In diesem Post erklärt unser ERPNext-Consultant Laura Köpl, wie wir Abwesenheiten – z.B. im Fall von Krankeit oder Urlaub, in ERPNext verwalten.
Hinweis: Bei dieser Anleitung handelt es sich um den Default-Prozess. Diesen Prozess haben wir für uns noch zusätzlich individualisiert und angepasst.
Voraussetzungen:
Um Anwesenheits- und Urlaubsdetails in das System eintragen zu können, muss zunächst der entsprechende Mitarbeiter angelegt sein. Bevor der Mitarbeiter allerdings seinen Urlaub beantragen kann oder auch Krankheitszeiten gepflegt werden können, muss die Verwaltung am Anfang des Jahres den Punkt 1 durchführen. Hier werden der Urlaubsgenehmiger eingestellt, Feiertage eingetragen und die Anzahl der Urlaubstage vergeben.
1. Personalabteilung: Nötige (jährliche) Vorarbeiten
1.1. Anwesenheits- und Urlaubsdetails in der Mitarbeitermaske
Bei jedem Mitarbeiter muss in der Mitarbeitermaske (unter Genehmiger) ein Urlaubsgenehmiger eingestellt werden. Dies kann nur von der Personalverwaltung erledigt werden (Rechtemanagement). Dies sollte direkt eingestellt werden, wenn ein neuer Mitarbeiter angelegt wird.
1.2. Urlaubsübersicht festlegen
- Es muss jedes Jahr am Jahresanfang für das aktuelle Jahr die Urlaubsübersicht neu eingetragen werden, damit das System die Feiertage richtig berechnet.
- Personalwesen → Urlaubsübersicht → Neu
- Jetzt können ein Zeitraum und die Feiertage bestimmt werden, die in dieser Periode Arbeitsfreie Tage sind.
Diese Urlaubsübersicht muss nun den Mitarbeitern zugeordnet werden:
Personalwesen → Mitarbeiter → Alle Auswählen → Aktionen → Bearbeiten
Es öffnet sich ein Fenster. Nun muss nurnoch die richtige Urlaubsübersicht ausgewählt werden und allen Mitarbeitern wird diese zugeordnet.
1.3. Urlaubszuordnung
Damit ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag stellen kann, müssen ihm zunächst Urlaubstage vergeben werden. Dies macht man mit der “Urlaubszuordnung”. Die Urlaubszuordnung muss für jeden Mitarbeiter und jeden Urlaubstyp separat angelegt werden.
Es gibt folgende Urlaubstypen, der entsprechend jedem Mitarbeiter zugeordnet werden müssen:
- Erholungsurlaub: Normaler Standard Urlaub
- Sonderurlaub: Bei besonderen Anlässen (Hochzeit, Beerdigung usw.)
- Unbezahlter Urlaub
- Nur bei konkretem Bedarf eine Zuordnung erstellen.
- Berufsschule: Nur für Berufsschulunterricht und Uni/FH bei Werkstudenten
- Wird bei Genehmigung automatisch gebucht
- Gleitzeitabbau
- Krankheit
- Kann vom Mitarbeiter selbst genehmigt werden.
- Kind-Krank
- Nur für Mitarbeiter mit Kindern unter 12 Jahren zuordnen.
- Nur für Mitarbeiter mit Kindern unter 12 Jahren zuordnen.
Eine neue Urlaubszuordnung legt man an, indem man in der Listenansicht der Urlaubszuordnungen auf den Button “Neu” oben rechts klickt. Die Urlaubszuordnung entspricht dem Urlaubsanspruch des jeweiligen Mitarbeiters. Werden z.B. 30 Tage bei dem Typ “Erholungsurlaub” eingetragen, hat der Mitarbeiter auch 30 Tage im Jahr Urlaub.
Personalwesen → Urlaubszuordnung → Neu
Urlaubstyp, Mitarbeiter, Start- und Enddatum sind Pflichtangaben. Im Feld “Neue Urlaubszuordnung” muss die Anzahl der zugeordneten Tage passend zur obigen Datumsangabe eingegeben werden.
