Falls Sie nicht oder nicht mehr genau wissen, wie Scrum grundsätzlich funktioniert, haben wir für Sie hier eine praxisnahe Erklärung bereitgestellt.

Bei K&K Software entwickeln wir schon seit vielen Jahren agil. Deswegen haben wir mit diesem Typ des Projektmanagements auch schon viel praktische Erfahrung gesammelt. Einer der großen Vorteile dieser Arbeitsweise ist deren inhaltliche Flexibilität. Ein Softwareprojekt ist am Start nie in Stein gemeißelt; wenn beispielsweise Schwierigkeiten auftreten, können Features während des Prozesses neu bewertet und prioritisiert werden.

Genauso halten wir es auch mit unserem Unternehmen. Die K&K Software AG hat seit ihrer Gründung ihre Prozesse, Produkte und Arbeitsweisen immer wieder an neue Gegebenheiten angepasst. In dieser Tradition entwickeln wir bis heute aktiv unsere Arbeitsprozesse weiter.

In den vergangenen Monaten haben wir festgestellt, dass wir mit unsere bisherigen Methoden nicht mehr so effektiv und produktiv auf neue Anforderungen reagieren konnten, wie wir es in den letzten Jahren gewohnt waren. Anstatt trotzdem an der ‚alten‘ Methode festzuhalten, haben wir unsere Prozesse angesehen, analysiert und umgestellt. Seit einigen Wochen arbeiten wir nach einer leicht überarbeiteten Methode. Was wir dabei gelernt haben, was wir anders machen, und wie wir mit Scrum weitermachen, erfahren Sie in diesem Blogpost.

Wo die Probleme begraben lagen

Wir mussten feststellen,

dass die Rolle des POs

viel abverlangte.

Scrum basiert auf dem ständigen Austausch zwischen Product Owner (kurz PO) und Entwicklern. Der PO sammelt Wünsche (in sogenannten Stories), die er als Schnittstelle zwischen Stakeholdern und Entwicklern an das Scrum-Team weitergibt. Dabei wird er von einem Scrum Master unterstützt, der einen reibungslosten und effizienten Ablauf sicherstellt, indem er beispielsweise Tools zur Verfügung stellt oder Auswertungen vornimmt.

Trotz der Unterstützung durch den Scrum Master muss ein PO viel Zeit und breit gefächerte Kompetenzen mitbringen. Er muss sich in den Unternehmensprozessen und mit ERPNext auskennen. Außerdem nimmt die Tätigkeit viel Zeit in Anspruch. Deswegen kamen Kunden immer wieder mit dem Wunsch zu uns, diese Rolle als Dienstleistung buchen zu können.

Außerdem gab es einige strukturelle Schwächen an unserem bisherigen Scrum. Deswegen wurde uns klar, dass wir unseren Scrum-Prozess umgestalten müssen, um weiterhin den hohen Anforderungen unserer Kunden gerecht werden zu können.

Ein Experte im Boot

Um einen unbefangenen Blick auf unsere Situation zu bekommen, haben wir uns einen freien Scrum-Master zur Evaluation ins Boot geholt. Die Wahl fiel dabei auf Thorsten Scheller, der viele Jahre Expertise im Bereich IT hat, und heute als professioneller Scrum-Coach arbeitet. Wir warum uns sicher, dass er unsere Scrum-Transformation mit der nötigen Fachexpertise anleiten kann.

Arbeitet man nämlich zu lange nach einem festgelegten Muster, dann bekommt man schnell einen Tunnelblick. Die eigenen Workarounds und Exzentriken werden zur Normalität. Deshalb war es uns wichtig, dass ein Dritter auf unser Scrum blickt, um uns wieder an dessen Wurzeln zu erinnern. Im Zuge dieser Rückbesinnung haben wir kleinere Stellschrauben in unserem Projektmanagement angepasst. So haben wir einige selbst hinzugefügte Rollen entfernt, die Rolle des PO überarbeitet, und den Arbeitsablauf angepasst.

Ehe wir unsere Änderungen detailliert beschreiben, möchten wir erwähnen, dass dieser Prozess nie wirklich abgeschlossen sein kann. Vielmehr haben wir einen wichtigen Zwischenschritt erreicht. Ob wir mit der Optimierung zufrieden sind, oder ob weitere Anpassungen nötig sein werden, wird sich noch entscheiden.

Unser neues Projektmanagement

Was machen wir anders? Die Änderungen unseres neuen Scrums haben wir für Sie hier im Überblick zusammengefasst:

• Die Rolle des POs übernimmt der Consultant von K&K. In unseren bisherigen Scrum-Prozessen haben die POs zusammen mit unseren Consultants die Kundenwünsche stückweise zu User-Stories ausgebaut. Dieser Schritt entfällt; stattdessen trifft sich unser PO mit den Kunden, nimmt deren Wünsche auf und formuliert daraus dann die User-Stories. Dadurch wird der Prozess schneller, direkter und insbesondere für unsere Kunden erheblich weniger aufwändig. Erstens sind unsere Mitarbeiter mit unseren Arbeitsprozessen und dem Ökosystem rund um ERPNext vertraut. Zweitens spart das unseren Kunden ganz konkret Zeit; die Rolle des PO ist sehr involviert und erfordert viele zusätzliche Meetings. Das sind Stunden, die unsere Firmenkontakte jetzt in ihrem Business einplanen können.

• Wir haben unsere Meetings umgebaut. Durch die effizientere Gestaltung unserer Schnittstelle können wir die Zeit unserer Kunden und Entwickler effizienter bündeln und verteilen. Die Kommunikation zwischen K&K und Kunden findet jetzt in einem dezidierten Jour Fixe statt. Bei anderen Meetings, abgesehen von einer größeren Abnahme, muss der Kunde nicht mehr anwesend sein. Stattdessen wird er nur noch bei offenen Fragen konsultiert.

• Wir bieten jetzt auch Features statt nur Module an. Die letzte größere Änderung betrifft vor allem unsere Übergabepraxis. Anstatt in jedem Sprint etwas abliefern zu müssen, bieten wir jetzt auch an, Features über mehrere Sprints hinweg zu entwickeln und dann fertig an unsere Kunden auszuliefern.

Für eine detaillierte Aufstellung darüber, wie Scrum funktioniert, möchten wir nochmal auf unseren Blogpost „Scrum praxisnah erklärt“ verweisen. Die nächsten Wochen und Monate werden zeigen, ob unsere neue Herangehensweise an Scrum den hohen Anforderungen, die wir uns stellen, gerecht werden wird.

Sicher ist auf jeden Fall, dass die K&K Software AG nicht aufhören wird, sich konstant weiterzuentwickeln. Wir setzen uns weiterhin selbstkritisch mit unseren eigenen Arbeitsabläufen auseinander. Wir behalten, was funktioniert, haben aber auch keine Scheu, uns und unsere Prozesse zu hinterfragen.