Bei der Einführung eines so großen Systems wie ERPNext ist es wichtig, dass Sie sich darüber in Klaren sind, welche Ziele Sie damit erreichen möchte. Da das Framework sehr anpassbar ist, hängen die Anforderungen, die das System erfüllen muss, auch von den Zielen ab, die man damit erreichen möchte.
Klar definierte Ziele helfen uns, ERPNext nach Ihren Wünschen zu gestalten. Und Sie helfen Ihnen dabei, das Budget und den Zeitaufwand schätzen und eingrenzen zu können. Unterm Strich sparen Sie redundante Features und erweitern Ihr System an genau den Stellen, an denen es am meisten Sinn ergibt.
In diesem Blogpost gehen wir näher darauf ein, welche Gedanken Sie sich im Vorfeld zu den Zielen Ihres ERPNext-Systems machen sollten und welche Komponenten von welchen Überlegungen abhängen. Die Beispiele, mit denen wir unsere Überlegungen unterfüttern, bilden dabei nur einen Teil der Realität ab.
Wenn Sie praxisnahe Berichte zu den Zielen von Unternehmen, die sich für ERPNext entschieden haben, lesen wollen, dann schauen Sie doch in unsere Success Stories herein!
Was soll die Grundlage meiner Ziele sein?
Zunächst ist es wichtig, das Sie sich vergegenwärtigen, warum Sie ERPNext einführen möchten. Dafür gibt es mehrere gute Gründe:
- Geht es darum, den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten?
- Möchte man unabhängig von großen Anbietern mit geschlossenen Lösungen werden?
- Oder möchte man viele kleine Lösungen in einem großen Paket zentralisieren?
Abhängig von dem Grund, warum man ein ERPNext-System aufsetzen möchte, ergibt sich dessen möglicher Umfang. Möchte man beispielsweise einen bestimmten Arbeitsbereich effizienter gestalten, dann müssen eventuell nur dezidierte Prozesse abgebildet werden.
Daher ist es auch wichtig zu wissen, wie universal Sie ERPNext einsetzen möchten:
- Sind Sie an einer ERPNext-Lösung für Ihre Unternehmensprozesse interessiert?
- Oder möchten Sie nur einzelne Aspekte (wie CRM oder Lager) abbilden?
- Sind Sie von anderen Lösungen abhängig, die via API in ERPNext eingebunden werden müssen?
Hier wirkt sich die Modularität von ERPNext auf Ihre Planungen aus. Wenn Sie im Vorfeld schon klar kommunizieren können, wo Prioritäten liegen und an welche Schnittstellen gedacht werden muss, dann können wir Ihr System besser auf Ihre Wünsche zuschneiden.
Ihr System wird je nach Ihren Anforderungen anders aussehen.
Für wen ist eigentlich mein ERPNext-System?
Eine der wichtigsten Fragen, die Sie sich im vor der Einrichtung eines ERPNext-Systems stellen sollten, ist, wer das System am Ende eigentlich benutzen soll. Die Benutzergruppen und ihre Kompetenzen ergeben sich aus dem Zweck der Einführung. Außerdem sind sie die Grundlage für weitere Überlegungen zu Bedienbarkeit und Datenschutz.
Alle Mitarbeitenden sollen mit dem System arbeiten: In diesem Fall haben Sie einen hohen Schulungsaufwand, der dadurch begrenzt werden kann, wenn Sie sich überlegen, welche Mitarbeitenden mit welchen Teilen des Systems interagieren. Strikte Nutzerhiearchien sich aus Sicherheitsgründen sehr empfohlen.
Nur ein Teil meiner Mitarbeitenden soll mit dem System arbeiten: Hier macht es Sinn, sich zu überlegen, welcher Teil mit ERPNext arbeiten soll. Überlegen Sie außerdem, welche Teile des Systems dafür am Relevantesten sind, um bei der Entwicklung den richtigen Fokus zu haben
Es befinden sich Daten oder Informationen von anderen Entitäten (z.B. Zulieferer oder Kunden) im System: Hier muss ein besonderes Augenmerk auf Zugriffsrechte und Datenschutz gelegt werden – auch, um rechtlichen Frameworks (vgl. DSGVO) gerecht zu werden.
Andere Entitäten (z.B. Zulieferer oder Kunden) sollen mit meinem ERPNext-System interagieren: Hier ist ein striktes Zugriffsmanagement und ein separates Kunden-/Lieferantenportal wichtig, um Ihre Daten zu schützen. Außerdem macht es Sinn, sich zu überlegen, ob Ihr System mit anderen Frameworks, die evtl. in anderen Unternehmen eingesetzt werden, kompatibel sein muss.
Aus diesen Überlegungen ergibt sich, was für Anforderungen Ihre User an das ERPNext-System stellen und welche Bedürfnisse sie haben. Daraus ergibt sich dann die Form des Systems:
- Haben Sie ein ERPNext mit einem Fokus auf Datensicherheit und Nutzerhierarchien?
- Oder liegt der Fokus auf einfachen und fokussierten Modulen?
- Welche Dashboards und Auswertungen benötigen Sie?
- Was für APIs müssen integriert werden?
So schließt sich der Kreis zu den ersten Fragen. Je genauer Sie Ihre Benutzergruppe kennen und je besser Sie wissen, was Sie eigentlich mit einem ERPNext-System erreichen wollen, desto zielgenauer können wir gemeinsam Ihr System gestalten und die Prioritäten genau dort setzen, wo Sie sie haben möchten.
Von Zielen zu Anforderungen
Aus den eben besprochenen Zielen ergeben sich dann wiederum die konkreten ausformulierten Anforderungen. Wir empfehlen Ihnen, diese im Vorfeld klar auszuformulieren und im idealfall schriftlich festzuhalten.
Idealerweise denken Sie dabei in Prozessen. Machen Sie sich eine Liste an Prozessen, die Sie in ERPNext abgebildet sehen wollen, und halten sie diese schriftlich fest. Klären Sie ab, ob diese Prozesse von anderen Systemen außerhalb von ERPNext abhängig sind und welche Schnittstellen realisiert werden müssen.
Überlegen Sie sich, ob es größere Anforderungen und Visionen gibt, die über den Prozessen stehen, bzw. die verschiedenen Prozesse miteinander verbinden. Halten Sie diese gegebenfalls ebensfalls fest. So können Sie Ihre Ziele zu konkreten Anforderungen verdichten und konkretisieren.
Wenn Sie weitere Fragen haben, dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team aus ERPNext-Experten hilft Ihnen gerne weiter.
Team K&K Software AG
Wir bei K&K arbeiten in einem interdisziplinären Team zusammen. Das ist wunderbar, da so viele unterschiedliche Denkansätze ins Unternehmen kommen. Unsere Erfahrungsberichte, Branchennews, Anleitungen und Sonstiges stellen wir regelmäßig in diesem Blog online.
