Als Tool für unsere Geschäftsressourcenplanung setzen wir seit einiger Zeit auf das Open Source-Produkt ERPNext. Hier geben wir einen kurzen, stichpunktartigen Überblick über unsere Erfahrungen bei der Einführung von ERPNext in unserem Betrieb.

Agiles Arbeiten kann Ihr Projektmanagement entscheidend unterstützen. (Bild: OpenAI | DALL·E)

Wir setzen auf das Open Source-Produkt ERPNext. Ein kurzer Überblick über unsere Einführung.

Wir haben eine Vielzahl von Systemen evaluiert, in der Shortliste waren diese ERP-Systeme, die grundsätzlich alle (besser oder schlechter) geeignet wären.

kommerziellen Systeme:

• WeClapp (hat uns ebenfalls sehr gut gefallen) https://www.weclapp.com/de/
• SAP Business One https://www.sap.com/germany/products/business-one.html
• Microsoft Dynamics https://dynamics.microsoft.com/de-de/

und eingeschränkte / kommerzielle Open-Source-Systeme

• Odoo (hat uns ebenfalls sehr gut gefallen) https://www.odoo.com/de_DE/
• Vienna Advantage https://www.viennaadvantage.com/

und echte Open Source Systeme

• ERPNext (das war der Sieger am Ende) https://erpnext.com/
• Axelor (hat uns ebenfalls sehr gut gefallen) https://www.axelor.com/
• metasfresh https://metasfresh.com/
• idempiere https://www.idempiere.org/
• adempiere http://www.adempiere.net/
• Dolibarr https://www.dolibarr.org/

Ebenso haben wir untersucht, ob man ERP-Funktionalitäten mit modernen Alleskönner-CRM-Systemen abbilden kann. In unserer Auswahl waren kommerziell:

• Pipedrive https://www.pipedrive.com/de
• CAS PIA https://www.cas-pia.de
• SuperOffice https://www.superoffice.de/
• Salesforce https://www.salesforce.com/de/
• Hubspot https://www.hubspot.de
• Zoho https://www.zoho.com/de/
• Freshworks Suite https://www.freshworks.com/de/
• Bitrix24 https://www.bitrix24.de

eingeschränktes / kommerzielles Open Source:

• vTiger https://www.vtiger.com/de/
• EspoCRM https://www.espocrm.com/de/
• SugarCRM https://www.sugarcrm.com/de/

echtes Open Source:

• Yetiforce https://yetiforce.com/en/
• SuiteCRM https://suitecrm.com/

Hier hat sich herausgestellt: Der Einsatz eines CRM-Systems als ERP-System überschneidet sich in vielen Funktionen wie Projektmanagement, Leistungserfassung oder Fakturierung, kann aber noch kein vollwertiges ERP-System ersetzen.

Für uns ausschlaggebend pro ERPNext war, dass es echtes Open Source ist (es also keine kommerziellen AddOns gibt, die dann Killer-Features enthalten auf die man früher oder später wechseln muss – und es dann genauso teuer wie eine kommerzielle Lösung wird). Z.B. ist Odoo gut, jedoch muss man letztendlich die Enterprise-Version mit fast allen Modulen kaufen, um es richtig nutzen zu können. So sind auch Bausteine wie der Updater ausschließlich in der Enterprise-Version enthalten. Die jährlichen Versions-Updates gibt es zwar auch in der sind Odoo-Community-Version, sind jedoch zeitverzögert, sehr mühsam und schlicht und einfach teuer. Das war unser K.O. Kriterium für Odoo.

Begeistert für ERPNext hat uns der User-Vortrag von ESO Electronic, und zwar der Ausschnitt von Minute 16’55’’ bis 17’40’’:

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https://youtu.be/bHlECV_0n5Q?t=1015 

Aber auch sonst gibt das ganze Video sehr gut unseren eigenen Weg bei der Suche und Entscheidungsfindung wieder.