Beispiel: Jeder Mitarbeiter erhält für die Urlaubstypen “Sonderurlaub”, “Unbezahlter Urlaub”, “Berufsschule”, Gleitzeitabbau” und “Krankheit” 253 Tage, weil dies die Anzahl der durchschnittlichen Arbeitstage pro Jahr ist. Es gibt auch die Möglichkeit, ungenutzten Urlaub von vorherigen Zuteilungen (also Vorjahren) hinzuzufügen. Dazu muss das entsprechende Häkchen gesetzt werden (dieses wird nur bei dem Typ “Erholungsurlaub” gesetzt). Für den Urlaubstyp “Kind-Krank” werden 20 Tage vergeben (entsprechend gesetzlicher Regelungen).
Abschließend klickt man auf den Button “Speichern”.
Wichtig: Damit der Mitarbeiter den Urlaub erhält, muss das Dokument nach dem Speichern noch gebucht werden. Der “Buchen”-Button erscheint nach dem Speichern.
Wichtig:
- Da man bei einigen Urlaubstypen noch keine genauen Zahlen festlegen kann (z.B. bei Krankheit oder Gleitzeit) haben wir hier die Anzahl der potenziellen Arbeitstage genommen. Meist sind das ca. 253 Tage pro Jahr.
- Insbesondere im ersten Jahr müssen die Urlaubstage korrekt eingegeben werden. Das System ist nicht dafür ausgelegt, dass der Urlaub ins Minus geht. Im ersten Jahr muss der Urlaub, inklusive Resturlaub vom Vorjahr, angegeben werden. Sonst kann ein Mitarbeiter nicht alle Urlaubstage beantragen, falls dieser noch Resturlaub aus dem Vorjahr hat.
Tipp zur Einführung des Prozesses:
Am besten führt man den Prozess gegen Ende eines Jahres ein, in dem noch der alte Prozess gelaufen ist. Die Personalabteilung trägt dann für das laufende Jahr die Urlaubszuordnungen ein und die Mitarbeiter pflegen nachträglich ihren gesamten Jahresurlaub. Dabei ist wichtig, dass die Zuordnung den gesamten Urlaubsanspruch des laufenden Jahres umfasst, also inkl. Resturlaub des Vorjahres. Das Häckchen für “Ungenutzter Urlaub von vorherigen Zuteilungen hinzufügen” muss dabei nicht gesetzt werden. Danach werden die Zuordnungen für das kommende Jahr eingetragen und die Urlaubsprozess kann voll eingeführt werden.
2. Urlaubsanträge
2.1. Urlaub beantragen
Sobald einem Mitarbeiter Urlaubstage zugewiesen wurden, darf dieser Urlaubsanträge stellen.
Um einen Urlaubsantrag zu stellen, klickt man im Personalwesen unter Urlaubsanträge oben rechts auf “Neu”.
Dann müssen im Urlaubsantrag folgende Felder ausgefüllt werden:
- Mitarbeiter
- Urlaubstyp
- Datum: von / bis
Anschließend muss der Urlaubsantrag gespeichert werden.
Gründe: Es können auch Gründe für den Urlaubsantrag eingetragen werden. Dies ist z.B. nötig bei Sonderurlaub, der nur zu bestimmten Anlässen vergeben wird (z.B. Hochzeit, Beerdigung eines Familienmitglieds etc.).
Urlaubstypen:
Es gibt folgende Urlaubstypen, der entsprechend jedem Mitarbeiter zugeordnet ist:
- Erholungsurlaub: Normaler Standard Urlaub
- Sonderurlaub: Bei besonderen Anlässen (Hochzeit, Beerdigung usw.)
- Unbezahlter Urlaub
- Berufsschule: für Berufsschulunterricht und Uni/FH bei Werkstudenten. Kann vom Mitarbeiter selbst genehmigt werden.
- Gleitzeitabbau
- Krankheit: Kann vom Mitarbeiter selbst genehmigt werden.
- Kind-Krank: Für Mitarbeiter mit Kindern unter 12 Jahren
Nachdem der Mitarbeiter den Antrag gespeichert hat, muss der Urlaubsgenehmiger diesen Antrag noch auf “Genehmigt” stellen und buchen, dann ist der Urlaub genehmigt. Der Urlaubsgenehmiger wird per Mail benachrichtigt.
Hinweis 1: Es gibt zwei verschiedene Stati.
