Bild: Fabi Fuu 76 / CC BY.SA 4.0 Deed
Bei der Einführung eines ERPNext-Systems müssen verschiedene Parteien an einem Strang ziehen. Es genügt nicht, einen IT-Dienstleister zu beauftragen, der dann alles von der Planung bis zur Einrichtung für den Kunden übernimmt. Vor allem bei agilem Arbeiten ist auch der Anwender gefragt, eigene zeitliche Ressourcen zur Verfügung zu stellen.
Dieser Aspekt wird von unseren Kunden häufig unterschätzt; damit Sie eine bessere Vorstellung davon bekommen, welche zeitlichen Resourcen für die Einrichtung von ERPNext von Ihnen erfragt werden, haben wir Ihnen in diesem Blogpost eine Übersicht Ihrer Aufgaben zusammengestellt.
Diese Aufgaben erfordern auch bestimmte Kompetenzen von dem jeweiligen Verantwortlichen für die Einrichtung von ERPNext. Deswegen können Sie hier außerdem nachlesen, nach welchen Kriterien Sie die richtige Person für die Leitung der ERP-Einführung in Ihrem Unternehmen auswählen können, und ob Sie vielleicht sogar selbst der oder die Richtige dafür sind.
Welche Rolle spielen wir bei der ERPNext-Einführung?
Hinweis: Für weiterführende Informationen zu den Themen Scrum und agiles Arbeiten lesen Sie unseren Blogpost zum Thema.
Wenn wir mit Ihnen zusammen ein Großprojekt wie eine ERPNext-Einführung angehen, dann bedeutet das, dass wir iterativ und inkrementell arbeiten. Dabei sind wir in ständigem Kontakt mit Ihnen, während wir das ERPNext-System Stück für Stück erstellen, einrichten und individualisieren.
Diese Form des Arbeitens wird erst durch den engen Kontakt zwischen uns und den Kunden möglich; mit ausführlichem Feedback und klar formulierten Wünschen funktioniert die Einrichtung von ERPNext einfacher, schneller und vor allem reibungsloser. Für unsere wichtigsten Kundenkontakte gibt es in ERPNext fest verteilte Rollen, allen voran der PO (Product Owner).
Diese Personen müssen damit rechnen, dass sie das Mitmanagement der Einführung von ERPNext regelmäßig in die Arbeitsprozesse involviert. Darüber hinaus gibt es regelmäßige Verpflichtungen, wie das Sammeln von Feedback und das Ausformulieren von Userstories. Teile dieser Aufgaben können auf Wunsch von unseren Consultants übernommen werden – ganz um eigenes Engagement werden Sie aber nicht herumkommen.
Welche Kompetenzen sollte ich zur ERPNext-Einführung mitbringen?
Um regelmäßig, aktiv und produktiv am Einrichtungsprozess von ERPNext beteiligt sein zu können, sollten Sie eine Reihe persönlicher und fachlicher Kompetenzen mitbringen. Wir haben die – unserer Erfahrung nach – wichtigsten hier für Sie zusammengestellt:
Kennen Sie die Unternehmensprozesse: Bei der Einführung von ERPNext geht es vor allem um die Übersetzung von Unternehmensprozessen in ein ERP-System. Ein echtes Verständnis davon, wie die verschiedenen Teile des Unternehmens – auch über die eigene Abteilung hinaus – ineinandergreifen und wie die Prozesse funktionieren ist dabei unabdingbar.
Praktische Erfahrungen im Projektmanagement: Im Grunde ist die Einführung von ERPNext ein riesiges Projekt. Daher ist es enorm hilfreich, wenn Sie im Vorfeld schon Erfahrungen bei der Umsetzung von Großprojekten gesammelt haben und bereits Wissen im Bereich der Projektplanung mitbringen. Idealerweise sind Sie schon mit agilem Arbeiten vertraut, aber auch andere Projekterfahrung ist hilfreich.
Kommunikationskompetenz: Bei der Einführung von ERPNext werden Sie mit vielen verschiedenen Menschen mit unterschiedlichen Kompetenzen kommunizieren müssen. Darunter Ihre eigenen Mitarbeitenden, unsere Entwickler, Consultants und unter Umständen Kunden, Vorgesetzte und mehr. Deswegen ist eine ausgeprägte und flexible Kommunikationskompetenz für den reibungslosen Fortschritt des Projektes enorm wichtig.
