ERPNext spiegelt das Unternehmen

„Als ich modulbox vor 20 Jahren mitgegründet habe“, sagt mir Marc Schwabedissen, Mitvorstand des Berliner Unternehmens modulbox mo systeme, zu Beginn unseres Interviews, „hätte ich nicht gedacht, dass wir einmal hier ankommen würden.“ Gemeint ist damit natürlich nicht unser Interview, sondern modulbox’ führende Position in Sachen Mobile Brand Architecture. Hinter diesem Begriff wiederum verbergen sich nachhaltige, mobile und modulare Konstruktionen für Pop-Up-Stände, Roadshows, Messen oder Veranstaltungen.

Modulboxen sind ein sehr individuelles Produkt. Entsprechend individuell sind auch die Produktionsabläufe. Im Grunde haben wir es mit einem vollständigen Fabrikationsprozess von der Konzeption bis zur Fertigung zu tun, allerdings mit dem Unterschied, dass dieser in einem viel kleineren Maßstab abläuft. Die modularen Boxsysteme werden vor Ort konzipiert und zusammengebaut, um dann fest bei den Kunden zu verbleiben. Das Unternehmen ist also Planer, Manufaktur und Dienstleister in einem.

Modulboxen sind individuell-modular. Ähnliches kann man auch für die Unternehmensprozesse von modulbox mo systeme sagen. Möchte man die also mit einem ERP-System abbilden, dann muss es die gleichen Anforderungen erfüllen. Es braucht also ein Framework, das modular aufgebaut und damit anpassbar genug ist, um eine große Bandbreite verschiedener Prozesse fassen zu können. Kommt Ihnen bekannt vor? Dazu kommen wir gleich.

Durch den Datendschungel

Wie mir Marc Schwabedissen und K&Ks Projektleiter Dietmar Fischer gleichermaßen erzählten, war es für modulbox höchste Zeit, alle Unternehmensprozesse unter ein virtuelles Dach zu bringen. Wie viele andere Unternehmen, die organisch über längere Zeit gewachsen sind, hatte es nämlich ein ebenso organisch gewachsenes Systemmanagement, das dann entsprechend an vielen Ecken verknäuelt war.

Mit ERPNext Informationsschutt beseitigen

Planung bedeutet Selbstfindung. Zu den praktischsten Nebeneffekten bei der Einführung eines Systems wie ERPNext gehört, dass man sich bei der Einrichtung der Prozesse umfassende Gedanken über die Arbeitsabläufe im eigenen Unternehmen machen muss. Gerade bei einem Konzept wie Modulbox, das sich – entgegen des Namens – eben nicht so einfach in eine Box stecken lässt, war dieser Teil des Prozesses von unschätzbarem Werk.

March Schwabedissen nannte das Produkt aus Jahren organischen Wachstums „Informationsschutt“. Das klingt erst einmal dramatisch. Ich finde, dass die Metapher gut funktioniert. Schutt fällt immer dann an, wenn man wächst und sich weiterentwickelt. Er ist nicht das Produkt von schlechtem Management oder mangelnder Erfahrung, sondern ein notwendiges Resultat eines gesunden Unternehmens.

Wichtig ist nur, dass man den Schutt irgendwann wegräumt. Modulbox beschloss also vor inzwischen einigen Jahren, ihre Prozesse zu erneuern und ihr altes System durch eine moderne und schlanke ERP-Lösung zu ersetzen. Aber dann passierte etwas, das ein Unternehmen, für das Messen ein zentrales Standbein darstellen, ordentlich aus der Bahn werfen kann. Im Jahr 2020 brach in Europa der Coronavirus aus.

Sympathie auf den ersten Blick

„Es war eine komische Situation“, erinnert sich Marc Schwabedissen. „Vor Corona hatten wir volle Auftragsbücher und kaum Zeit, ein neues System einzuführen. Dann waren die Bücher plötzlich viel leerer. Dann hatten wir zwar Zeit, mussten aber aufs Geld schauen.“ Zum Glück konnte die Flexibilität des Produktes das Unternehmen durch die messefreie Zeit tragen. Derweil machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einer guten ERP-Lösung.

Stolperstein Datenübertragung

Die zentrale, sichere und DSGVO-konforme Datenverwaltung von ERPNext gehört zu den größten Stärken des Systems. Der Umzug von Daten in das System gestaltet sich allerdings manchmal als komplex. Die Komplexität hängt wiederum von mehreren Faktoren ab. Dietmar Fischer erinnert sich, dass der Datenumzug bei modulbox besonders kompliziert gewesen ist. Zum einen war es der größte Datenumzug in unserer Geschichte. Zum anderen machten alte Kundendaten einen bemerkenswerten Teil des von Marc Schwabedissen angesprochenen Informationsschutts aus.

Unser Team extrahierte zunächst die Kundendaten via einer SQL-Abfrage; das war der leichte Teil. Das Problem bestand dann nicht nur darin, dass der Datensatz enorm groß war und von Hand in ERPNext eingepflegt werden musste. Es kam auch zu kleinen Verwirrungen. Einige Nummern waren beispielsweise doppelt verzeichnet, oder mehrere Personen waren der gleichen Nummer zugeordnet. Um dieses Knäuel zu entwirren, mussten wir uns eng mit modulbox abstimmen.

Neben des Datenumzugs war auch die Preisstaffelung von modulbox eine Herausforderung für unser Team. Einige Angebote werden nach Tagen abgerechnet, wobei jeder zusätzliche Tag um einen anderen Faktor günstiger wird; für so ein System gab es in ERPNext noch kein eigenes Modell, weswegen unser Entwicklerteam das von Hand geschrieben hat – in solchen Momenten lohnt sich die zusätzliche Expertise eines erfahrenen Entwicklerteams.