- Status (des Urlaubsantrags): Dieser Status beschreibt den Urlaubsantrag und wird unterteilt in: “Offen”, “Genehmigt”, “Abgelehnt”, “Abgebrochen”
- Dokumentenstatus: Dieser Status bezieht sich auf das Dokument und gibt an, ob ein Urlaubsantrag ein “Entwurf”, “Gebucht”, oder “Abgebrochen” ist.
Hinweis 2: Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.) werden nicht automatisch als halbe Urlaubstage gezählt. Deswegen muss an diesen Tagen der entsprechende Haken gesetzt werden.
2.2. Gebuchten Antrag abbrechen bzw. ändern
Die Benutzer können ihre eigenen Urlaubsanträge ändern bzw. abbrechen. Ein abgebrochener Urlaub wird immer automatisch abgespeichert. Dieser abgebrochene Antrag wird für eine Nachverfolgung in der Liste der Urlaubsanträge gespeichert und erhält dann wieder den Status “Entwurf”. (Grund: Wenn ein Mitarbeiter einen Antrag abbricht, muss dieser ebenfalls vom Urlaubsgenehmiger genehmigt werden, was einem gebuchten Antrag entsprechen würde. Sonst würden die Anträge in der Liste der Entwürfe in der Übersicht stehen).
Es kann insbesondere bei Krankheit häufiger vorkommen, dass ein bereits gebuchter Antrag noch mal bearbeitet werden muss. Dafür muss im Antrag oben rechts auf “Abbrechen” geklickt werden. Es öffnet sich ein Sicherheitsfenster:
Danach kann der Antrag bearbeitet werden
Jetzt können alle Anpassungen eingetragen, z.B. das Datum korrigiert oder die AU hochgeladen werden.
Wichtig:
Anschließend muss der Status wieder auf “Offen” gestellt und der Antrag wie vorher abgespeichert werden. So kann der Antrag in einem unendlichen Kreis immer wieder angepasst werden, so lange bis der Mitarbeiter z.B. wieder gesund ist und alle Daten vollständig sind.
2.3. Sonderfälle
2.3.1. Berufsschule / Uni / FH
Um jederzeit korrekte Daten im Dashboard zu haben, müssen von den Azubis und Werkstudenten/Praktikanten auch die Abwesenheitszeiten eingetragen werden, an denen sie sich in der Berufsschule/Uni/FH befinden.
Es wäre aber zu aufwändig und außerdem nicht sinngemäß, wenn diese Zeiten jedes Mal vom Urlaubsgenehmiger bestätigt werden müssen.
Daher wird der Urlaubstyp “Berufsschule” automatisch gebucht, sobald folgende Schritte erfüllt sind:
- Urlaubstyp ist Berufsschule
- Status ist auf “Genehmigt” gestellt (kann der Mitarbeiter selbst eintragen)
Sobald diese Schritte erfüllt sind, wird der Antrag automatisch gebucht.
Tipp: Man kann das voreingestellte Häkchen mit der E-Mail-Verfolgung vor dem Abspeichern rausnehmen, da der Urlaubsgenehmiger in diesem Fall keine Benachrichtigung braucht, weil er auch nicht genehmigen muss.
2.3.2. Krankheit
Krankheitszeiten werden in ERPNext ganz ähnlich wie normaler Urlaub behandelt. Natürlich kann der Mitarbeiter seine Krankheitszeiten in den meisten Fällen (außer z.B. einen geplanten Eingriff oder OP) nicht vorab planen. Daher muss die Verwaltung für alle Mitarbeiter die Krankheitszeiten eintragen können. Der Mitarbeiter kann diesen Urlaubstyp selbst genehmigen, da es für eine Krankheit keine Genehmigung des Urlaubsgenehmigers benötigt.
2.3.3. Prozess-Zusammenfassung bei Krankheit
- Der Mitarbeiter meldet sich krank.
- Die Personalabteilung trägt die Krankheit noch am selben Tag mit der vom Mitarbeiter angegebenen voraussichtlichen Krankheitsdauer ein (wenn nichts genaueres bekannt ist nehmen wir zunächst nur den aktuellen Tag).
- Sobald der Mitarbeiter bekannt gibt, wie lange er krankgeschrieben ist, wird der Antrag dementsprechend erweitert.
- Sobald die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (= AU) da ist, muss sie in dem Antrag abgespeichert werden.
- Sobald Folgebescheinigungen da sind, müssen auch diese vollständig im Antrag abgespeichert werden.
