Häufig gestellte Fragen zu ERPNext

von Claudia Walter⠀|⠀
zuletzt aktualisiert am 11.01.2024⠀|⠀veröffentlicht am 10.07.2023

Häufig gestellte Fragen zu ERPNext

Seit wir ERPNext eingeführt haben, kamen Kunden mit vielen guten Fragen auf uns zu. Einige tauchten dabei immer wieder auf. Wir haben die häufigsten Fragen für Sie in diesem FAQ zusammengefasst und beantwortet.

Falls Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung und hilft Ihnen weiter.

Allgemein

Was bedeutet ERP und was ist ein ERP-System?

ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und bezeichnet eine Softwarelösung zur Ressourcenplanung eines Unternehmens.

Ein ERP-System dient dazu, verschiedene Geschäftsprozesse und  -funktionen innerhalb eines Unternehmens, wie z.B. Finanzen, Personal, Produktion, Beschaffung, Vertrieb etc. zu bündeln und zentral zu verwalten. Durch diese zentrale Datenbank bietet ein ERP-System eine abteilungsübergreifende Plattform. Es automatisiert und vereinfacht zudem Geschäftsprozesse, optimiert den Informationsfluss, ermöglicht eine effiziente Ressourcenplanung und bietet Echtzeitinformationen für fundierte Entscheidungen. Je nach ERP-System unterscheiden sich der Umfang und die Anpassbarkeit der Module & Funktionen.

Wer braucht ein ERP-System?

Ein ERP-System kann bei jeder Unternehmensgröße eingesetzt werden. Es ist durchaus sinnvoll, schon von klein auf ein ERP-System zu implementieren und mit dessen Prozessen zu wachsen. So war es auch bei unserem ersten ERPNext Kunden – den Gemeindewerken Adelsdorf. Die Success Story können Sie hier auf unserem Blog nachlesen.

Wir von K&K empfehlen spätestens ab einer Anzahl von 20+ Mitarbeitenden die Einführung eines ERP-Systems. Durch die Standardisierung werden komplexe Geschäftsstrukturen und vielfältige Prozesse vereinfacht , teils sogar automatisiert und steigert somit die Effizienz. Aber auch die Verbesserung der Produktivität, die Erhöhung der Kundenzufriedenheit und die Optimierung der Unternehmensführung sind nennenswerte Vorteile. 

Grundsätzlich können Unternehmen jeder Branche ein ERP-System einführen. Dank zahlreicher angebotener (Zusatz-) Module der verschiedenen ERP-Anbieter sollten die diversen Anforderungen abgedeckt werden können. Ein besonderer Vorteil von Open-Source-Software, wie ERPNext, ist die Anpassbarkeit der Module auf Ihre Bedürfnisse.

Sie haben Fragen dazu oder wollen mehr über die Entwicklung und Erweiterung von Modulen in ERPNext erfahren?
Dann melden Sie sich gern bei unserer Consultant Laura Köpl per Mail an koepl@kk-software.de oder buchen einen Termin über Calendly.

Was sind die Kriterien für die Auswahl von einem ERPNext-Anbieter?

Wir halten bei der Auswahl des ERPNext-Beraters folgende Kriterien für wichtig:

1. Sympatie: Passt die Zusammenarbeit auf menschlicher Ebene gut?

2. Erfahrung: Kann der Anbieter (viele) Referenzen und Success Stories vorweisen?

3. Stellvertretungen:  Wie groß ist das Team? Bekomme ich auch in der Urlaubszeit Hilfe, wenn ich sie bemötige?

4. Dauerhaftigkeit: ERP-Systeme werden für Dekaden eingeführt. Hat mein Anbieter eine entsprechend lange Unternehmenshistorie und
wird auch noch für Jahrzehnte bestehen?

5. Projektmanagement: Existiert ein dokumentiertes und konsequent gelebtes Projektmanagement-Framework, damit die Projekte nicht im
Chaos enden?

6. Qualität: Werden Qualitätssicherungsprozesse gelebt? Zum Beispiel: Gibt es getrennte ERPNext-Server zum Entwickeln, Testen und
Arbeiten? Sind Entwickler und Tester unterschiedliche Personen?

