Unsere Reise mit Scrum

von Adrian Döring⠀|⠀
zuletzt aktualisiert am 11.06.2024⠀|⠀veröffentlicht am 16.05.2024

Einer der größten Vorteile des Arbeitens mit Scrum ist die damit verbundene Flexibilität. Was ist aber, wenn man an der eigenen Herangehensweise an Scrum schrauben muss? Wir haben diese Erfahrung gemacht und möchten in diesem Blogpost davon erzählen.

Retrospektive als festes Event im Scrum-Prozess
Jüngst mussten wir ein paar schlechte Gewohnheiten droppen.

Falls Sie nicht oder nicht mehr genau wissen, wie Scrum grundsätzlich funktioniert, haben wir für Sie hier eine praxisnahe Erklärung bereitgestellt.

Bei K&K Software entwickeln wir schon seit vielen Jahren agil. Deswegen haben wir mit diesem Typ des Projektmanagements auch schon viel praktische Erfahrung gesammelt. Einer der großen Vorteile dieser Arbeitsweise ist deren Anpassbarkeit. Ein Softwareprojekt ist am Start nie in Stein gemeißelt; wenn beispielsweise Schwierigkeiten auftreten, kann während des Entwicklungsprozesses immer noch umgesteuert werden.

Genauso halten wir es auch mit unserem Unternehmen. Die K&K Software AG hat seit ihrer Gründung ihre Prozesse, Produkte und Arbeitsweisen immer wieder an neue Gegebenheiten angepasst. In dieser Tradition entwickeln wir bis heute aktiv unsere Arbeitsprozesse weiter.

In den vergangenen Monaten haben wir festgestellt, dass unsere Scrum-Methoden nicht mehr so effektiv und produktiv funktionieren, wie wir es uns anfangs vorgestellt haben. Anstatt trotzdem an der ‚alten‘ Methode festzuhalten, haben wir unsere Prozesse angesehen, analysiert und umgestellt. Seit einigen Wochen arbeiten wir nach einer leicht überarbeiteten Methode. Was wir dabei gelernt haben, was wir anders machen, und wie wir mit Scrum weitermachen, erfahren Sie in diesem Blogpost.

Wo die Probleme begraben lagen

Wir mussten feststellen,

dass die Rolle des POs

viel abverlangte.

Scrum basiert auf dem ständigen Austausch zwischen Product Owner (kurz PO) und Entwicklern. Der PO sammelt Wünsche (in sogenannten Stories), die er als Schnittstelle zwischen Kunden und Entwicklern an das Scrum-Team weitergibt.

Ein PO muss viel Zeit und breit gefächerte Kompetenzen mitbringen. Als Schnittstelle zwischen zwei Unternehmen muss er sich in den Unternehmensprozessen und mit ERPNext gleichermaßen auskennen. Wir mussten leider immer wieder feststellen, dass die Rolle des POs einigen Kunden zu viel abverlangte.

Wir haben außerdem zunehmend gemerkt, dass unsere Entwicklungspipeline nicht ganz rund funktioniert. Das hat nichts mit dem Können irgendwelcher Beteiligten zu tun. Stattdessen stellten wir fest, dass die auftretenden Probleme strukturell waren; uns wurde schnell klar, dass der Prozess selbst optimiert werden muss. 

Ein Experte im Boot

So hat unser Scrum früher einmal funktioniert. Dieses Prinzip haben wir inzwischen ordentlich entschlackt.

Um einen unbefangenen Blick auf unsere Situation zu bekommen, haben wir uns einen freien Scrum-Master zur Evaluation ins Boot geholt. Die Wahl fiel dabei auf Thorsten Scheller, der viele Jahre Expertise im Bereich IT hat und deswegen unsere Scrum-Transformation mit der nötigen Fachexpertise anleiten kann.

