Artikel in ERPNext anlegen

von Henning Wendtland⠀|⠀
zuletzt aktualisiert am 17.07.2023⠀|⠀veröffentlicht am 08.05.2023

Artikel in ERPNext anlegen

Achtung: Diese Anleitung ist nur auf ERPNext v14 anwendbar.

Obwohl ERPNext in den meisten FĂ€llen durchaus intuitiv bedienbar ist, finden sich immer wieder Verzahnungen, die auf den ersten Blick eher Verwirrung auslösen können. Keine Sorge – das liegt dann nicht an Ihnen!

In diesem Artikel nehmen wir die Anlage neuer Artikel unter die Lupe. Dazu klĂ€ren wir erst einmal, was ERPNext eigentlich unter einem Artikel versteht. Anschließend fĂŒhren wir Sie kurz durch die verschiedenen SchaltflĂ€chen und klĂ€ren, welche Sie wann ĂŒberhaupt brauchen, und was Sie ignorieren können. Zuletzt haben wir ein ausfĂŒhrliches FAQ fĂŒr Sie vorbereitet.

Was ist eigentlich ein Artikel?

Intuitiv wĂŒrde man sagen: alles, was in einem Laden zum Verkauf steht. ERPNext fasst den Begriff aber deutlich weiter – was auch viele SchaltflĂ€chen erklĂ€rt, die man fĂŒr Verkaufsartikel erst einmal gar nicht braucht.

 Im Grunde ist jeder buchhalterisch relevante Gegenstand in der Firma ein Artikel. Das schließt auch immaterielle GegenstĂ€nde wie Dienstleistungen ein. 

Sei es ein Fertigungsteil im Lager, ein Dienstrechner, -handy, oder eben das verkaufte Produkt – zum Beispiel eine Dienstleistung – alles ist bei ERPNext ein Artikel. Der etwas verwirrende Begriff ist ein Artefakt aus der Übersetzung aus dem Englischen. Da heißt der Artikel nĂ€mlich schlicht ‚Item‘; ein Wort mit einer viel breiteren Verwendung.

Alle Reiter kurz erklÀrt

Um einen Artikel anzulegen, klicken Sie im Bereich „Artikel“ oben rechts auf „HinzufĂŒgen Artikel“. FĂŒr eine detaillierte Anlage klicken Sie auf „VollstĂ€ndiges Formular bearbeiten“. Jetzt sehen Sie oben zunĂ€chst eine Reihe an Reitern, die sogenannten „Tab Views“. Wahrscheinlich sind nicht alle fĂŒr Sie relevant.

Details ‱ FĂŒr die wichtigsten Fragen rund um den Artikel; die Benennung im ERPNext-System, die ZĂ€hlweise, wichtige Variablen (siehe FAQ) und allgemeine Beschreibungen.

 Wichtig fĂŒr alle Artikel

 → Varianten ‱ Dieser Reiter taucht nur dann auf, wenn Sie „Hat Varianten“ im Reiter „Details“ ausgewĂ€hlt haben. Hier können Sie die Variablen der Varianten festlegen.

Lagerbestand ‱ Hier finden Sie alle Details rund um die Logistik Ihres Artikels; von Haltbarkeit und Gewicht bis zur automatischen Nachbestellung.

 Wichtig fĂŒr Artikel in Ihrem Logistiksystem

Buchhaltung ‱ FĂŒgen Sie fĂŒr Ihre Artikel Informationen von Preislisten ĂŒber Kontoverbuchungen (beim Ein- und Verkauf) bis hin zu Lieferanten hinzu, indem Sie ganz rechts auf „Bearbeiten“ klicken.

 Optional fĂŒr Artikel im Ein- und Verkauf

Einkauf ‱ Dieser Reiter ist wichtig, wenn Sie den Artikel einkaufen möchten. Legen Sie hier die Einkaufsmaße, mögliche Zulieferer, Lieferzeiten oder Mindestbestellmengen ein.

 Wichtig fĂŒr Artikel, die Sie einkaufen

Vertrieb ‱ Das Gegenteil des Einkaufs. Dieser Reiter ist wichtig, wenn Sie den Artikel verkaufen wollen. Sie können hier Kunden, Verkaufseinheiten und mögliche Rabatte festlegen.

 Wichtig fĂŒr Artikel, die Sie verkaufen

Steuer ‱ Hier können Sie grundlegende Steuerinformationen festlegen. FĂŒr die Steuerbuchhaltung empfehlen wir aber den Anschluss an ein Programm, das auf deutsche Buchhaltung spezialisiert ist.

 Optional fĂŒr Artikel im Ein- und Verkauf

QualitĂ€t ‱ Hier können Sie eine Inspektionsvorlage auswĂ€hlen oder erstellen. Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie einfach auf das einzige Feld und dann auf „Neu erstellen: QualitĂ€tsinspektionsvorlage“.

