ERPNext als modulbox
So modular wie ERPNext: eine Modulbox. (Foto: modulbox mo systeme)
ERPNext spiegelt das Unternehmen
„Als ich modulbox vor 20 Jahren mitgegründet habe“, sagt mir Marc Schwabedissen, Mitvorstand des Berliner Unternehmens modulbox mo systeme, zu Beginn unseres Interviews, „hätte ich nicht gedacht, dass wir einmal hier ankommen würden.“ Gemeint ist damit natürlich nicht unser Interview, sondern modulbox’ führende Position in Sachen Mobile Brand Architecture. Hinter diesem Begriff wiederum verbergen sich nachhaltige, mobile und modulare Konstruktionen für Pop-Up-Stände, Roadshows, Messen oder Veranstaltungen.
“Modulboxen sind ein sehr individuelles Produkt.”
Modulboxen sind ein sehr individuelles Produkt. Entsprechend individuell sind auch die Produktionsabläufe. Im Grunde haben wir es mit einem vollständigen Fabrikationsprozess von der Konzeption bis zur Fertigung zu tun, allerdings mit dem Unterschied, dass dieser in einem viel kleineren Maßstab abläuft. Die modularen Boxsysteme werden vor Ort konzipiert und zusammengebaut, um dann fest bei den Kunden zu verbleiben. Das Unternehmen ist also Planer, Manufaktur und Dienstleister in einem.
Modulboxen sind individuell-modular. Ähnliches kann man auch für die Unternehmensprozesse von modulbox mo systeme sagen. Möchte man die also mit einem ERP-System abbilden, dann muss es die gleichen Anforderungen erfüllen. Es braucht also ein Framework, das modular aufgebaut und damit anpassbar genug ist, um eine große Bandbreite verschiedener Prozesse fassen zu können. Kommt Ihnen bekannt vor? Dazu kommen wir gleich.
Durch den Datendschungel
Wie mir Marc Schwabedissen und K&Ks Projektleiter Dietmar Fischer gleichermaßen erzählten, war es für modulbox höchste Zeit, alle Unternehmensprozesse unter ein virtuelles Dach zu bringen. Wie viele andere Unternehmen, die organisch über längere Zeit gewachsen sind, hatte es nämlich ein ebenso organisch gewachsenes Systemmanagement, das dann entsprechend an vielen Ecken verknäuelt war.
Für CRM und Projektmanagement setzte modulbox beispielsweise auf die (eigentlich gute, aber für ein Unternehmen ab einer bestimmten Größe nicht mehr ideale) Open-Source-Software GROUP-E. Um die verschiedenen Unternehmensteile unter einen Hut zu bekommen, wurden die Möglichkeiten des Systems ausgedehnt und eigene verzweigte Prozesse entworfen.
Organisches Wachstum schlägt sich auf Systeme nieder.
Insbesondere beim Einlernen neuer MitarbeiterInnen ist so ein System schnell ein Hindernis. Zwar finden Alteingesessene, die am Aufbau der Struktur beteiligt waren, relativ schnell einen Weg durch den lange gewachsenen Dschungel; es wird aber mit jedem Jahr schwerer, den Urwald für Neueinsteiger zu kartographieren. Ist dieser Punkt erreicht, ist es höchste Zeit, ihn durch eine geplante und nachvollziehbare Infrastruktur zu ersetzen.
Oliver Klotz links; der Umzug war nicht immer so gemütlich. (Foto: modulbox mo systeme)
Mit ERPNext Informationsschutt beseitigen
Planung bedeutet Selbstfindung. Zu den praktischsten Nebeneffekten bei der Einführung eines Systems wie ERPNext gehört, dass man sich bei der Einrichtung der Prozesse umfassende Gedanken über die Arbeitsabläufe im eigenen Unternehmen machen muss. Gerade bei einem Konzept wie Modulbox, das sich – entgegen des Namens – eben nicht so einfach in eine Box stecken lässt, war dieser Teil des Prozesses von unschätzbarem Werk.
