ERPNext mit ELAN
Das Team des Oldenburger ELAN e.V. (Foto: ELAN)
Entfernte Kollegen
Digitale Lehre ist spätestens seit der COVID-Pandemie in aller Munde: Schulen und Universitäten mussten Anfang 2020 fast geschlossen hinter ihre Bildschirme umziehen. Rasch wurden Zoom-Lizenzen und Webcams angeschafft, digitale Klassenräume wurden eingerichtet, und digitale Lehrmethoden mussten sich einer Feuerprobe unterziehen.
Die Meinungen über die Frage, wie gut das in der Praxis geklappt hat, gehen auseinander. Klar ist aber, dass manche schon viel früher die Wichtigkeit digitaler Lehrmethoden erkannt haben: Der ELAN e.V. in Oldenburg arbeitet schon seit fast 15 Jahren an der Qualitätsverbesserung medienbasierter Lehre und an dem Ausbau der Digitalisierung an deutschen Hochschulen. In dieser Zeit hat der Verein in Kooperation mit seinen acht Mitgliedshochschulen unzählige IT-Projekte für eine zukunftsorientierte Hochschullehre initiiert und begleitet. Der ELAN e.V. setzt dabei auf Open Source Software, mit der alle Hochschulen ihre digitale Souveränität wahren.
2020 ist auf jeden Fall endgültig klar geworden: E-Learning ist und bleibt Bestandteil moderner Lehre. Deshalb ist es umso wichtiger, dass unsere Hochschulen die Chancen digitaler Lehre voll nutzen und mediendidaktisch auf dem neuesten Stand sind. Open Source Software bewahrt den Hochschulen dabei nicht nur die digitale Souveränität sondern gewährleistet die Kontrolle über den Datenschutz und ermöglicht schnellere Sicherheitspatches durch die große Zahl aktiver Entwickler:innen der internationalen Communities.
Komplexes herunterbrechen können
Als Florian Feyen vor zwei Jahren zum ELAN e.V. gestoßen ist, fand er ein lange gewachsenes und komplex-intrikates System vor. Solche Systeme funktionieren in der Regel wie eine gut in Schuss gehaltene, aber etwas in die Jahre gekommene Maschine – weitgehend reibungslos, aber Ersatzteile sind schwer zu beschaffen, wenn ein Zahnrad mal klemmt.
“Florian Feyen fand ein gewachsenes System vor.”
Um den ELAN e.V. zukunftsfähig zu machen und den Prozessunterbau zu erneuern, musste also etwas tiefer in die Struktur eingegriffen werden. Ein simplerer, einfacherer Techstack und ein einheitliches System sollten die Effizienz des Vereins steigern und das Technologie-Framework zukunftssicher machen.
Sie ahnen es schon: ein ERP-System musste her! Zum Glück ist Florian Feyen diesbezüglich kein unbeschriebenes Blatt. Der hat nämlich schon im Studium Erfahrungen mit dem Thema ERP gemacht. Ideale Voraussetzungen also, die Erneuerung der Unternehmensprozesse beim ELAN e.V. in Angriff zu nehmen.
Paradelösung ERPNext
Florian Feyen hat sich sofort an die Arbeit gemacht. Ziel war es, ein einfaches System auf die Beine zu stellen, das vor allem den Vertrieb entlastet, einige Prozesse automatisiert, und vor Ort gehostet werden kann. Dass es dabei Open Source sein soll, verstand sich alleine wegen der DSGVO von selbst.
In Anbetracht dieser Anforderungen fiel seine Wahl schnell auf ERPNext, mit dem er in der Vergangenheit schon Erfahrung sammeln konnte. Das offene System bot ihm die Möglichkeit, alle nötigen Module in einem bequemen Paket ohne zusätzliche Lizenzkosten zu erhalten. Darüber hinaus ist bei ERPNext dank des modularen Aufbaus ein vorsichtiger Umzug möglich.
Fix hat sich Florian Feyen also daran gemacht, ein kleines System in einem Docker-Container heranzuziehen und etwas an seinem Sprössling herumzuexperimentieren. Dabei ging es zunächst vor allem darum, die vormals in Excel-Tabellen gespeicherten Daten in ein ERPNext-System einzupflegen und einfache Vertriebsprozesse zu basteln. Kopfzerbrechen bereitete ihm dabei vor allem das Hosting.