 Optional fĂŒr Artikel in der Fertigung

Fertigung ‱ Diese SchaltflĂ€che ist wichtig, wenn Sie den Artikel nicht selbst herstellen. Haben Sie schon einen Hersteller unter „Lager“ definiert, können Sie ihn hier mit dem Artikel verknĂŒpfen. Wenn Sie die Artikelfertigung an einen Zulieferer auslagern möchten, können Sie hier einstellen, ob Sie die Materialien selbst zur VerfĂŒgung stellen.

 Optional fĂŒr Artikel in externer Fertigung

Frequently Asked Questions (FAQ)

Details

Welche Felder sind verpflichtend?

Der Artikelcode, die Artikelgruppe, und die Maßeinheit. Bonustip: Im Doctype „Artikelgruppe“ können Sie Ihre Artikelgruppen auch in einer Baumstruktur organiseren.

Was macht ein Artikel-Code, und kann ich stattdessen meine Artikelnummern nutzen? 

Der Artikel-Code ist das KĂŒrzel, unter dem sich das ERPNext-System den Artikel merkt. Der Code wird aus den verfĂŒgbaren Informationen vom System generiert und ist daher ein Pflichtfeld. Alternativ können Sie auch auf einen Nummernkreis umstellen, wenn Sie lieber mit Artikelnummern arbeiten.

Kann ich die Parameter der Standardmaßeinheit Ă€ndern?

Ja. Klicken Sie dazu rechts im entsprechenden Feld auf den Pfeil nach rechts, um in das verlinkte Modul zu kommen.

Was heißt „Hat Varianten“?

Manche Artikel unterscheiden sich nur in einer Variable voneinander – zum Beispiel bei verschiedenen Farben und GrĂ¶ĂŸen eines KleidungsstĂŒcks. Sie können dann „Varianten“ einstellen. Die meisten Informationen werden geteilt, es werden aber unterschiedliche Codes automatisch generiert und in ERPNext eingepflegt.

Was heißt „Artikel in Fertigung einbeziehen“?

Nicht jeder Artikel ist etwas, das Sie produzieren. Unter diesen UmstÀnden können Sie dieses Feld deaktivieren, damit die Materialien nicht versehentlich in den Fertigungsprozess eingebunden werden.

Wie berechnet sich der Wertansatz?

Der Wertansatz beschreibt den Preis, mit dem der Artikel im Lager hinterlegt wird. In der Regel ist das der Einkaufspreis.

Was ist ein Anlagevermögen?

Das Anlagevermögen beschreibt Artikel, die als Assets fix zu Ihrem Unternehmen gehören – zum Beispiel BĂŒromaterial oder IT-GerĂ€te.

Lagerbestand

Was lege ich unter „Standard-Material anfordern Typ“ bzw. „Materialanfragetyp“ fest?

In diesen Feldern legen Sie fest, woher Sie den Artikel beziehen – beispielsweise aus dem Einkauf, der Fertigung, oder vom Kunden.

Was hat es mit den Bewertungsmethoden auf sich?

 Legen Sie hier fest, wie Ihr Lager die Kosten fĂŒr aus dem Lager entfernte Artikel berechnet. Bei LIFA („Last In-First Out“) wird der letzte Artikel genutzt; bei FIFO („First In-First Out“) der frĂŒheste vorhandene. Bei „Gleitender Durchschnitt“ wird jedes Mal der Durchschnitt aller verbleibenden Artikel berechnet.

Was ist negativer Lagerbestand?

Negativer Lagerbestand existiert nur virtuell und tritt auf, wenn ein Artikel in einer grĂ¶ĂŸeren Menge aus dem Lager gebucht wird, als er eingelagert sein sollte – zum Beispiel wegen BuchungslĂŒcken oder bei VerkĂ€ufen von noch nicht eingetroffenen Waren. Ob Sie dieses KĂ€stchen aktiv haben wollen, hĂ€ngt vom Workflow Ihres Unternehmens ab.

Was bedeutet „Check-In (Gruppe)“?

Bei der automatischen Nachbestellung legt diese SchaltflÀche den Ort fest, an dem der Bestand kontrolliert wird.

Buchhaltung

Kann ich die Variablen des Standardlagers direkt bearbeiten?

Ja, das Lagermodul ist hier mit dem Artikelmodul verlinkt. Klicken Sie im Feld „Standardlager“ einfach auf den Pfeil rechts.

Einkauf

Wann sollte ich „Allow Purchase“ deaktivieren?