March Schwabedissen nannte das Produkt aus Jahren organischen Wachstums „Informationsschutt“. Das klingt erst einmal dramatisch. Ich finde, dass die Metapher gut funktioniert. Schutt fällt immer dann an, wenn man wächst und sich weiterentwickelt. Er ist nicht das Produkt von schlechtem Management oder mangelnder Erfahrung, sondern ein notwendiges Resultat eines gesunden Unternehmens.
Wichtig ist nur, dass man den Schutt irgendwann wegräumt. Modulbox beschloss also vor inzwischen einigen Jahren, ihre Prozesse zu erneuern und ihr altes System durch eine moderne und schlanke ERP-Lösung zu ersetzen. Aber dann passierte etwas, das ein Unternehmen, für das Messen ein zentrales Standbein darstellen, ordentlich aus der Bahn werfen kann. Im Jahr 2020 brach in Europa der Coronavirus aus.
Sympathie auf den ersten Blick
„Es war eine komische Situation“, erinnert sich Marc Schwabedissen. „Vor Corona hatten wir volle Auftragsbücher und kaum Zeit, ein neues System einzuführen. Dann waren die Bücher plötzlich viel leerer. Dann hatten wir zwar Zeit, mussten aber aufs Geld schauen.“ Zum Glück konnte die Flexibilität des Produktes das Unternehmen durch die messefreie Zeit tragen. Derweil machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einer guten ERP-Lösung.
“Die Wunschliste für das neue ERP-System war sehr lang.”
Dabei griff modulbox auf Expertise zurück: Ein externer IT-Berater stellte dem Unternehmen eine Auswahl an Lösungen und möglichen Unternehmen vor. Die Wunschliste sei dabei sehr lange gewesen, erinnert sich Marc Schwabedissen. Man habe viele Prozesse abbilden müssen – Vertrieb, Lager, Fertigung und mehr. Außerdem setzt modulbox, wo es geht, auf Open-Source-Software.
Die Auswahl fiel schließlich auf ERPNext… und auf die K&K Software AG. Nach einem ersten Gespräch war modulbox direkt von unserer Professionalität überzeugt. Das war aber nur ein Teil des Auswahlprozesses. Denn auch menschlich stimmte alles. Marc Schwabedissen gibt zu: „Das war auch eine Entscheidung nach dem Bauchgefühl.“ Und das Bauchgefühl habe in diesem Fall völlig recht gehabt. Wir bedanken uns für das Vertrauen!
Ein Produkt von eifrigen Bastlern. (Foto: modulbox mo systeme)
Vom der ERPNext-Demo zum Konzept
Zu Beginn unserer Zusammenarbeit demonstrierten wir modulbox unser hauseigenes Demosystem und überlegten, welche Prozesse überhaupt abgebildet werden sollten. Bei K&K arbeiten wir agil nach dem Scrum-Handbuch. Das heißt in einfachen Worten, dass wir zunächst gemeinsam mit unseren Kunden Entwicklungswünsche abnehmen, um anhand derer die Ziele, bzw. „User-Stories“, für den nächsten sogenannten „Sprint“ festzulegen. Der Sprint ist eine kurze, intensive Entwicklungszeit, in der die zusammen entworfene Stories umgesetzt werden.
Im Fall von Modulbox war das agile Arbeiten für beide Seiten produktiv, aber auch herausfordernd. Marc Schwabedissen wuchs in die Rolle eines Vermittlers hinein und lernte, eigene Wünsche in die Denk- und Arbeitsprozesse von Entwicklern zu übersetzen. Solche persönlichen Weiterentwicklungen sind wichtige Teile des Findungsprozesses, der mit der Einrichtung eines ERP-Systems einhergeht.
Projektleiter Dietmar Fischer erinnert sich vor allem an lange Nächte und anstrengende Sprints. Schließlich war die Wunschliste von Modulbox lang. Am Ende aber, so erzählt er mir, hat sich immer alles zum Besten zusammengefügt. Dank eines professionellen Arbeitsablaufs, den unser eigenes ERP-System unterstützt hat, nahm die ERP-Lösung von Modulbox nach und nach Form an.
