Kommunikation ist der Schlüssel zu einer reibungslosen Einführung.
Die Einführung eines Systems wie ERPNext ist ein einschneidender Schritt für jedes Unternehmen. Dabei geht es nicht nur um die Umstellung Ihrer Unternehmensprozesse und die teils sehr involvierte gemeinsame Entwicklung. Automatisierungs- und Digitalisierungsprozesse sind immer auch mit Unsicherheiten und Ängsten verbunden.
Auch wenn man Systeme im Zweifel auch gegen den Widerstand der Firma durchdrücken kann, können erzwungenen Veränderungsprozesse das Firmenklima vergiften, die Vorteile eines Systems untergraben und das Projekt schlimmstenfalls zum Scheitern bringen. Deswegen sind Kommunikation, Empathie und das richtige Changemanagement Schlüssel zu einer erfolgreichen ERPNext-Einführung.
In diesem Blogpost zeigen wir Ihnen, mit welchen Widerständen Sie rechnen können. Wir erklären außerdem, wen Sie auf jeden Fall auf Ihrer Seite haben sollten. Zuletzt stellen wir Ihnen ein kleines FAQ mit häufigen Einwänden von Mitarbeiterseite und ihren Gegenargumenten zur Verfügung. Dabei schöpfen wir aus Jahren praktischer Erfahrung bei der Einrichtung von ERP-Systemen in Firmen und Behörden ganz unterschiedlicher Branchen und Größen.
Wen Sie auf Ihrer Seite haben sollten
Unabhängig davon, wie sehr Sie sich anstrengen: Sie werden wahrscheinlich nicht jede einzelne Person im Unternehmen von einem so großen Vorhaben wie den Umzug zu ERPNext überzeugen können. Es gibt aber Gruppen und Personen, die Sie auf jeden Fall auf Ihrer Seite haben wollen. Wie haben diese für Sie, ausgehend von Erfahrungswerten, für Sie gelistet:
- Den Großteil Ihrer Mitarbeiterinnen: Auch wenn die Einrichtung eines ERP-Systems offensichtlich notwendig ist, weil Ihre Prozesse ineffizient sind, und der Druck für mehr Unternehmenseffizienz immer größer wird, lässt sich ein so einschneidendes Projekt wie die Einführung eines ERP-Systems nicht gegen die eigenen Mitarbeiter durchsetzen. Wenn Sie im Vorfeld von dieser Seite zu große Widerstände erspüren, dann zerstreuen Sie sie schon vor der Einführung.
- Die Führungspersonen im Unternehmen: Sofern Sie nicht selbst zur Unternehmensleitung gehören, ist es wichtig, die Entscheidungsträger 100% hinter sich zu wissen. Und das, ehe man ein Projekt wie eine ERP-Einführung in Erwägung zieht. Bei keinem Projekt von dieser Größenordnung läuft alles glatt; wenn das Projekt jedes Mal auf Messers Schneide steht, weil sich Skeptiker in der Führungsriege bestätigt sehen, dann belastet das das Arbeitsverhältnis enorm.
- Die leitenden Angestellten relevanter Unternehmensbereiche: Häufig berührt ERPNext einzelne Unternehmensbereiche ganz besonders. Bei manchen Firmen wird vor allem die Produktion neu organisiert. Bei anderen stehen große Veränderungen im Vertrieb an. Vielleicht müssen sich beide Bereiche umstellen. Wichtig ist, dass Sie in den Teilen des Unternehmens, die besonders involviert sind, die jeweiligen Führungskräfte – wie den Vertriebs- oder Produktionsleiter – auf Ihrer Seite haben. Die können dann zwischen Ihnen und den Mitarbeitern vermitteln.
- Sich selbst: Sie können Ihr Unternehmen nur dann erfolgreich von Veränderungen überzeugen, wenn Sie selbst von der Veränderung überzeugt sind. Obwohl das klingt wie eine Binsenweisheit, lohnt es sich, sich das noch einmal vor die Augen zu führen. Vergewissern Sie sich, dass Sie bereit sind, ERPNext auch gegen potenzielle Skeptiker zu verteidigen.
Viele Menschen sorgen sich um Automatisierung. (Bild: Steven Miller / CC BY 2.0 Deed)
Von Anliegen und Ängsten
Teile Ihrer Belegschaft werden Sorgen haben, dass ERPNext Ihre Arbeitsplätze wegautomatisieren soll. Solche Ängste sind normal und sollten von Ihnen ernst genommen werden; schließlich haben Sie es in einer Firma mit Menschen zu tun. ERPNext ist aber nicht dazu da, Arbeitsplätze obsolet zu machen, sondern Ihre Mitarbeiter bei Ihren Aufgaben zu unterstützen und so die Produktivität des Unternehmens zu steigern.
Das Kundenregister zentral gespeichert zu haben ersetzt nicht die Personen, die das Register benutzen sollen. Den Bestand von Ersatzteilen automatisch zu überwachen heißt nicht, dass das Lager von niemandem mehr verwaltet wird. ERPNext ist dazu gedacht, viele Einzelprozesse und Insellösungen zu bündeln und zu optimieren – und nicht, Menschen durch einen Computer zu ersetzen.
