ERPNext für Dermatest

Die Herausforderung

Als die Dermatest GmbH mit Sitz in Münster im Zuge der Einrichtung eines neuen ERP-Systems auf uns zugekommen ist, war das Unternehmen schon lange erfolgreich am Markt etabliert. Das unabhängige Testinstitut überprüft seit 1978  die Hautverträglichkeit von Kosmetika, Bedarfsgegenständen und Medizinprodukten. Das Siegel des Familienunternehmens ist international bekannt und steht seit seiner Einführung für Vertrauen und Sicherheit.

Um dem Wachstum des Unternehmens, sowie den Herausforderungen der Zeit angemessen begegnen zu können, braucht es ein solides Softwarefundament. Das sollte einerseits eine Skalierung erlauben, und andererseits die individuellen Bedürfnisse des Instituts akkurat abbilden. Auch die zunehmende Internationalisierung und ein neuer Standort in Seoul (Südkorea) machten eine grundlege Erneuerung immer notwendiger.

Bei Dermatest kommen verschiedene organisatorische Herausforderungen zusammen: eine große Firma, die weiter expandiert und ihre Prozesse entsprechend skalieren muss, eine Außenstelle in einer anderen Zeitzone, sowie eine Branche mit vielen ungewöhnlichen Prozessen und komplexen Anforderungen.

Die Suche

Bei der Evaluation verschiedener Optionen fiel der Blick schnell auf ERPNext. Laut Projektleiter Robin Sanders, gab es keine ernst zu nehmende Alternative, da die Firma ein zuverlässiges und international funktionierendes Framework brauchte, das sich außerdem den Prozessen der Firma anpassen können musste. ERPNext war das einzige System, das alle Anforderungen erfüllen konnte.

Mit der Auswahl eines Systems ist es aber noch nicht getan. Für jedes größere Softwareprojekt braucht man einen verlässlichen Partner. Den fand Dermatest zunächst bei einem Freelancer. Der Umzug eines ganzen Unternehmens in eine individualisierte, modulare Umgebung erwies sich aber als zu viel für eine einzelne Schulter: ein ganzer Betrieb musste her. Im Idealfall einer, der sich sowohl mit ERPNext auskennt, als auch Erfahrung mit der Migration von Betriebssystemen hat.

Für jedes größere Softwareprojekt braucht man einen verlässlichen Partner.

Und so kreuzten sich die Wege von Dermatest und K&K. Gemeinsam analysierten wir, welche Prozesse bereits funktionierten und bei welchen es noch etwas zu tun gab. Wir erstellten einen umfassenden Projektplan, der dabei helfen sollte, den Umzug so reibungslos wie möglich über die Bühne zu bringen.

Die Entwicklung

Das ERPNext-System der Dermatest GmbH ist auf die firmeneigenen, besonderen Gegebenheiten zugeschnitten worden. Eine hochspezialisierte Branche wie Dermatologie benötigt viele ebenso hochspezialisierte Module, und die internationale Ausrichtung des Unternehmens verlangt nach Lösungen für Sprachbarrieren und Zeitverschiebungen.

Eine Umstellung der gesamten Prozesslandschaft erweist sich immer dann als schwierig, wenn es keine Vakanz geben darf und eine Einarbeitung parallel zum Tagesgeschäft stattfinden muss. Um die Mitarbeiter an das neue System zu gewöhnen und parallel die Entwicklung weiterer Module zu ermöglichen, wurde auf agiles Arbeiten gesetzt. Mit der Scrum-Methode werden modular und in ständiger Abstimmung neue Programmteile entwickelt und etabliert.

Es war dem Kunden zunächst wichtig, ein grundsolides System zum Management der Betriebsabläufe zu erstellen, um die Kommunikation zwischen den Standorten zu standardisieren und schnelle und reibungslose Testabläufe zu garantieren. Außerdem mussten die häufigen und wichtigen Weiterbildungen einfach verwaltet werden können. Zu diesen Zwecken entwickelten wir im Tandem eine Reihe an Modulen, die genau auf die Arbeitsabläufe bei Dermatest angepasst sind.

