In diesem Blogpost erklärt unser ERPNext-Consultant Laura Köpl Schritt für Schritt, wie Sie in ERPNext Rahmen- und Wartungsverträge erstellen und verwalten.
Vertragsverwaltung in ERPNext
1. Rahmenverträge
1.1. Vorlagenerstellung
- Zuerst muss eine Vorlage für die Verträge erstellt werden.
- Suchleiste: Vertragsvorlage Listenansicht
- Hinzufügen Vertragsvorlage
- In der neuen Vertragsvorlage muss eine Bezeichnung für den Vertrag eingegeben werden.
- Für den Inhalt des Vertrags kann unter “Vertragsbedingungen” ein beliebiger Text eingegeben werden.
- Dann auf speichern klicken.
1.2. Vertragserstellung
Unter CRM → Vertrag → Hinzufügen Vertrag
1.2.1. Allgemeines
- Gruppen-Typ (Kunde, Lieferant, Mitarbeiter) und Name (Name des Kunden / Lieferanten / Mitarbeiters) sind Pflichtfelder.
- Wird der Haken bei “Unterzeichnet” gesetzt, öffnet sich automatisch ein Button, um den unterzeichneten Vertrag anzuhängen.
1.2.2. Vertragsdetails
Unter dem Punkt Vertragsdetails können die erstellten Vorlagen aufgerufen werden. Diese müssen dann nur noch auf den Kunden / Lieferanten / Mitarbeiter angepasst werden.
1.2.3. Erfüllungsdetails
Erfordert der Vertrag eine bestimmte Vorgabe, so kann diese hier festgelegt werden.
1.2.4. Autorisiert von
Hier kann der zuständige Mitarbeiter seine Unterschrift hinterlassen, damit bestätigt wrid, welcher Mitarbeiter diesen Vertrag erstellt hat.
1.2.5. Referenzen
Hier kann ein Angebot / eine Auftragsbestätigung / eine Rechnung / eine Bestellung mit dem Vertrag verknüpft werden. So wird erkenntlich, aus welchem Dokument der Vertrag entstanden ist.
Abschließend muss der Vertrag noch gespeichert werden.
2. Wartungsverträge
- Diese müssen ebenfalls wie die Rahmenverträge angelegt werden.
- Über Suche → Abonnement Plan Listenansicht → Neu
- Anders als bei den Rahmenverträgen müssen hier die Eigenschaften (Vertragsinhalte) definiert werden
2.1. Abonnement
- Hier werden die Wartungsverträge mit dem Kunden verknüpft
- Über Abonnement Listenansicht → Hinzufügen Abonnement
- In den allgemeinen Informationen werden der Gruppen-Typ (Kunde / Lieferant) und die Gruppe (Kundenname / Lieferantenname) verknüpft
2.2. Abonnementzeitraum
Hier können der Zeitraum des Wartungsvertrags und die Fristen für die Erstellung der Rechnungen bestimmt werden.
2.3. Pläne
- Unter Pläne werden die Wartungsverträge ausgewählt, die der Kunde bezogen hat
- Achtung: Werden mehrere Verträge ausgewählt, werden auch mehrere Rechnungen pro Monat erstellt
2.4. Zusätzliche Informationen
- Domains des Kunden können Verknüpft werden
- Für Vor-Ort-Einsätze kann eine Fahrtkostenpauschale ergänzt werden
- Steuern und Rabatte können beigefügt werden
- Unter den Abrechnungsdimensionen können eine Kostenstelle, die Abrechnungsadresse des Kunden und ein Enddatum des Abonnements eingetragen werden
Nachdem alle Informationen eingetragen wurden, muss das Abonnement noch gespeichert werden.
Screenshotupdate
Alle Screenshots in diesem Blogpost sind auf Version 13 von ERPNext aktualisiert.
Letzter Stand der Aktualisierung: 02.09.2021
