reibungen zu minimieren. ERPNext bietet solche Funktionen ebenfalls von Haus aus.

ERPNext

+ Aktive UI-Entwicklung

+ Eingreifen in die UI möglich

+ Direkter Support

– Eher graues Aussehen

SAP

+ Hochprofessionelles UI

+ Dichtes Beraternetz

+ Gute Dokumentation

– Beratung als Teil des Ökosystems

4. Fazit

Eigentlich bedienen SAP und ERPNext zwei unterschiedliche Zielgruppen. ERPNext fokussiert sich auf kleinere bis mittelständische Unternehmen, Behörden und Start-ups. Dank vieler Anpassungsmöglichkeiten und kostenloser Lizenz ist es die erste Wahl, wenn man ein einfach skalierendes, grundsolides und trotzdem leistungsfähiges ERP-System haben möchte. Dank Open-Source ist es sicher und regelmäßig geupdated, und dank vieler Optionen beim Hosting kann man das System einem professionellen Systemhaus anvertrauen.

SAP bietet das alles auch – ist aber um viele Größenordnungen komplexer, beinhaltet einen Berg dezidierter optionaler Module, und ein Preissystem, für das man eine eigene Ausbildung braucht. Die Idee dahinter ist einfach: SAP ist nicht nur ein Produkt, sondern ein Ökosystem. Ein Ökosystem, das so groß und komplex ist, dass SAP-Experten zu einem eigenen Berufsfeld geworden sind.

+

SAP ERPNext
Lizenz Closed Source
Open Source
Lizenzkosten Ja Nein
Updatefähigkeit Ja Ja
Für KMU geeignet Eingeschränkt Ja
Besonderheiten des deutschen Steuerrechts +
Für internationale Unternehmen geeignet
+++ Eingeschränkt

Wer es sich leisten kann, sich in dieses Ökosystem zu integrieren, dem bietet SAP das wohl beste ERP auf dem Markt – vor allem, wenn man international arbeitet, Mitarbeiter aus multiplen Ländern heraus bezahlen muss, auf mehreren Kontinenten Geschäfte macht, und unzählige Außenstellen zentral verwalten will. Anders ausgedrückt: SAP ist ein System für Konzerne.

Wir empfehlen: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen nicht entweder eine eigene SAP-Abteilung einrichten wollen und können, oder Sie nicht außergewöhnlich international arbeiten, dann schießen Sie auch mit „S/4HANA“ mit Kanonen auf Spatzen. Es sei denn, Sie entscheiden sich für die Public Cloud – für die es dann wiederum leistungsstärkere Alternativen gibt, die relative Einfachheit mit mehr Anpassungsoptionen kombinieren.

Autor Laura Köpl

Über den Autor

Laura Köpl ist unsere Projektleiterin ERPNext und unterstützt in Kundenprojekten als ERP-Prozess-Consultant. Außerdem verantwortet Sie den Vertrieb der K&K Software AG.
Privat hat sie - wenn sie nicht gerade auf dem Motorrad sitzt - als Vorsitzende des Hackerspace GEOLab e.V. eine Begeisterung für den kreativen Umgang mit Technik und freut sich auf den nächsten Chaos Communication Congress.

Laura Köpl ist Ihre Ansprechpartnerin für ERPNext-Projekte und Sie erreichen Sie unter 09382-3102-241 oder koepl@kk-software.de um die Details Ihres ERPNext-Projektes zu besprechen.

16. Januar 2023

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