Der Wechsel zu einem System wie ERPNext kann zwar relativ sanft gestaltet werden, stellt aber immer noch eine grundlegende Weichenstellung für die Prozesse in Ihrem Unternehmen dar. Bei der K&K Software AG begleiten wir deswegen den Umzugsprozess intensiv mit Workshops, Kanban-Boards und Projektplänen.

Die Digitalisierung der Unternehmensprozesse im Rahmen eines ERP-Systems kann einem Unternehmen dabei helfen, sich selbst in einer sich stets verändernden Wirtschaftslandschaft zu etablieren. Nicht nur, weil man ein ERP-System in der Regel für mehrere Jahrzehnte nutzt, sondern auch, weil der Planungs- und Einrichtungsprozess Stabilität und Orientierung gibt.

Im folgenden Blogpost haben wir die drei wichtigsten Faktoren zusammengefasst, die Ihr Unternehmen bei der Einrichtung von ERPNext zukunftsfähig machen. Als Grundlage dient dabei unsere persönliche Erfahrung bei der Betreuung und Einrichtung von ERPNext-Systemen bei Kunden in verschiedenen Branchen und mit verschiedenen Strukturen.

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Die Projektplanung hilft bei der Selbstfindung.

Viele Kunden, die für ein ERP-System zu uns kommen, sind schon seit langer Zeit am Markt. Logisch: ERP macht zwar für die meisten Unternehmen Sinn, notwendig wird es aber vor allem ab einer bestimmten Größe. Diese Kunden haben oft lange organisch gewachsene Systeme und Prozesse. Das ist normal, kann aber auch zu Problemen führen.

Es kann dann passieren, dass man im Unternehmensalltag das große Ganze sukzessive aus den Augen verliert. Das wiederum führt zu immer eigenwilligeren und ineffizienteren Prozessen, die nicht mehr wirklich ineinandergreifen. Das liegt daran, dass man verschiedene Softwares und Workflows miteinander kombiniert, die nur in einem bestimmten Konstrukt überhaupt zusammenpassen. Schlimmer noch: man verliert das Gefühl dafür, nach welchen Mustern die eigenen Unternehmensprozesse überhaupt ablaufen.

Bei unseren Workshops sehen wir uns Ihr Unternehmen genau an und versuchen, Ihre Prozesse in ein neues System zu überführen. Nachdem Sie mit uns Ihre Arbeitsprozesse aufgeschlüsselt und dekonstruiert haben, erhalten nicht nur ein einheitliches System, sondern auch einen neuen Blick auf Ihr eigenes Unternehmen. Sie lernen Ihre Prozesse aus einem neuen Blickwinkel kennen und können sich so wieder auf die Strukturen Ihres Unternehmens besinnen.

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Stabilität und Flexibilität in unruhigen Zeiten.

Vielen Branchen entwickeln sich aktuell sehr schnell und sehr grundlegend. Die generelle Situation der Märkte wird von einigen unserer Kunden ebenfalls als erratisch wahrgenommen; da ist es wichtig, bereits ein Kernsystem zu haben, das als Ankerpunkt für die notwendige Stabilität sorgt, andererseits aber auch flexibel genug ist, um je nach Bedarf angepasst zu werden.

ERPNext ist modular und anpassbar. Das bedeutet, dass Sie das System auf Ihr Unternehmen und Ihre aktuellen Prozesse zuschneiden können. Wenn sich die Situation Ihres Unternehmens aber ändert, dann können Sie flexibel darauf reagieren, indem Sie beispielsweise neue Prozesse integrieren oder sogar neue Module anlegen. Auf diese Art haben Sie das Beste aus beiden Welten: die Stabilität eines einheitlichen Systems und die Flexibilität einer anpassbaren Lösung.

Und weil ERPNext obendrein lizenzkostenfrei ist, können Sie das System problemlos auch nach oben und unten skalieren. Arbeitsplätze, MitarbeiterInnen und sogar ganze Abteilungen können mir nur wenigen Klicks angelegt und wieder entfernt werden. Es ist nicht nötig, sich nach einem plötzlichen Wachstumsschub eine Menge neuer Lizenzen kaufen zu müssen, die am Ende noch monatlich abgerechnet werden, wodurch bleibende Kosten in die Höhe schießen – ERPNext ist stattdessen einfach immer so groß wie Ihr Unternehmen.

Hier laufen alle Fäden zusammen.

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Ein dokumentiertes Firmensystem.

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels haben viele Unternehmen einen relativ großen Mitarbeiterdurchlauf. Das bedeutet, dass immer wieder neue Kräfte angelernt werden müssen, und das sollte im Idealfall auch so schnell wie möglich gehen. Gerade wenn Ihr System organisch gewachsen ist, dann führt das schnell zu Problemen. Denn was für einen Mitarbeiter vor zwanzig Jahren gut funktioniert hat, muss nicht unbedingt das Richtige für eine neue Fachkraft sein.

ERPNext ist ein einheitliches und gut dokumentiertes System. Das bedeutet, dass man neue Arbeitskräfte relativ schnell darin einlernen kann. Das macht sich auch in den Workflows bemerkbar – neue Fachkräfte müssen keine manchmal etwas eigenwilligen Prozesse lernen, sondern können sich auf eine systematisch auf- und ausgebaute Lösung verlassen. Das Wissen bleibt außerdem in Ihrer Firma, selbst wenn Arbeitskräfte wieder abgehen.

Auch hier hilft der Spagat zwischen einem soliden System und flexibler Anpassung. Mit ERPNext müssen Sie keinen Kompromiss zwischen Anpassbarkeit und Zugänglichkeit eingehen. Stattdessen haben Sie ein ERP-System, das für neue MitarbeiterInnen schnell zugänglich und gut dokumentiert ist, gleichzeitig aber auch in Kooperation mit Ihren IT-Partnern auf Ihr Unternehmen zugeschnitten wurde.

Die Einrichtung eines ERP-Systems hilft Ihnen bei Ihren alltäglichen Aufgaben. Es kann Logistik-, Vertriebs- oder Verwaltungstätigkeiten erleichtern, Prozesse digitalisieren und Ihr Management zentral zusammenführen. Darüber hinaus macht ERP Ihr Unternehmen aber auch auf verschiedene Arten zukunftsfähig – besonders in Branchen, die sich schnell transformieren.

Das macht die Einrichtung eines solchen Systems nicht unbedingt einfacher, aber auf jeden Fall noch wichtiger; und mit einem guten IT-Partner an Ihrer Seite, mit seriöser und umfassender Beratung sowie einem auf Ihr Unternehmen angepasstem System können Sie das maximale Potential von ERP nutzen.

Wenn Sie lesen möchten, wie wir in anderen Unternehmen erfolgreich ERPNext eingeführt haben, dann werfen Sie doch einen Blick auf unsere Success Stories. Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie uns einfach – wir helfen Ihnen gerne weiter.