Florian Feyen führte ERPNext beim ELAN e.V. ein. (Foto: ELAN)
Eine junge Partnerschaft
Schnell stellte Florian Feyen fest: ein System wie ERPNext selbst zu betreiben, das ist mit disproportionalem Aufwand verbunden. Und da auch die Module – obwohl sie schlank gehalten wurden – nicht hundertprozentig auf das Profil des ELAN e.V. passten, wurde ein ERPNext-Experte gesucht und mit Google schnell gefunden.
“K&K Software bot eine ERP-Abteilung mit Systemhaus.”
Ein Blogpost brachte ihn auf die Seite der K&K-Software, die neben einer agilen Entwicklungskooperation für ERPNext-Systeme dank eines angeschlossenen Systemhauses ein hauseigenes, datenschutzkonformes, hundert Prozent in Deutschland durchgeführtes Hosting anbieten.
Schnell baute Florian Feyen Kontakt zu unserer ERPNext-Vertriebsleiterin und -expertin Laura Köpl auf. Zusammen schauten sich die beiden erst einmal unsere ERPNext-Demoumgebung an, in der interessierte Kunden an einem vorgefertigten ERPNext-System herumexperimentieren können, das sich alle 24 Stunden zurücksetzt.
Schlank und effizient
Die K&K-Software AG und der ELAN e.V. lernten sich kennen und schlossen eine Kooperation auf zwei Ebenen. Zum einen entwickeln wir das ERPNext-System des ELAN e.V. im Tandem mit unserem Scrum-Partner Florian Feyen weiter, zum anderen übernimmt unser Systemhaus das Hosting des Systems.
Entwicklung und System selbst folgen dabei dem Motto: so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Gemeinsam haben wir erst einmal behutsam die Verwaltungs- und Vertriebssysteme des ELAN e.V. umgezogen. Darüber hinaus haben wir das Vertriebsmodul von ERPNext vorsichtig für die Anforderungen des ELAN e.V. individualisiert und stets darauf geachtet, dass es updatesicher und leicht instand zu halten ist.
Im nächsten Schritt soll das System voll-, statt halbautomatisch Rechnungen schreiben können und das Vertriebs- und Steuerprogramm DATEV wird per Schnittstelle angebunden. Hier nutzen wir die Stärke von ERPNext, dank einer offenen API verschiedenste Systeme anbinden zu können.
Zufrieden trotz Schluckaufs
Kein junges System kommt ganz ohne Kinderkrankheiten aus. So kam es z.B. zu etwas peinlichen Textgenerierungen, nachdem wir vorgefertigte Textstücke für die Generierung von Anschreiben direkt in das Modul eingefügt hatten.
Florian Feyen ist trotzdem sehr zufrieden. Unser agiles Arbeiten erlaubt eine individuelle Entwicklung, und die Kombination aus System- und Entwicklungshaus bei K&K Software sorgt dafür, dass er sich voll auf seine eigene Expertise konzentrieren kann. Die liegt im komplexen Konzipieren von Prozessen und dem Aufbau eines zentralen, ERP-gesteuerten Vertriebssystems.
Wir bedanken uns bei ELAN für die produktive Zusammenarbeit.
Wir bedanken uns bei dem ELAN e.V. für die produktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit weit über die Grenzen Unterfrankens hinaus. Gemeinsam machen wir unsere Unternehmenslandschaft effizienter – Open Source, modern, und digital.
Über den Autor
Laura Köpl ist unsere Projektleiterin ERPNext und unterstützt in Kundenprojekten als ERP-Prozess-Consultant. Außerdem verantwortet Sie den Vertrieb der K&K Software AG.
Privat hat sie - wenn sie nicht gerade auf dem Motorrad sitzt - als Vorsitzende des Hackerspace GEOLab e.V. eine Begeisterung für den kreativen Umgang mit Technik und freut sich auf den nächsten Chaos Communication Congress.
Laura Köpl ist Ihre Ansprechpartnerin für ERPNext-Projekte und Sie erreichen Sie unter 09382-3102-241 oder koepl@kk-software.de um die Details Ihres ERPNext-Projektes zu besprechen.