Abstraktes Denkvermögen: Bei der Einführung von ERPNext Übersetzen Sie Ihre Unternehmensprozesse in ein neues System. Deswegen sollten Sie in der Lage sein, Ihr Unternehmen auch jenseits des konkreten Alltags verstehen zu können. Ein ausgeprägtes abstraktes Denkvermögen hilft enorm dabei, diesen mentalen Übersetzungsprozess durchführen zu können.
Ihr Projektmanager für die ERPNext-Einführung muss nicht unbedingt eine Führungskraft in Ihrem Unternehmen sein. Wir haben auch gute Erfahrungen mit Mitarbeitenden gemacht, die die oben genannten Kompetenzkriterien erfüllen; das ist insbesondere dann relevant, wenn der nötige Zeitaufwand von der Unternehmensführung nicht geleistet werden kann.
Projektverantwortliche sollten Zeit für regelmäßige Meetings mitbringen. Bild: K&K Software
Wie viel Zeit muss ich für die Einführung mitbringen?
Das ist unterschiedlich und hängt ganz von den mitgebrachten Kompetenzen und der Komplexitität des Systems ab. Wir haben für Sie einige Erfahrungswerte zusammengestellt:
Laufende Kommunikation mit den Anwendern: Als Verantwortlicher für die Einführung von ERPNext müssen Sie im ständigen Kontakt mit den Prozessverantwortlichen und den Anwendern bleiben, um Anforderungen und Feedback aufzunehmen, sowie um Schulungen durchzuführen.
Die Aufnahme von Anforderungen nimmt zu Beginn eines Prozessen zwischen 1 und 5 Tagen pro Prozess, abhängig von dessen Komplexität, in Anspruch. Bei späteren Sprints müssen Sie pro Prozess mit 1 bis 8 Stunden rechnen, wieder abhängig von dessen Komplexität.
Je nach Komplexität des Prozesses müssen sie pro Schulung mit einem Zeitaufwand zwischen 1 bis 8 Stunden für 5 bis 6 Anwender:innen rechnen.
Kommunikation mit unseren Entwicklern: Neben den Anwendern müssen Sie regelmäßig mit unseren Entwicklern kommunizieren. Das geschieht zum Teil über das Abfassen von Userstories (siehe unten), aber auch regelmäßige Treffen gehören zum Projekt dazu.
Für unsere regelmäßigen Treffen für Reviews und Planungem im Zuge unserer Sprints, die idealerweise wöchtentlich stattfinden, sollten Sie etwa eine Stunde pro Woche mitbringen. Anschließend sollten Sie etwa ein bis drei Tage für etwaige Rückfragen zur Verfügung stehen.
Konzeptionierung von (Teil-)Prozessen und Schreiben von Userstories: Bei diesen Aufgaben ist es am schwierigsten, einen verbindlichen Zeitrahmen zu setzen. Je nach Aufwand der Userstories und der oben beschriebenen mitgebrachten Kompetenzen kann die Dauer stark variieren.
Unterm Strich beziffern wir, unseren Erfahrungen mit über acht Jahren Scrum nach, Ihren Aufwand auf das Äquivalent von etwa 30% der gebuchten Entwicklungszeit.
Unterm Strich…
…ist die Einführung von ERPNext ein einschneidendes Großprojekt für Ihr Unternehmen. Solche Operationen sind nur mit Ihrer tatkräftigen Mithilfe nötig. Allerdings übersetzt sich auch die von Ihnen investierte Zeit in ein hochwertiges und maßgeschneidertes Produkt; schleßlich haben Sie so die Chance, Ihr Wissen und Ihr Feedback direkt in den Entwicklungsprozess einzubringen.
Die Auswahl des Projektverantwortlichen kann eine Herausforderung sein. Orientieren Sie sich idealweise an den in diesem Blogpost skizzierten Kernkompetenzen, sowie an der zeitlichen Verfügbarkeit, um eine optimale Einführung garantieren zu können
Wenn Sie weitere Fragen haben, dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team aus ERPNext-Experten hilft Ihnen gerne weiter.
Team K&K Software AG
Wir bei K&K arbeiten in einem interdisziplinären Team zusammen. Das ist wunderbar, da so viele unterschiedliche Denkansätze ins Unternehmen kommen. Unsere Erfahrungsberichte, Branchennews, Anleitungen und Sonstiges stellen wir regelmäßig in diesem Blog online.
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