7. Vertrauen: Stehen die Verantwortlichen Personen hinter Ihren Aussagen? Wird mit Schwächen und Fehlern transparent aumgegangen
und diese offen kommuniziert?

Wie schneidet die K&K Software AG dabei ab? Lesen Sie es in diesem Blogpost oder finden Sie es in einem Gespräch mit unseren Consultants heraus. Nehmen Sie hier Kontakt auf oder buchen Sie einfach & flexibel einen Termin über Calendly.

Wie ist das Lizenzmodell von ERPNext?

Die GPL3 (GNU General Public License version 3) ist eine häufig verwendete Open-Source-Lizenz. Sie schützt die Freiheit von Softwarenutzern, indem sie sicherstellt, dass Open-Source-Software frei bleibt und von der Gemeinschaft verbessert und weitergegeben werden kann. Nutzer erhalten bestimmte Freiheiten, wie das Recht, die Software auszuführen, zu studieren, zu modifizieren und zu verbreiten, während sie gleichzeitig vor Patentansprüchen geschützt sind.

Die spezifische ERPNext Lizenz finden Sie hier.

Mehr über Open Source, die Vorteile und warum wir von K&K Software so dahinterstehen erfahren Sie in diesem Blogpost.

Ist ERPNext GoBD konform?

Disclaimer: Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir keine Rechtsberatung sind und Sie die erhaltenen Informationen selbst bewerten müssen.

GoBD steht für „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es handelt sich um eine Regelung des Bundesministeriums der Finanzen, die die Anforderungen an die elektronische Buchführung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen definiert.
„GoBD konform“ bedeutet, dass die Buchführung, Aufzeichnungen und Aufbewahrung von Unterlagen eines Unternehmens den Anforderungen gemäß den GoBD-Richtlinien entsprechen. Die Einhaltung der GoBD ist insbesondere für Unternehmen wichtig, da sie die rechtliche Verbindlichkeit der Buchführung und die Beweiskraft von elektronischen Dokumenten sicherstellt.

Von ERPNext gibt es unseres Wissens kein öffentliches Statement zur GoBD Konformität. Aus unserer Sicht erfüllt ERPNext jedoch die GoBD Kriterien, die wir in diesem Video anhand von Beispielen zeigen. 

Mehr Informationen zur GoBD finden Sie auf: www.bundesfinanzministerium.de 

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Gibt es ein Demosystem?

Wir bieten Ihnen 2 Varianten des Demosystems an:

  • Magic Demo: Dies ist ein auf unsere Prozesse angepasstes Produktivsystem von ERPNext mit ein paar Demo-Daten. Etwa so haben wir es bei uns produktiv im Einsatz. Z.B. die Wiedervorlagen oder die Kundenmaske sind stark angepasst oder das Marketing Modul, welches wir für uns komplett neu in ERPNext implementiert haben, sowie ein paar neue Doctypes, z.B. für unsere Domainabrechnungen. 
  • Default Demo: Hier sehen Sie, wie ERPNext ohne jegliche Anpassungen aussieht. Wir haben hier alle in ERPNext standardmäßig verfügbaren Branchen-Module aktiviert.

Mit den Zugangsdaten erhalten Sie Zugriff auf beide Demosysteme und können direkt vergleichen. Wichtig: Ihr Zugang ist ein Admin-Zugang, d.h. Sie haben jegliche Rechte im System. Die Datenbank beider Systeme setzt sich 1x täglich um 0 Uhr zurück. Dadurch sind dann zwar alle durch Sie eingegebenen Daten weg, aber dafür können Sie hier Daten löschen, erstellen, buchen wie Sie möchten. 

Zugangsdaten anfordern per Mail: koepl@kk-software.de oder einen Calendly Termin buchen.

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Gibt es die Möglichkeit, eine betreute Tour für das Demosystem zu buchen?