Mit diesem KĂ€stchen will ERPNext verhindern, dass Ihr Einkauf versehentlich Artikel kauft, die zum Beispiel eigentlich als Assets oder fĂŒr den Verkauf angelegt wurden. Deaktiveren Sie den Einkauf fĂŒr jeden Artikel, den Sie nicht explizit zukaufen möchten!

Was ist ein Rechnungsabgrenzungsposten?

Dieses Feld ist wichtig, wenn Sie (1) Ihre Buchhaltung ĂŒber ERPNext abwickeln und (2) Ein- oder VerkĂ€ufe in Vorkasse abwickeln. Bei einer Vorkasse gibt es eine bestimmte Periode, in der zwar der Artikel den Besitzer gewechselt hat, der Gegenwert aber noch nicht eingetroffen ist. Ein virtuelles Äquivalent wird dann in ein Verbindlichkeitskonto eingetragen, damit die Buchhaltung sauber weiterarbeiten kann.

Welche Daten sind mit dem Herkunftsland verknĂŒpft?

In der Regel nur Zeitzone, das Datums- und das Zeitformat.

Vertrieb

Wann sollte ich „Allow Sales“ deaktivieren?

Wie bei „Allow Purchase“ im Einkauf geht es hier darum, dass sichergestellt wird, dass nicht versehentlich ein unverkĂ€uflicher Artikel in den Verkauf gerĂ€t. Deaktivieren Sie „Allow Sales“ immer, wenn Sie nicht planen, einen Artikel dezidiert zu verkaufen.

Wann greift „Provision gewĂ€hren“?

Dieses KĂ€stchen gibt dem Vertrieb spĂ€ter die Möglichkeit, z.B. bei der Erstellung eines Angebots eine Provision hinzuzufĂŒgen.

Was ist ein Rechnungsabgrenzungsposten?

 Diese Frage haben wir unter „Einkauf“ beantwortet.

Steuer

Warum empfehlen wir nicht, die Steuern ĂŒber ERPNext abzuwickeln?

ERPNext basiert auf FrappĂ©. Das System wurde ursprĂŒnglich nicht in Deutschland entwickelt. Aufgrund der relativ kleinen Kundenbasis in Deutschland hat es sich bisher noch nicht gerechnet, das außergewöhnlich komplexe Steuersystem vollstĂ€ndig abzubilden. 

Was empfehlen Sie stattdessen?

ERPNext verfĂŒgt zum GlĂŒck ĂŒber eine mĂ€chtige API. Deswegen können Sie Buchhaltungssoftware wie Lexware oder DATEV problemlos an das System anbinden.

QualitÀt

Was ist eine QualitÀtsinspektionsvorlage?

Sie können hier QualitĂ€tsparameter festlegen, die vor dem Kauf oder Anlieferung eines Artikels auf jeden Fall erfĂŒllt werden mĂŒssen. Diese Parameter können frei an Ihre Prozesse angepasst werden. Sie können festlegen, welche Mitarbeitenden die Kontrolle durchfĂŒhren.

Fertigung

Warum sind hier so wenige SchaltflÀchen?

Wenn Sie einen Hersteller unter „Lager“ > „Artikel Hersteller“ erstellt und hinzugefĂŒgt haben, tauchen rechts weitere SchaltflĂ€chen auf, bei dem Sie festlegen können, welcher Hersteller diesen Artikel unter welchem Herrstellungscode fertigt.

Wann ist ein Artikel fertig?

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie bei der Anlage eines Artikels nicht einen Bruchteil der SchaltflĂ€chen ausfĂŒllen. Nutzen Sie diese Anleitung als Orientierung dafĂŒr, welche Reiter fĂŒr Sie ĂŒberhaupt relevant sind.

Wenn Sie weitere Fragen haben, oder denken, dass wir in unserem FAQ etwas ĂŒbersehen haben, dann melden Sie sich doch einfach bei uns. Weitere Informationen ĂŒber unseren Betrieb, sowie Kontaktdaten finden Sie unten auf dieser Seite oder unter: erp-beratung.team/unternehmen/.

Wenn Sie ERPNext in einer zwangloseren Umgebung ausprobieren möchten, dann nutzen Sie eines unterer Demosysteme: demo-magic.erp-beratung.team/.

Das Foto zeigt die 27 Mitarbeiter der K&K Software AG.

Team K&K Software AG

Wir bei K&K arbeiten in einem interdisziplinĂ€ren Team zusammen. Das ist wunderbar, da so viele unterschiedliche DenkansĂ€tze ins Unternehmen kommen. Unsere Erfahrungsberichte, Branchennews, Anleitungen und Sonstiges stellen wir regelmĂ€ĂŸig in diesem Blog online.

zuletzt aktualisiert am 17.07.2023⠀|⠀veröffentlicht am 08.05.2023

Ein Beitrag von: Henning Wendtland

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