Voller Energie in die Zukunft: ERPNext für die Gemeindewerke Adelsdorf
Der Kunde
Mit den Gemeindewerken Adelsdorf hat unser Kapitel als ERPNext-Dienstleister angefangen. Das Unternehmen war der erste Kunde, für den wir das Framework eingerichtet haben. Das ist kein Zufall. Die damalige Energiegesellschaft blickte schon 2007 in die Zukunft. Die Gesellschaft hatte ein ambitioniertes Ziel: die Energieversorgung der Gemeinde Adelsdorf nachhaltiger und zukunftssicherer zu machen.
Dabei geht es besonders um Nahwärme – also um die Einrichtung einer zentralen Heizung, die umliegende Immobilien mit Wärme versorgt. Dafür wird eine Hackschnitzelheizung nachhaltig mit sowieso anfallendem Holz aus der Landschaftspflege versorgt.
Die Gemeindewerke haben also eine diverse und breite Kundenschicht, und sie müssen flexibel und schnell auf Notfälle reagieren. Da braucht man fundiertes Management. Hier kommen K&K-Software und ERPNext ins Spiel.
Die Herausforderung
Als die Gemeindewerke Adelsdorf mit dem Wunsch nach einer ERP-Software auf K&K-Software zukamen, waren die Verwaltungsprozesse noch so jung wie das Unternehmen. Um Wachstumsschmerzen zu minimieren und gleich eine vernünftige Managementlösung finden zu können, hat man sich entschlossen, direkt ein komplettes ERP-System aufzusetzen.
Es musste also eine einheitliche Plattform her. Zum Zeitpunkt des Auftrags hatten die MitarbeiterInnen der frisch gegründeten Gemeindewerke nämlich beispielsweise ihre Daten noch irgendwo auf ihren Büroarbeitsplätzen verteilt, Mails und Tickets wurden nicht zentral und koordiniert abgearbeitet, und eine gemeinsame Kommunikationslösung – sowohl nach außen, als auch untereinander – gab es auch noch nicht.
Daten sollten zentral und vor allem sicher gespeichert werden können.
Bei einer ersten gemeinsamen Besprechung stellte man erstmal die wichtigsten Probleme fest: zum galt es, die Kundenverwaltung zu verschlanken und zu modernsieren. Zum anderen sollten Daten – auch direkt aus den Gebäuden – zentral und sicher gespeichert und verarbeitet werden. So ein einheitliches System sollte dann im Idealfall günstig und zentral gehostet werden. Viel zu tun! Da kommt man um einen umfassenden Projektplan kaum herum.
Der Aufwand sollte sich für die Gemeindewerke trotzdem rechnen. Eine zentrale Verwaltung durch ein ERP-System macht alle Unternehmensprozesse einfacher, direkter, und vor allem günstiger. Ganz abgesehen davon, dass es allen VerwaltungsmitarbeiterInnen so manche Kopfschmerzen ersparen sollte.
Die Umsetzung
Nachdem die Entscheidung für ERPNext gefallen ist, war es nötig, zunächst einmal Anforderungen und Umfang des Systems zu erarbeiten. Da die Verwaltungsprozesse noch nicht in keiner konkreten Form existierten, war zu Beginn der Umsetzung noch schwer abzusehen, was von höchster Priorität sein wird.
Daher haben wir uns entschieden, agil zu arbeiten. Agiles Arbeiten ermöglicht die nötige Flexibilität bei der Umsetzung, da nicht von Anfang an ein komplettes System konzipiert werden muss. Außerdem wird Bloat verhindert – also das wahllose Einfügen von Programmfeatures, die im tatsächlichen Alltagsgebrauch gar nicht benötigt werden.
Unser Product Owner war Elena Haberkamm von der Energiegesellschaft Adelsdorf. Sie war die Hotline zum Kunden und kommunizierte Wünsche und benötigte Features. Da sie sich perfekt mit den internen Prozessen und Herausforderungen der Energiegesellschaft auskennt, konnte sie uns genau erklären, welche Systeme notwendig sind, was automatisiert werden muss, und welche Ideen Sinn machen – oder auch nicht.
Agiles Arbeiten ermöglicht es, flexibel auf Kundenwünsche zu reagieren.
Die von Elena Haberkamm und uns gemeinsam erarbeiteten Zwischenziele – also Features, Problemlösungen und Konzeptionen – wurden in zweiwöchigen Sprints umgesetzt. Mit jedem Sprint nahm das ERP-System mehr und mehr Gestalt an. Planungsphase, Konzeption, Ideenfindung, und Umsetzung gingen Hand in Hand ineinander über.
Das Ergebnis
Die Entwicklung eines ERP-Systems für die Gemeindewerke Adelsdorf hat gleich mehrere Probleme auf einmal gelöst: zum einen funktioniert die Verwaltung der Stadtwerke digital deutlich schneller und einfacher, zum anderen wurde eine einheitliche, klare Prozessstruktur entwickelt, von der das Unternehmen auch abseits des ERP-Systems profitiert.
Ein besonderer Fokus lag dabei auf der Entwicklung und Umsetzung eines funktionierenden, einheitlichen CMS-Prozesses. Dank der Einführung von ERPNext verschwinden keine Emails mehr zwischen unklaren Zuständigkeiten. Davon profitieren sowohl die Kunden, als auch die Energiegesellschaft.
Automatisierte Datenerfassungen und -auswertungen wurden auch ins Auge gefasst. Zunächst auf 100 KundInnen begrenzt, werden wichtige Daten zentral zusammengeführt und in eine auf die Branche angepasste, kooperativ entwickelte Struktur eingefügt. Im Idealfall kann so ein System automatisch KundInnen anschreiben, sofern Daten eine nötige Kontaktaufnahme nahelegen.
Und was sagt der Kunde zur Zusammenarbeit? “Die Rolle des PO war sehr neu für mich, aber ich bin sehr froh, mich darauf eingelassen zu haben. Es hat sich gelohnt – die Kommunikation und Betreuung war stets auf Augenhöhe und mir wurde selbst bei simpelsten Fragen immer weitergeholfen!”
Über den Autor
Laura Köpl ist unsere Projektleiterin ERPNext und unterstützt in Kundenprojekten als ERP-Prozess-Consultant. Außerdem verantwortet Sie den Vertrieb der K&K Software AG.
Privat hat sie - wenn sie nicht gerade auf dem Motorrad sitzt - als Vorsitzende des Hackerspace GEOLab e.V. eine Begeisterung für den kreativen Umgang mit Technik und freut sich auf den nächsten Chaos Communication Congress.
Laura Köpl ist Ihre Ansprechpartnerin für ERPNext-Projekte und Sie erreichen Sie unter 09382-3102-241 oder koepl@kk-software.de um die Details Ihres ERPNext-Projektes zu besprechen.