Lassen Sie sich zeigen, wie ERPNext funktioniert! Wir bieten Ihnen mit Baustein #4 die Möglichkeit erste Prozesse zu Visualisieren und eine Vorstellung davon zu bekommen, welche Anpassungsmöglichkeiten es für Ihre Prozesse gibt.

Erstellen Sie sich Ihr individuelles Angebot in unserem Kalkulator.

Wie viele Nutzer von ERPNext gibt es in Deutschland?

Die Bestimmung der Nutzeranzahl einer Open-Source-Software und somit auch von ERPNext ist nahezu unmöglich, da Open-Source-Software in der Regel frei verfügbar und ohne Einschränkungen heruntergeladen werden kann. 

Zur Orientierung können wir Ihnen diese Zahlen nennen:

  • LinkedIn Gruppe: “ERPNext – Deutschsprachige Gruppe – Echtes Open Source ERP + CRM System”: 172 Mitglieder
  • Telegram Gruppe: 176 Mitglieder

Kosten

Welche Kosten kommen bei ERPNext auf mich zu?

Eine pauschale Antwort auf diese Frage ist nicht möglich, da die Kosten von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens abhängen. Generell lässt sich jedoch festhalten, dass ganz gleich, welches ERP-System Sie einführen wollen, 10.000€ eine absolute Untergrenze markieren. Die meisten ERP-Systeme liegen, aufgrund der Lizenzmodelle, häufig noch deutlich darüber.

Mehr über die Zusammensetzung der Kosten erfahren Sie in unserem Kalkulator. Die verschiedenen Hosting-Varianten und die Wartungsverträge haben wir hier für Sie abgebildet.

Bei der agilen Arbeitsweise wird nach Aufwand pro Sprint abgerechnet. Für die Budgetplanung benötigen Sie trotzdem eine grobe Orientierung?

Die Kosten für Workshops, Hosting und Wartungsverträge lassen sich eindeutig ermitteln. Bei individuellen Anpassungen in ERPNext können wir Ihnen eine grobe Schätzung in Anzahl von Sprints angeben. Als grobe Orientierung für die Kosten dien Ihnen die Anzahl der Sprints à 20h zum jeweiligen Stundensatz aus dem gewählten Supportlevel im Wartungsvertrag.

Hosting & Wartung

Wo und wie wird ERPNext gehostet?

Wir bieten Ihnen 3 Hostingoptionen an:

Hosting bei ERPNext:
Es handelt sich beim Managed Hosting durch ERPNext um die Nutzung des ERPNext Default Systems ohne individuelle Code-Anpassungen. Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass für alle 3 Systeme (Dev, Staging, Live) Hostingkosten anfallen. Die Preise unterscheiden sich dabei stark vom Serverstandort, der von Ihnen frei wählbar ist: https://frappecloud.com/pricing#dedicated. Unter Beachtung der DSGVO empfehlen wir Ihnen jedoch, einen Serverstandort in Deutschland zu wählen.

Hosting in Deutschland:
Der Betrieb der gesamten Infrastruktur inkl. des Staging- und Produktivsystems wird in Deutschland in einem Rechenzentrum gehostet. K&K bietet Ihnen hierfür eine individuelle Code-Anpassung und unterschiedliche Performancestufen (small, medium, big) an, die auf Ihre individuellen Bedürfnisse, wie Datengröße oder Useranzahl, angepasst werden können. Diese Hostingoption ist für bis zu 150 User und bis zu 320 GB Datenvolumen. Bei mehr als 150 Usern, erstellen wir Ihnen gern ein individuelles K&K Enterprise Angebot.
Darüber hinaus ist in dem Hosting-Paket das Monitoring der einzelnen Instanzen, d.h., überwacht werden, Erreichbarkeit, RAM-Belegung, gefüllter Speicherplatz und Updates, mit inbegriffen.