Laborarbeit

Im täglichen Ablauf von Dermatest müssen vor allem zwei Sachen reibungslos funktionieren: das Festhalten und die Weitergabe aller relevanten Informationen über die anstehenden Testungen, sowie die schnelle Eingabe und Einbindung der Ergebnisse in einem größeren System.

„Wir kommen morgens ins Büro und sehen, was unsere Kollegen in der Nacht gemacht haben.“

Das ist vor allem hinsichtlich der Außenstelle in Südkorea unabdingbar. „Wir kommen morgens ins Büro, und sehen, was unsere Kollegen in der Nacht gemacht haben“, erklärt mir Projektleiter Robin Sanders. „Und das ganz ohne lange Emails und Telefonate auszutauschen.“ ERPNext lässt die beiden Standorte so eng zusammenrücken, dass internationale Kooperation nicht komplizierter ist als ein Schichtwechsel.

In die Schule

Ein Unternehmen wie Dermatest darf nie auf der Stelle stehen. Da die tägliche Arbeit auf Forschung aufbaut, und diese sich naturgemäß ständig weiterentwickelt, ist es notwendig, alle Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand zu halten. Dies ist gerade auch mit Blick auf die Akkreditierung und ISO-Zertifizierung unerlässlich.

Diesen besonderen Anforderungen in Sachen Weiterbildung haben wir mit einem dafür angepassten Modulkomplex Rechnung getragen. Das Personalmanagement kann jederzeit einsehen, wann Mitarbeitende an Schulungen teilnehmen und die User können eigene Fortbildungsprogramme erstellen.

Für Dermatest hat das zwei Vorteile: zum einen ist es mit ERPNext einfach, verschiedene Personaldaten zu verknüpfen und effizientes Schulungsmanagement betreiben zu können. Zum anderen garantiert das System, dass keinem Mitarbeiter die notwendigen Qualifikationen fehlen. Der ohnehin hohe Standard des Dermatest-Siegels kann so gehalten werden.

Fortsetzung folgt?

Dermatest ist, nach Aussagen Sanders’, mit unserem ERPNext-Management sehr zufrieden. Aber es wird noch weitere Meetings und Sprints geben müssen, bis das System fertig sein wird. Bestehende Abläufe werden weiter verbessert werden müssen, und neue Features und Module sind schon in Planung.

Währenddessen hat unser Systemhaus das Hosting des ERP-Systems von Dermatest übernommen. Das hat mehrere Vorteile: die enge Verzahnung zwischen Systemhaus und Entwicklungsteam sorgt für einen produktiven und reibungslosen Arbeitsablauf. Das Hosting bei einem vertrauenswürdigen Partner in Deutschland garantiert Sicherheit, Stabilität und die Einhaltung der DSGVO.

Wir hoffen auf eine lange Zusammenarbeit mit Dermatest.

In diesem Sinne hoffen wir eine lange weitere Zusammenarbeit mit Dermatest. Ein Blick zurück zeigt eine vertrauensvolle und konstruktive Partnerschaft unserer Unternehmen. Ein Blick nach vorne lässt am Horizont das Ziel erahnen. Dem nähern wir uns Sprint für Sprint an. 

Autor Laura Köpl

Über den Autor

Laura Köpl ist unsere Projektleiterin ERPNext und unterstützt in Kundenprojekten als ERP-Prozess-Consultant. Außerdem verantwortet Sie den Vertrieb der K&K Software AG.
Privat hat sie - wenn sie nicht gerade auf dem Motorrad sitzt - als Vorsitzende des Hackerspace GEOLab e.V. eine Begeisterung für den kreativen Umgang mit Technik und freut sich auf den nächsten Chaos Communication Congress.

Laura Köpl ist Ihre Ansprechpartnerin für ERPNext-Projekte und Sie erreichen Sie unter 09382-3102-241 oder koepl@kk-software.de um die Details Ihres ERPNext-Projektes zu besprechen.

16. Dezember 2022

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