Eine gute Vorbereitung ist das A und O

Fragestellungen vor dem Projekt

Gute Vorbereitung für Ihren Projekterfolg – Diese Fragestellungen sind wichtig

Bevor die Umsetzung Ihres ERP-Projektes starten kann, sollten einige Fragen geklärt sein. Natürlich sind gerade mittelständische Unternehmen je nach Branche, Alter, Rechtsform immer unterschiedlich aufgebaut. Es gibt unterschiedliche innere Strukturen, Hierarchieformen, Verteilung der Zuständigkeiten.

Dennoch sind einige essentielle Fragen am Anfang immer gleich.

In unseren initialen Workshops evaluieren wir anfangs mit Ihnen gemeinsam diese und noch viele weitere Fragen. Wenn bei diesen Fragen aber schon Klarheit herrscht, macht das die Workshops viel effizienter.

Hier listen wir einige dieser Fragestellungen auf. Vor allem diese, auf die wir bei unseren Kunden immer wieder gestoßen sind:

IST-Zustand und die gemeinsame Vision

Aufgrund unserer vielen hervorragenden Erfahrungen mit dem agilen Projektmanagement setzen wir ERPNext Projekte agil um. Eine Umsetzung nach der klassischen Methode ist eher die Ausnahme und kann nur stattfinden, wenn sich der Kunde gut in das Default System von ERPNext eingearbeitet hat und anschließend ein umfangreiches Lastenheft geschrieben hat.

Zum Projektstart sollte bei einer agilen Entwicklung immer eine gemeinsame Vision bestehen.

 

Stellen Sie sich folgende Fragen zu Ihrer Vision:

  • Wie ist die Ausgangssituation? Welche Probleme gilt es zu lösen?
  • Von wem oder welcher Abteilung kam die Projektidee / Initiative?
  • Welche Ziele sollen mit der Einführung eines ERP Systems verfolgt werden?
  • Wo sind die Defizite in den aktuellen Prozessen? Wo genau sind die Mängel am größten? Wo am kleinsten? Wo ist der Handlungsbedarf am dringendsten?
  • Wie hoch ist das kurzfristige Budget für das Projekt? 
  • Wie hoch ist das langfristige Budget für das Projekt? 
  • Wie ist der ungefähre Zeitplan für das Projekt?

 

Lesen Sie hierzu auch gerne unseren Blogartikel „Agiles Projektmanagement“.

Fragen zu Ihren (Unternehmens-)Prozessen

In unseren Workshops analysieren wir Ihre Prozesse. Wir stellen Abhängigkeiten fest und beraten Sie, welche Bereiche wir am besten wie priorisieren. Die Workshops werden sehr effizient, wenn sich unser Kunde vorab schon Gedanken zu seinen Prozessen macht:

 

Diese Fragen sollten Sie sich zu Ihren Prozessen stellen:

  • Welche internen Prozesse sollen kurzfristig im ERP System abgebildet werden?
  • Welche internen Prozesse sollen langfristig im ERP System abgebildet werden?
  • Gibt es Abhängigkeiten zwischen den Prozessen? Müssen z.B. erst Rechnungen geschrieben werden, bevor ich diese buchen kann? Müssen erst Kunden angelegt werden, bevor ich Bestellungen anlegen kann?
  • Gibt es Abhängigkeiten einzelner Prozesse von anderen bzw. bestehenden Programmen (siehe dazu Abschnitt „Bestehende Software / Tools“)?
  • Welche Prozesse sind aktuell noch gar nicht digital abgebildet?
  • Wie hoch ist die jeweilige Priorisierung der Prozesse?

 

Personen, Rollen, Ihre Mitarbeiter

Unsere Erfahrung zeigt uns ganz deutlich, dass Ihr Projekt und die Einführung nur Erfolg haben können, wenn Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an mit einbinden.

 

Stellen Sie sich folgende Fragen zu den beteiligten Personen:

  • Welche Mitarbeiter zeigen viel Motivation, eine ERP-Lösung einzuführen?
  • Wer soll der Projektleiter (= PO bzw. Product Owner im Scrum) sein?
  • Hat der Product Owner genügend freie Kapazitäten für die interne Anforderungsaufnahme, Meetings, Einarbeitung ins System und Rückfragen der Entwickler? Ist er motiviert?
  • Welche Personen und/oder Abteilungen könnten außer dem Product Owner noch ein berechtigtes Interesse an dem Projekt haben?
  • Wer soll das ERP System kurzfristig und langfristig alles bedienen?
  • Welche Personen und/oder Abteilungen könnten Aufwand mit der Einführung einzelner Prozesse haben?
  • Für welche Personen und/oder Abteilungen könnten sich Erleichterungen mit der Einführung einzelner Prozesse entstehen?
  • Welche Personen sind für die genauen (fachlichen) Anforderungen der einzelnen Prozesse verantwortlich?

Bestehende Software / Tools

Wenn Sie nicht gerade erst Ihr Unternehmen gründen oder gegründet haben, sondern Ihre Firma schon ein paar Jahre lang besteht, gibt es sicher für viele Bereiche schon bestehende Programme, Lösungen oder Tools. Viele Prozesse laufen zwar vielleicht noch mit Papier und Ordnern, aber vieles geht ja schon seit ein paar Jahren nur noch digital.

