Vertragsverwaltung in ERPNext

1. Rahmenverträge

1.1. Vorlagenerstellung

  • Zuerst muss eine Vorlage für die Verträge erstellt werden.
  • Suchleiste: Vertragsvorlage Listenansicht 
  • Hinzufügen Vertragsvorlage 
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  • In der neuen Vertragsvorlage muss eine Bezeichnung für den Vertrag eingegeben werden.
  • Für den Inhalt des Vertrags kann unter “Vertragsbedingungen” ein beliebiger Text eingegeben werden.

 

  • Dann auf speichern klicken.

1.2. Vertragserstellung

Unter CRM → Vertrag → Hinzufügen Vertrag

1.2.1. Allgemeines

  • Gruppen-Typ (Kunde, Lieferant, Mitarbeiter) und Name (Name des Kunden / Lieferanten / Mitarbeiters) sind Pflichtfelder.
  • Wird der Haken bei “Unterzeichnet” gesetzt, öffnet sich automatisch ein Button, um den unterzeichneten Vertrag anzuhängen.
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1.2.2. Vertragsdetails

Unter dem Punkt Vertragsdetails können die erstellten Vorlagen aufgerufen werden. Diese müssen dann nur noch auf den Kunden / Lieferanten / Mitarbeiter angepasst werden.

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1.2.3. Erfüllungsdetails

Erfordert der Vertrag eine bestimmte Vorgabe, so kann diese hier festgelegt werden.

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1.2.4. Autorisiert von

Hier kann der zuständige Mitarbeiter seine Unterschrift hinterlassen, damit bestätigt wrid, welcher Mitarbeiter diesen Vertrag erstellt hat.

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1.2.5. Referenzen

Hier kann ein Angebot / eine Auftragsbestätigung / eine Rechnung / eine Bestellung mit dem Vertrag verknüpft werden. So wird erkenntlich, aus welchem Dokument der Vertrag entstanden ist.

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Abschließend muss der Vertrag noch gespeichert werden.

2. Wartungsverträge

  • Diese müssen ebenfalls wie die Rahmenverträge angelegt werden.
  • Über Suche → Abonnement Plan Listenansicht → Neu
  • Anders als bei den Rahmenverträgen müssen hier die Eigenschaften (Vertragsinhalte) definiert werden
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2.1. Abonnement

  • Hier werden die Wartungsverträge mit dem Kunden verknüpft
  • Über Abonnement Listenansicht → Hinzufügen Abonnement
  • In den allgemeinen Informationen werden der Gruppen-Typ (Kunde / Lieferant) und die Gruppe (Kundenname / Lieferantenname) verknüpft
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2.2. Abonnementzeitraum

Hier können der Zeitraum des Wartungsvertrags und die Fristen für die Erstellung der Rechnungen bestimmt werden.

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2.3. Pläne

  • Unter Pläne werden die Wartungsverträge ausgewählt, die der Kunde bezogen hat
  • Achtung: Werden mehrere Verträge ausgewählt, werden auch mehrere Rechnungen pro Monat erstellt
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2.4. Zusätzliche Informationen

  • Domains des Kunden können Verknüpft werden
  • Für Vor-Ort-Einsätze kann eine Fahrtkostenpauschale ergänzt werden
  • Steuern und Rabatte können beigefügt werden
  • Unter den Abrechnungsdimensionen können eine Kostenstelle, die Abrechnungsadresse des Kunden und ein Enddatum des Abonnements eingetragen werden
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Nachdem alle Informationen eingetragen wurden, muss das Abonnement noch gespeichert werden.

Screenshotupdate

Alle Screenshots in diesem Blogpost sind auf Version 13 von ERPNext aktualisiert.

Letzter Stand der Aktualisierung: 02.09.2021

Autor Laura Köpl

Über den Autor

Laura Köpl ist unsere Projektleiterin ERPNext und unterstützt in Kundenprojekten als ERP-Prozess-Consultant. Außerdem verantwortet Sie den Vertrieb der K&K Software AG.
Privat hat sie - wenn sie nicht gerade auf dem Motorrad sitzt - als Vorsitzende des Hackerspace GEOLab e.V. eine Begeisterung für den kreativen Umgang mit Technik und freut sich auf den nächsten Chaos Communication Congress.

Laura Köpl ist Ihre Ansprechpartnerin für ERPNext-Projekte und Sie erreichen Sie unter 09382-3102-241 oder koepl@kk-software.de um die Details Ihres ERPNext-Projektes zu besprechen.

30. August 2021

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