2.3.4. Antrag ausfüllen durch Personalabteilung
Einen Krankheitsfall in ERPNext einzutragen funktioniert fast genauso, wie einen Urlaubsantrag zu stellen: Man klickt zunächst im Personalwesen unter Urlaubsanträge oben rechts auf “Neu”.
Dann müssen zuerst folgende Felder ausgefüllt werden:
- Mitarbeiter
- Urlaubstyp (hier dann immer Krankheit oder Kind-Krank)
Sobald man den Urlaubstyp “Krankheit” ausgewählt hat, öffnet sich dynamisch ein zusätzlicher Bereich “Krankheit”:
Hier kann man angeben, ob die Krankheit durch einen Arbeitsunfall verursacht wurde und ob die Krankmeldung abgegeben wurde. Außerdem müssen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (=AUs) angehängt werden. Dies kann man aber auch noch im Nachhinein machen.
Dann wird wie beim normalen Urlaubsantrag noch die Dauer der Krankheit angegeben. Auch der Rest der Maske ist genauso wie beim normalen Urlaubsantrag.
Anschließend muss der Antrag ganz normal gespeichert werden. Dadurch öffnet sich eine Benachrichtigung, dass eine Mail an den Urlaubsgenehmiger gesendet wurde und der Antrag ist als Entwurf in ERPNext gespeichert.
Wichtig: Die AUs müssen immer im System mit abgelegt werden. Natürlich hat man sie in den seltensten Fällen immer sofort zur Hand, da sich der Mitarbeiter meist zuerst telefonisch oder per Mail krank meldet und die Krankmeldung oft erst nach ein paar Tagen vorliegt. Dann muss das Dokument aber spätestens bei Vorliegen der AU hochgeladen werden.
3. Automatisierungen nach der Genehmigung
3.1. Mails an Beteiligte
Wenn ein Urlaubsantrag genehmigt wurde, bekommen der Vorstand, der Urlaubsgenehmiger und alle Teammitglieder eine automatische Info-Mail zugeschickt. Diese E-Mail beinhaltet die Funktion, dass sich alle den Termin in den eigenen Kalender eintragen können.
3.2. Auswertungen / Reportings / Dashboards
ERPNext bietet die Möglichkeit, die Anwesenheit bzw. Abwesenheit der Mitarbeiter auszuwerten und über Dashboards visuell darzstellen.
4. Antrag buchen durch Urlaubsgenehmiger
Sobald ein offener Antrag gespeichert wurde, bekommt der Urlaubsgenehmiger wie bei jedem Urlaubsantrag (außer Krankheit) eine E-Mail und der Prozess läuft genauso wie bei jedem anderen Urlaubsantrag auch.
Hier nochmal die genaue Beschreibung: Der Urlaubsgenehmiger geht im Modul “Personalwesen” auf die Urlaubsanträge, sucht sich den entsprechenden Antrag raus (= Status: Entwurf) und öffnet ihn.
Dann muss er unten der Status auf “Genehmigt” stellen und oben rechts auf “Speichern” klicken. Jetzt muss der Urlaubsantrag noch gebucht werden, damit dieser endgültig genehmigt wird.
Profi-Tipp 1: Wenn man als Urlaubsgenehmiger mehrere Anträge gleichzeitig bearbeiten muss, kann man sich in der Listenansicht einen Filter setzen (hier Status = offen), alle offenen Anträge markieren und über Aktionen → Bearbeiten bei allen Anträgen gleichzeitig den Status auf genehmigt setzen, siehe nachfolgende Screenshots.
Profi-Tipp 2: Auch das Buchen kann man für mehrere Anträge gleichzeitig machen. Dazu zuerst den Filter “Dokumentenstatus” auswählen, auf “Entwurf” stellen und auf “Anwenden” klicken. Dann wieder markieren und über den Button “Aktionen” buchen. Es wird wieder eine Bestätigungsmail an den Urlaubsgenehmiger gesendet, siehe nachfolgende Screenshots (Ausnahme: Berufsschule, da der Antrag automatisch gebucht wird, wenn er genehmigt wurde).
Screenshotupdate
Alle Screenshots in diesem Blogpost sind auf Version 13 von ERPNext aktualisiert.
Letzter Stand der Aktualisierung: 13.09.2021