Stolperstein Datenübertragung
Die zentrale, sichere und DSGVO-konforme Datenverwaltung von ERPNext gehört zu den größten Stärken des Systems. Der Umzug von Daten in das System gestaltet sich allerdings manchmal als komplex. Die Komplexität hängt wiederum von mehreren Faktoren ab. Dietmar Fischer erinnert sich, dass der Datenumzug bei modulbox besonders kompliziert gewesen ist. Zum einen war es der größte Datenumzug in unserer Geschichte. Zum anderen machten alte Kundendaten einen bemerkenswerten Teil des von Marc Schwabedissen angesprochenen Informationsschutts aus.
“Es war der größte Datenumzug unserer Geschichte.”
Unser Team extrahierte zunächst die Kundendaten via einer SQL-Abfrage; das war der leichte Teil. Das Problem bestand dann nicht nur darin, dass der Datensatz enorm groß war und von Hand in ERPNext eingepflegt werden musste. Es kam auch zu kleinen Verwirrungen. Einige Nummern waren beispielsweise doppelt verzeichnet, oder mehrere Personen waren der gleichen Nummer zugeordnet. Um dieses Knäuel zu entwirren, mussten wir uns eng mit modulbox abstimmen.
Neben des Datenumzugs war auch die Preisstaffelung von modulbox eine Herausforderung für unser Team. Einige Angebote werden nach Tagen abgerechnet, wobei jeder zusätzliche Tag um einen anderen Faktor günstiger wird; für so ein System gab es in ERPNext noch kein eigenes Modell, weswegen unser Entwicklerteam das von Hand geschrieben hat – in solchen Momenten lohnt sich die zusätzliche Expertise eines erfahrenen Entwicklerteams.
ERPNext unterstützt individuelle Fertigung. (Foto: modulbox mo systeme)
Von Bastler zu Bastler
Modulbox hat inzwischen ein voll funktionsfähiges ERPNext-System. Gemeinsam haben wir uns durch den Informationsschutt gegraben, die wichtigsten Prozesse extrapoliert, abgebildet und in ein einfaches System überführt. Wir haben den größten Datenumzug in der Geschichte von K&K bewältigt. Und wir haben eine produktive und fruchtbare Kooperation gestartet.
Am Ende meines Interviews habe ich Marc Schwabedissen nach ein paar letzten Gedanken gefragt. „Die Selbstfindung“, bzw. die Erkenntnis, nach welchen Prozessen die eigene Firma funktioniert, „war der vielleicht der wichtigste Aspekt und der größte Gewinn des Umzugs.“ Gerade Firmen, die nicht von der Stange arbeiten, profitieren enorm davon, mit einem Team an begeisterten Experten an den eigenen Unternehmensprozessen arbeiten zu können.
“Selbstfindung war der vielleicht größte Gewinn beim Umzug zu ERPNext.”
Auch unser Projektleiter Dietmar Fischer und unsere frühere Projektleiterin Meike Nedwidek hatten kein schlechtes Wort über die Zusammenarbeit zu verlieren. Modulbox war für uns eine Herausforderung, der wir uns gerne gestellt haben. Wir freuen uns auf eine lange weitere Zusammenarbeit von Bastler zu Bastler und darauf, modulbox weiterhin bei der Produktion und den Vertrieb ihres großartigen Produktes unterstützen zu können.
Über den Autor
Laura Köpl ist unsere Projektleiterin ERPNext und unterstützt in Kundenprojekten als ERP-Prozess-Consultant. Außerdem verantwortet Sie den Vertrieb der K&K Software AG.
Privat hat sie - wenn sie nicht gerade auf dem Motorrad sitzt - als Vorsitzende des Hackerspace GEOLab e.V. eine Begeisterung für den kreativen Umgang mit Technik und freut sich auf den nächsten Chaos Communication Congress.
Laura Köpl ist Ihre Ansprechpartnerin für ERPNext-Projekte und Sie erreichen Sie unter 09382-3102-241 oder koepl@kk-software.de um die Details Ihres ERPNext-Projektes zu besprechen.