OnPremise Managed Hosting:
Wir bieten einen Managed Service an. Das bedeutet, der Betrieb der Infrastruktur findet OnPremise beim Kunden statt und K&K kümmert sich um den Rest. Die kontinuierliche Pflege von Linuxsystemen ist unabdingbar. Durch Updatevorgänge unterschiedlicher Linuxlibraries kann die Funktionalität eines ERP-Systems ohne Fachexpertise stark beeinträchtigt werden.
Wir richten zu Ihnen eine statische und verschlüsselte VPN-Verbindung ein, um Vollzugriff für unsere Entwickler auf die Entwicklungsumgebung zu bekommen. Wie bei dem Punkt “Hosting in Deutschland” sind auch hier individuelle Code-Anpassungen am System möglich.

Welche Anforderungen hat ERPNext an den Server?

Für Produktivsystem wird benötigt:

  • Mindestens 8 GB freier Arbeitsspeicher
    • besser: 16GB RAM
    • ideal: 32 GB RAM
  • Mindestens zwei freie CPU-Kerne
    • besser: 4 vCPUs
    • ideal: 16 vCPUs
  • Mindestens 60 Gigabyte freier Speicherplatz (Flashspeicher wird empfohlen)
    • besser: 120GB
    • ideal: 320 GB
  • Betriebssystem: Ubuntu Server (aktuellste Version)

Für Development- und Staging-System wird jeweils benötigt:

  • mindestens 2 CPU-Kerne
  • mindestens 4 GB RAM
  • mindestens 40 GB Speicherplatz
  • mindestens 20 TB Traffic
  • Betriebssystem: Ubuntu Server (aktuellste Version)
Kann K&K den Kunden auch ohne Wartungsvertrag unterstützen?

Sobald Sie eine Bestellung für das Einrichten von ERPNext oder für Sprints  bei uns aufgeben, ist ein Wartungsvertrag nötig. 

Abseits davon unterstützen wir Sie im Rahmen der folgenden Workshop-Bausteine auch ohne Wartungsvertrag:

Mehr Informationen und Preise für Ihr individuelles Angebot finden Sie in unserem Kalkulator.

Wozu brauche ich einen Wartungsvertrag?

Ein Wartungsvertrag bietet Ihnen Sicherheit und Zuverlässigkeit in Bezug auf Support, Backups, Updates und Reaktionszeiten. Dies trägt dazu bei, dass Ihre Systeme reibungslos funktionieren, Ausfallzeiten minimiert werden und Sie einen verlässlichen Partner für den technischen Support haben. Wir halten uns je nach ausgewähltem Supportlevel im Wartungsvertrag bestimmte Kontingente vor, um bei Problemen entsprechend schnell reagieren zu können. 

Zu jeder Beauftragung für ERPNext ist der Abschluss eines Wartungsvertrages obligatorisch!

Mehr Informationen zum Wartungsvertrag finden Sie hier.

Wie funktionieren die Backups?

Die Backups werden täglich angefertigt und können je nach Supportlevel variieren. Eine ordentliche Datensicherung gehört zu den unverzichtbaren Aspekten von IT-Landschaften. Durch die allgegenwärtige elektronische Datenverarbeitung stellt ein ungewollter Datenverlust eines der größten Risiken für Unternehmen dar.

Entwicklung

Warum werden 3 Systeme aufgesetzt?

Dev-, Staging- und Livesystem sind die 3 (Bereitstellungs-) Umgebungen in der Softwareentwicklung, die wir verwenden.

Das Dev-System ist für die Entwicklung und Aktualisierung der Software durch Entwickler gedacht. Staging ist die Testumgebung vor der Veröffentlichung im Live-System. Im Staging-System zeigen wir dem Product Owner (PO) die Änderung und erst nach Abnahme des POs werden die Änderungen in das Live-System übertragen.

Außerdem dient es jedem Kunden (und raten wir auch) zur Einarbeitung der User. Zudem können auch unterschiedliche Rechte vergeben werden, die sich vom Live-System unterscheiden, z.B. volle Rechte im Staging und eingeschränkte Rechte im Live-System.

Das Live-System ist die Produktivumgebung für die Benutzer.

YouTube

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Projekt (-ablauf) & Prozesse

Wie geht man so ein Projekt an?