Weitere Kriterien unsererseits waren (v.a. gegenüber den anderen Open Source Systemen):

1. Es gibt vom Hersteller ein starkes Commitment, dass ERPNext immer echtes Open Source bleiben soll.

2. Es gibt bereits eine aktive Deutsche ERPNext-Community, und wir konnten uns sehr schnell mit den Usern vernetzen. Getragen wird die Community v.a. von Seibert Media, die auch die jährliche ERPNext-Konferenz veranstalten.

3. Es ist komplett im Browser bedienbar und hat eine moderne Oberfläche (UI).

4. Es hat eine super Schnittstelle (REST-API): Jede Funktion kann von außen gesteuert werden (nicht nur lesend, sondern auch schreibend). Es ist also sehr transparent und kann gut vernetzt und in andere Prozesse und Systeme eingebunden werden. Auch sonst hat es eine moderne und zukunftssichere technische Basis und keine Abhängigkeiten.

5. Die vormodellierten Business-Prozesse in ERPNext sind vor allem wirklich durchdacht und logisch aufgebaut.

6. Es ist ein aktives Projekt und wird regelmäßig (fast wöchentlich) aktualisiert. Die Entwicklung findet transparent auf Github statt.

Unser Status:

• Seit Juni 2000 arbeiten wir mit Lexware Financial Office.

• Für viele Kunden haben wir Anpassungen und Erweiterungen von ERP-Systemen programmiert (z.B. SAP, Sage, Lexware) oder individuelle ERP- und CRM-Systeme für Kunden und für uns selbst programmiert. So werden immer mehr unserer Geschäftsprozesse mit unserer selbstentwickelten Desktop-Lösung kkProjekt gesteuert.

• Wir haben im Februar 2018 mit der Evaluierung der o.g. CRM+ERP-Systeme begonnen, um die Insellösungen zusammenzuführen und unser kkProjekt abzulösen. Hier hatte sich Odoo (scheinbar) als Sieger herauskristallisiert.

• Seit Mai 2018 arbeiten wir produktiv mit Odoo Community Edition.

• In der Folgezeit haben wir allerdings festgestellt, dass viele gute Funktionen auf die Enterprise-Edition beschränkt sind und man damit auch wieder gefangen ist. Wir haben die Evaluierung daraufhin fortgesetzt.

• Von März 2019 bis August 2019 haben wir diverse Testversionen auf Herz und Nieren geprüft.

• Im September 2019 haben wir uns auf ERPNext festgelegt, uns in der Folge innerhalb unseres Umsetzungsteams in das Framework eingearbeitet und mit der Anpassung an unsere Prozesse begonnen.

• Seit November 2019 migrieren wir einen Prozess nach dem anderen zu ERPNext, um damit produktiv arbeiten zu können. 

• Ab Q1 2021 bieten wir diesen Service auch professionell für unsere Kunden an.

Folgende Leistungen bieten wir im Bereich ERPNext-Beratung an:

1. Workshops und Beratung zur Entscheidungsfindung: Was sind Ihre Kriterien? Worauf muss man bei der Produktauswahl achten? Kommt ein Open Source System in Frage? Was sind die Vorteile und Nachteile der Lizenzarten (kommerziell, Freemium, Fake-Open-Source, echtes Open Source)? Welche Produkte gibt es in welchem Segment? Was sind die Vor- und Nachteile von ERPNext?

2. Workshops und Beratung zur Produkteinführung: Welche Prozesse gibt es? Welche Abhängigkeiten gibt es? In welcher Reihenfolge sollen die Prozesse ins neue ERP-System migriert werden? Welche Funktionen vom ERP-System können out-of-the-box genutzt werden? Welche Funktionen können mit Bordmitteln angepasst werden? Wo wären individuelle Anpassungen durch Programmierer (InHouse oder Dienstleister wie K&K) notwendig?

3. Einführung: Installation, Datenmigration, Datenzusammenführung (wenn mehrere getrennte Systeme in ein zentrales ERP-System zusammengeführt werden), individuelle Anpassungen, Schulungen

4. Betrieb: Infrastruktur, Hosting, Patchmanagement (Updates) von Plattform und ERP-System, Wartung/Fehlerbehebung Hotline für Administratoren und ERP-Benutzer