 

Bestehende Programme können z.B. folgende Lösungen sein:

  • Software für Buchhaltung / Fakturierung
  • Software für Verwaltung der Mitarbeiter und Lohnbuchhaltung (HR)
  • Manuelle Erstellung von Kalkulationen, Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen z.B. in Word oder Excel
  • Telefonanlagen
  • E-Mail Lösungen
  • Webseite / Webshop / Homepage
  • Warenwirtschaftssystem
  • Bestehendes CRM
  • Bestehendes ERP
  • Ticketsystem
  • und manchmal auch kleine Datenbankanwendungen in Access (oder sogar in Excel)

 

Folgende Fragen sollten zu den bestehenden Lösungen gestellt werden:

  • Welche Vor- und Nachteile haben die bestehenden Programme?
  • Welche Tools sollen kurzfristig abgelöst werden?
  • Welche Software kann man langfristig ablösen?
  • Wo kommt man an Daten, die man in ERPNext importieren könnte? Müssen die Daten noch vorsortiert werden?
  • Welche Daten soll der Import liefern? Wo sollen diese genau importiert werden? 
  • Wo werden ggfs. Schnittstellen zu ERPNext gebraucht?
  • Wo gibt es z.B. eine API, wo kommt man an die Datenbank und wo nicht?
  • Welche Daten sollen die Schnittstellen liefern? In welche Richtung soll die Schnittstelle laufen (von ERPNext zur Bestandssoftware oder vom bestehenden Programm nach ERPNext)?

Infrastruktur von ERPNext

Auch der Betrieb von ERPNext, Hosting, Backups, Support und Weiterentwicklung sind Themen, über die es lohnenswert ist, sich schon vor dem Projektstart Gedanken zu machen. Mit unseren Wartungsverträgen haben Sie es jedoch einfach. Wir haben an alles gedacht und es gibt je nach Ihrem individuellen Bedarf unterschiedliche Stufen, zwischen denen Sie wählen können. Auch diese Themen werden wir im initialen Workshop behandeln, da wir das bereits bei der Einrichtung der Systeme berücksichtigen müssen.

 

Diese Fragen sollten Sie sich zur Infrastruktur stellen:

  • Wo soll ERPNext gehostet werden?
  • Wie relevant ist die DSGVO für Ihre Prozesse? Muss in Deutschland gehostet werden?
  • Wie sicher soll die Umgebung sein?
  • Möchten Sie Zeit und Aufwand sparen und die Software durch uns in einem professionellen Rechenzentrum in Deutschland hosten lassen?
  • Können bei einer Buchung der On Premise Lösung die funktionierende Infrastruktur, Backups, Speicherplatz, Erreichbarkeit, Vollzugriff für unsere Entwickler jederzeit sichergestellt werden?
  • Wie viel Speicherplatz werden Sie brauchen?
  • Wie viele User werden ERPNext bedienen?
  • Wie häufig und in welchen Abständen soll das System gesichert werden?
  • Wie schnell sollen wir auf Ihre Anfragen reagieren?
  • Wie schnell sollen Updates eingespielt werden?

 

Lesen Sie dazu auch unsere Seite zum Laufenden Betrieb von ERPNext (Phase 3).

Wir werden Ihnen immer empfehlen, ERPNext bei uns zu hosten. Nur so haben wir zu 100% die Gewährleistung, dass die Infrastruktur funktioniert, die Umgebungen immer erreichbar sind, immer genügend Speicherplatz vorhanden ist, Updates sicher ausgerollt werden und die Backups funktionieren. Außerdem brauchen unsere Entwickler Vollzugriff auf die Systeme. Dies muss bei Buchung der OnPremise Lösung immer gewährleistet sein. Eventuell daraus entstehende Mehraufwände müssen wir leider berechnen.

Einführung von ERPNext

Nach der Analyse & Konzeption und der Umsetzung der ersten Anforderungen und Prozesse bzw. Meilensteine führen Sie irgendwann ERPNext bei sich ein. Dies wird immer schrittweise stattfinden. Die besten Erfahrungen haben wir gemacht, wenn unsere Kunden kleine, dedizierte Prozesse nach und nach einführen.

 

Diese Fragen sollten Sie sich zur Einführung stellen:

  • Wer testet die fertig umgesetzten Prozesse?
  • Wie und an wen können die Benutzer weitere Wünsche und Anforderungen melden? Ist der Product Owner für die gesamte Entwicklungszeit und danach noch weiterhin für alle Benutzer erreichbar?
  • Wer unterstützt den Product Owner bei der Einführung? Wer setzt die Einführung durch? Wer motiviert die Anwender?
  • Gibt es für jeden einzuführenden Prozess einen erreichbaren Prozess Owner, der den Nutzern bei fachlichen Fragen helfen kann? Diese Person kann auch die gleiche Person wie der Product Owner sein, aber sie sollte sich fachlich mit dem Prozess auskennen.
  • Wird den Benutzern genügend Zeit zur Umgewöhnung gegeben?
  • Wird den Benutzern genügend Zeit zum Testen gegeben?
  • Sollen Ihre Mitarbeiter durch uns geschult werden oder intern durch Ihren Product Owner bzw. Projektleiter?
  • Wer übernimmt den First-, Second- und Third-Level-Support?

 

Nun haben Sie es geschafft und unseren Fragenkatalog durchgearbeitet. Gerne unterstützen und beraten wir Sie hierzu. 

Autor Laura Köpl

Über den Autor

Laura Köpl ist unsere Projektleiterin ERPNext und unterstützt in Kundenprojekten als ERP-Prozess-Consultant. Außerdem verantwortet Sie den Vertrieb der K&K Software AG.
Privat hat sie - wenn sie nicht gerade auf dem Motorrad sitzt - als Vorsitzende des Hackerspace GEOLab e.V. eine Begeisterung für den kreativen Umgang mit Technik und freut sich auf den nächsten Chaos Communication Congress.

Laura Köpl ist Ihre Ansprechpartnerin für ERPNext-Projekte und Sie erreichen Sie unter 09382-3102-241 oder koepl@kk-software.de um die Details Ihres ERPNext-Projektes zu besprechen.

9. April 2020

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