Bevor ein ERP-Projekt umgesetzt werden kann, müssen einige Fragen beantwortet werden. Diese sind je nach Branche des Unternehmens und der individuellen Hierarchien und inneren Strukturen natürlich unterschiedlich. 

Fragen die Sie sich aus unserer Sicht definitiv stellen sollten:

  • Welche Ziele sollen mit der Einführung eines ERP Systems verfolgt werden?
  • Welche internen Prozesse sollen im ERP System abgebildet werden?
  • Gibt es Abhängigkeiten zwischen den Prozessen?
  • Wer wird der Projektleiter (= PO bzw. Product Owner im Scrum) sein?
  • Welche Personen und/oder Abteilungen könnten außer dem Product Owner noch ein berechtigtes Interesse an dem Projekt haben?
  • Wie hoch ist das Budget für das Projekt
  • Wie ist der Zeitplan für das Projekt?

Den gesamten Fragenkatalog finden Sie hier: “Fragestellungen vor Projektstart”.

Wir bieten außerdem zahlreiche Workshops an, um Sie bei der Vorbereitung und Durchführung Ihres Projekts zu unterstützen, z.B.

  • Workshop #2 “Bewertung relevanter Prozesse und Systeme”
  • Workshop #3 ”Ausarbeitung und Vorstellung Ihrer individuellen Anforderungen”

Mehr Informationen und Preise zu unserem Workshop-Angebot finden Sie  in unserem Kalkulator.

Was muss alles für das Projekt vorbereitet werden?

Falls Sie noch keine Erfahrungen mit der Agilen Arbeitsweise und Scrum sammeln konnten, hier ein kleiner Tipp: Gehen Sie open minded an das Projekt ran. Es wird kein klassisches Lastenheft geben, sondern für jeden Sprint aus dem Backlog User Stories bestimmt, die umgesetzt werden sollen.

Woher weiß ich als Kunde, dass meine Prozesse auch in ERPNext abgebildet werden können?

Um einen besseren Überblick über die Funktionen und Module von ERPNext zu bekommen, verweisen wir immer auf das Demosystem. Beide Varianten, unsere angepasste Magic Demo und die Default Demo für das Standardsystem, geben einen guten Einblick, was mit ERPNext möglich ist. 

Grundsätzlich ist ERPNext sehr flexibel und mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit können wir auch Ihre Prozesse umsetzen. Zögern Sie also nicht und kontaktieren Sie uns!
Für erste Fragen zur Umsetzbarkeit von Prozessen steht Ihnen unser Consultant Laura Köpl zur Verfügung. Nehmen Sie gern Kontakt mit Ihr auf oder buchen Sie einen Termin über Calendly.

Für eine tiefgehende Beratung bieten wir Ihnen die Workshop-Bausteine #2, #3 und #4 an. Nähere Informationen und Preise gibt es zum Nachlesen in unserem Workshop-Kalkulator.

Wie funktioniert das agile Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement beschreibt allgemein einen  flexiblen Ansatz, der auf Zusammenarbeit und kontinuierlicher Anpassung basiert. Wir von K&K nutzen Scrum als agile Methode. Sie besteht aus sich wiederholenden zeitlich begrenzten Iterationen, den sogenannten Sprints, in denen das Team eine ausgewählte Arbeit aus dem Backlog erledigt. Für die Befüllung des Backlogs ist der Product Owner (PO) zuständig. Diese Rolle übernimmt typischerweise der Kunde. 

Während des Sprints gibt es tägliche interne Meetings (Daily), um den Fortschritt zu besprechen. Am Ende jedes Sprints findet gemeinsam mit dem PO das sogenannte Review statt, in dem die Entwickler dem Kunden die Ergebnisse aus dem vergangenen Sprint präsentieren.. Scrum fördert Transparenz, Zusammenarbeit und den Fokus auf Mehrwert für den Kunden. Es ermöglicht schnelle Anpassung an Änderungen und kontinuierliche Lieferung wertvoller Ergebnisse.

Eine ausführlichere Erklärung zum agilen Arbeiten mit Scrum haben wir für Sie in diesem Blogpost.

Ein Beitrag von: Claudia Walter

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