Arbeitet man nämlich zu lange nach einem festgelegten Muster, dann bekommt man schnell einen Tunnelblick. Die eigenen Workarounds und Exzentriken werden zur Normalität. Deshalb war es uns wichtig, dass ein Dritter auf unser Scrum blickt, um uns wieder an dessen Wurzeln zu erinnern. Im Zuge dieser Rückbesinnung haben wir kleinere Stellschrauben in unserem Projektmanagement angepasst. So haben wir einige selbst hinzugefügte Rollen entfernt, die Rolle des PO überarbeitet, und den Arbeitsablauf angepasst.

Ehe wir unsere Änderungen detailliert beschreiben, möchten wir erwähnen, dass dieser Prozess noch nicht abgeschlossen ist. Vielmehr haben wir einen wichtigen Zwischenschritt erreicht. Ob wir mit der Optimierung zufrieden sind, oder ob weitere Anpassungen nötig sein werden, entscheidet sich in den kommenden Wochen.

Unser neues Projektmanagement

Was machen wir anders? Die Änderungen unseres neuen Scrums haben wir für Sie hier im Überblick zusammengefasst:

  • Unser PO ist jetzt Teil von K&K Software. Mit wenigen Ausnahmen stellen unsere Kunden nicht mehr den Product Owner. Stattdessen bilden jetzt Mitarbeiter von K&K Software die Schnittstelle zwischen Kunden und Entwickler. Das hat mehrere Vorteile. Erstens sind unsere Mitarbeiter mit unseren Arbeitsprozessen und dem Ökosystem rund um ERPNext vertraut. Zweitens spart das unseren Kunden ganz konkret Zeit; die Rolle des PO ist sehr involviert und erfordert viele zusätzliche Meetings. Das sind Stunden, die unsere Firmenkontakte jetzt anderswo einplanen können.

  • Die Rolle des POs übernimmt der Consultant von K&K. In unseren bisherigen Scrum-Prozessen haben die POs zusammen mit unseren Consultants die Kundenwünsche stückweise zu User-Stories ausgebaut. Dieser Schritt entfällt; stattdessen trifft sich unser PO mit den Kunden, nimmt deren Wünsche auf und formuliert daraus dann die User-Stories. Dadurch wird der Prozess schneller, direkter und insbesondere für unsere Kunden erheblich weniger aufwändig.

  • Wir haben unsere Meetings umgebaut. Durch die effizientere Gestaltung unserer Schnittstelle können wir es zukünftig vermeiden, zusätzliche Meetings für die Ausgestaltung von User-Stories zu veranschlagen. Stattdessen findet die Kommunikation zwischen K&K und Kunden in einem dezidierten Jour Fixe statt. Beim Refinement-Meeting mit dem PO und den Entwicklern muss der Kunde nicht mehr anwesend sein. Stattdessen wird er nur noch bei offenen Fragen konsultiert.

  • Wir denken in Features statt Modulen. Die letzte größere Änderung betrifft vor allem unsere Übergabepraxis. Anstatt in jedem Sprint etwas abliefern zu müssen, bauen wir – manchmal auch über mehrere Sprints hinweg – Features in ERPNext ein, die wir dann den Kunden fertig präsentieren. Auf diese Art erhalten unsere Kunden greifbare Fortschritte anstatt Stückwerk.

Für eine detaillierte Aufstellung darüber, wie Scrum funktioniert, möchten wir nochmal auf unseren Blogpost „Scrum praxisnah erklärt“ verweisen. Die nächsten Wochen und Monate werden zeigen, ob unsere neue Herangehensweise an Scrum den hohen Anforderungen, die wir uns stellen, gerecht werden wird.

Sicher ist auf jeden Fall, dass die K&K Software AG nicht aufhören wird, sich konstant weiterzuentwickeln. Wir setzen uns weiterhin selbstkritisch mit unseren eigenen Arbeitsabläufen auseinander. Wir behalten, was funktioniert, haben aber auch keine Scheu,  uns und unsere Prozesse zu hinterfragen.

Ein Beitrag von: Adrian Döring

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