Einige Ihrer Mitarbeiter werden an Ihren alten Gewohnheiten festhalten wollen – auch das ist ganz natürlich! Unter diesen Umständen muss man sie ein Stück zu Ihrem Glück tragen. Und wenn die Kunden nicht mühsam mit einer improvisierten Lösung aus Excel, Outlook und dem Telefonbuch verwaltet werden müssen, werden sie es Ihnen danken.
Was kann ich tun, wenn es doch brennt?
Zunächst einmal ist es das Wichtigste, immer offen mit seinen Mitarbeitenden zu kommunizieren. Machen Sie sich mit ihren Problemen und Einwänden vertraut, und versuchen Sie, die dahinterliegenden Gründe zu verstehen. Wenn Sie alle Schlüsselpersonen hinter sich haben, haben Sie hier schon gute Karten.
Oft gehen größere Probleme auf einzelne Skeptiker zurück. Die gibt es in jedem Unternehmen, und sind unter Umständen nur schwer von Veränderungen zu überzeugen. Wichtig: Während Sie einen guten Umgang mit Skeptikern finden müssen, sollten sie nicht Teil des Umsetzungsteams sein. Ansonsten wird deren Skepsis zur selbsterfüllenden Prophezeiung.
Um Ihnen den Umgang mit Schwierigkeiten bei der Projektumsetzung etwas zu erleichtern, haben wir Ihnen in diesem Blogpost einen kleinen FAQ zusammengestellt. Einwände werden in der Regel nicht 1:1 so geäußert, unserer Erfahrung nach lassen sich die meisten Mitarbeiterbeschwerden aber in diese Kategorien einteilen.
FAQ: Häufige Bedenken (und Antworten)
Ich mache mir Sorgen, dass meine Arbeit wegautomatisiert wird.
Erfahrungsgemäß ist das der mit Abstand am häufigsten geäußerte Einwand. Er ist auch der gravierendste, denn er geht davon aus, dass das System ein aktiver Konkurrent und keine Hilfe im Arbeitsalltag ist. Versichern Sie deswegen Ihren Mitarbeitern, dass Sie sie nicht wegrationalisieren werden. Zeigen Sie Ihnen ihre langfristigen Unternehmensziele und gehen Sie offen mit Unternehmenskennzahlen und KPIs um. Im Zuge der ERPNext-Einrichtung haben Sie schon Ziele für Ihr System kommuniziert – besprechen Sie auch diese ganz offen mit Ihren Mitarbeitenden.
Die Umgewöhnung an ein neues System macht mich weniger produktiv.
Ja, es braucht Zeit, sich an ein neues System zu gewöhnen. Und ja, ERPNext wird eine Weile in der Entwicklungsphase stecken, weil wir agil arbeiten. Die Einrichtung des Systems ist aber eine Geschichte konstanten Fortschritts. Jede neue Version ist die jeweils beste und ausgereifteste. Nach einer Weile wird die Produktivität ins Positive ‚kippen‘ und ab diesem Punkt ist der Produktivitätsgewinn durch ERPNext viel höher als der Verlust durch die Umgewöhnung.
Meine Lieblingsfunktion aus der bisherigen Lösung wird nicht abgebildet.
Wenn ein Mitarbeiter eine bestimmte Funktion vermisst, bekommen wir die in der Regel unter. Wichtig ist, dass diese Anforderungen an uns übermittelt werden. Deshalb ist es für Ihren Projektverantwortlichen wichtig, immer ein offenes Ohr für die Anliegen der Anwender zu haben.
ERPNext wird meinen fachlichen Anforderungen nicht gerecht.
Gerade wegen der fachlichen Expertise Ihrer Mitarbeiter ist es wichtig, dass wir in einem gemeinsamen Arbeitsprozess Ihr ERPNext-System zusammen entwickeln. Wenn die Eigenheiten eines bestimmten Workflows in unserem System besser abgebildet werden können, ist es enorm hilfreich, spezialisierte Fachkräfte in Workshops einzuladen, wo sie ihr Wissen produktiv mit uns teilen können. Wir achten deswegen aktiv darauf, dass wir Ihre Mitarbeiter in die Entwicklungs- und insbesondere in die Testprozesse miteinbeziehen, damit allen fachlichen Anforderungen Rechnung getragen wird.
Open-source ist doch total unsicher!
Im Gegenteil! Wegen der konstanten Weiterentwicklung durch eine große Community, die mit vielen Augen auf mögliche Sicherheitslücken schaut, ist open-source mindestens so sicher wie geschlossene Software. Die Community steht außerdem in der Regel mit Seele und Herzblut hinter ihrem Projekt. Sie hat daher eine hohe Motivation und ein konkretes Interesse daran, das Produkt so sicher wie möglich zu machen.
Team K&K Software AG
Wir bei K&K arbeiten in einem interdisziplinären Team zusammen. Das ist wunderbar, da so viele unterschiedliche Denkansätze ins Unternehmen kommen. Unsere Erfahrungsberichte, Branchennews, Anleitungen und Sonstiges stellen wir regelmäßig in diesem Blog online.
