Arbeitszeiterfassung wird verpflichtend

Mitte September hat das Bundesarbeitsgericht entschieden: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter*innen erfassen – egal, ob im Büro, in der Werkhalle oder im Homeoffice. Die genauen Details zur Umsetzung der Arbeitszeiterfassung sind noch unbekannt. Aber gerade für Unternehmen, die viele Kräfte im Homeoffice haben, lohnen sich vorbeugende Schritte schon jetzt.

Wenn Sie schon ERPNext nutzen, dann können Sie eine umfassende Arbeitszeiterfassung reibungslos in Ihr System integrieren. Wenn Sie an ERPNext interessiert sind, sich aber noch unsicher sind, dann lesen Sie hier mehr über die Vorteile eines soliden ERP-Systems.

Gut verknüpft

Um die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter*innen erfassen zu können, müssen diese zuerst in Ihrem System eingebunden und verknüpft sein. Haben Sie bereits ein voll funktionales ERPNext, sollte das ganz am Anfang geschehen sein – angelegte Mitarbeiter*innen braucht man ja auch z.B. zur Urlaubs-, Gehalts-, oder Fortbildungsplanung.

Apropos Planung: haben Ihre Mitarbeiter*innen regelmäßige Arbeitszeiten, ist es sinnvoll, für sie Arbeitsschichten anzulegen. Dafür legen Sie einfach ein Schichtdokument an. In dem können Sie angeben, wann die Schicht anfangen und enden soll, ob sich Ihre Mitarbeiter*innen schon vorher oder nachher einloggen können, und die Schichtzeiten direkt mit der Feiertags- und Urlaubsplanung verknüpfen.

Sie können auch ein „Employee Checkin“ ohne Schichten erstellen, wenn Ihre Mitarbeiter*innen beispielsweise in Gleitzeit arbeiten.

Unkompliziert eingetragen

1. Für Ihre Mitarbeiter*innen gibt es drei Möglichkeiten, Beginn und Ende der Arbeitszeit durchzugeben. Wenn Sie keine Schicht zugewiesen haben, können die Mitarbeiter*innen einfach das für sie angelegte „Employee Checkin“-Modul in ERPNext öffnen, dort den Logtype (Login respektive Logout) einstellen, die genaue Uhrzeit des Eintreffens angeben und auf ‚Speichern‘ drücken.

2. Haben Sie eine Schicht zugewiesen, können die Mitarbeiter*innen das Modul öffnen, die Schicht auswählen und auf ‚Speichern‘ drücken.

Hinweis: Inzwischen kann ERPNext unterscheiden, ob man sich vom Betrieb oder aus dem Homeoffice einwählt.

3. Sie können auch ein Biometriegerät nutzen, um die An- und Abwesenheit von Mitarbeiter*innen zu managen. Mit den richtigen Workarounds und dank der mächtigen API-Unterstützung von ERPNext ist prinzipiell jedes Gerät kompatibel – nutzen Sie aber Geräte, die beispielsweise auf das ZKProtocol setzen, gibt es fertige Skripte zur Einbindung.

Arbeitszeiterfassung automatisch gemacht

Wird der eingerichtete Checkin regelmäßig von Ihren Mitarbeiter*innen genutzt, werden die Daten automatisch in einem Log gespeichert. Ein bei Ihnen oder in einem deutschen Systemhaus gehostetes ERPNext-System ist außerdem DSGVO-konform. Damit halten Sie automatisch die strengsten möglichen Standards der Arbeitszeiterfassung ein, die gerade auf dem Tisch liegen. Sie müssen sich also keine Sorgen mehr über die genaue Gesetzgebung machen.

Der Mehraufwand, wenn Sie schon ein ERPNext-System haben, beläuft sich dabei auf die Anlage eines einzigen Moduls. Wenn Sie Fragen haben oder selbst zu ERPNext migrieren wollen, dann helfen wir Ihnen gerne weiter.

K&K Software ist Ihr Experte für Digitalisierung, Entwicklung und ERP im Großraum Unterfranken. Mit einem angeschlossenen Systemhaus und über 20 Jahren Erfahrung in der IT sind wir bestens aufgestellt, Sie bei Ihrer digitalen Transformation zu unterstützen.