Online-Redaktionsplan

Ihr (Online-) Marketing besser managen

Inhalte des Beitrags:

  • Sammeln und Planen der einzelnen Ideen im Redaktionsplan
  • Arbeitsorganisation und Steuerung der Beitragsideen
  • Auswertung und Analyse
  • Die Vorteile des ERPNext Marketing Moduls

Der Einsatz eines ERP Systems vereinfacht in vielen Bereichen des Unternehmens die Zusammenarbeit. In diesem Beitrag geht es um ein in ERPNext integriertes Modul, welches speziell zur Organisation eines Marketing-Teams konzipiert wurde und den Marketingverantwortlichen bei der Erstellung und Steuerung des Contents unterstützend helfen kann. Durch den Einsatz der Kanban-Methode wird der Produktionsfortschritt visualisiert und eine strukturierte Zusammenarbeit agiler Marketing-Teams möglich.

Anhand eines Beispiels möchten wir Ihnen zeigen wie es in der Praxis genutzt wird und welche Vorteile dadurch für Sie und Ihr Marketing-Team entstehen.

Sammeln und Planen der Ideen im Redaktionsplan

Erstellung eines Beitrags im Marketingmodul

Übersicht Module mit Kennzeichnung des Marketingmoduls

Jedem ERP System liegt die Tatsache zugrunde, dass es nur dann dem Unternehmen einen wirklichen Mehrwert bringen kann, wenn es ausreichend Daten enthält bzw. die Mitarbeiter damit arbeiten. So ist dies auch im Marketingmodul der Fall. Um das Marketingmodul seinem Zweck entsprechend nutzen zu können, müssen die Beiträge im System konsequent eingetragen und verwaltet werden.

Möchte man nun einen Beitrag erstellen öffnet sich zuerst dieses Fenster. Hier kann eine Bezeichnung für den Beitrag eingegeben werden, welcher in der Übersicht dann als Titel des Beitrags angezeigt wird.

Neuen Beitrag im Marketingmodul erstellen.

Zum Beitrag können nun zahlreiche Informationen erfasst und hinterlegt werden.

Grundsätzliche Informationen wie beispielsweise die geplanten Veröffentlichungsaccounts (Eigene Homepage, Social Media Kanäle), den Status der Produktion, die Priorität, den Beitragstyp (Blogpost, Video, Bildergalerie…), ob der Beitrag zur Produktion freigegeben ist, wem er zugewiesen ist, den Fortschritt und ob es sich um einen online oder offline-Beitrag handelt.

Infos zu einem Beitrag erfassen.

Weiter können Angaben zur Zeitplanung wie “Geplanter Produktionsstart” und “Geplantes Veröffentlichungsdatum” erfasst werden.

Der Beitragscontent kann in einem im Tool integrierten Texteditor direkt erfasst und bearbeitet werden oder aber als Google.docs oder Word-Dokument angehängt werden. Dieses Feld kann auch nur für Notizen zum Beitrag genutzt werden, wie zum Beispiel ein Inhaltsverzeichnis oder welche Fragestellungen der Beitrag beantworten sollte oder welcher Satz unbedingt vorkommen sollte.

Texteditor

Es können dem Beitrag Schlagworte zugeordnet werden, denen der Artikel zuzuordnen ist und bei der Veröffentlichung als Hashtags hinzugefügt werden.

Der Bearbeiter kann dem Beitrag Aufgaben zuordnen, die zu erledigen sind und sich selbst oder gegebenfalls auch anderen Usern aus seiner Organisation zuweisen sowie ein Fälligkeitsdatum festlegen. Die Aufgaben erscheinen dann als ToDos bei demjenigen, dem sie zugewiesen wurden.

Die Veröffentlichung des Beitrags auf den unterschiedlichen Kanälen kann in einer Tabelle dokumentiert werden. Hier wird auch der geplante Veröffentlichungstermin dem tatsächlichen Veröffentlichungstermin gegenübergestellt. Über die hinterlegte URL kann sich der Beitrag angesehen werden.

Qualitätssicherung und Strategie

Um eine hohe Qualität der Beiträge sicherzustellen und die im Unternehmen festgelegte Marketingstrategie zu unterstützen, gibt es zwei Felder, die den Beitragsersteller zu einer Begründung für den Beitrag auffordern und den Nutzen für das Unternehmen sowie für den Kunden abfragen.

Nutzen des Beitrags bewerten.

Sehr gut für etwaige Rückfragen und zur umfassenden Dokumentation ist das Diskussionsfeld am Ende eines jeden Beitrags. Hier gibt es die Möglichkeit andere User zu markieren, die dann per E-mail benachrichtigt werden, dass ihnen eine Frage zu Beitrag xy gestellt wurde.

Arbeitsorganisation und Steuerung der Beitragsideen

Im ERPNext gibt es die Möglichkeit sich die gesammelten Beiträge in einer Listenansicht oder in Form eines Kanban Boards anzeigen zu lassen.

Wir empfehlen die Ansicht als Kanban Board, da so am besten der Produktionsprozess visualisiert und Störungen schnell identifiziert werden können.

In der Darstellung als Kanban Board sind die einzelnen Spalten betitelt mit:

  • Idee – warte auf Freigabe
    (in dieser Spalte werden alle Ideen gesammelt)
  • Produktion freigegeben
    (ab hier beginnt die “Produktion” der einzelnen Beiträge)
  • Produktion in Progress
  • Inhalt fertig – warte auf Freigabe
  • Text von… freigegeben
  • Testing über (Facebook-) Debugger
  • Online und erledigt
  • Verworfen
Auswahl Listenansicht oder Kanbanboard
Kanbanboard im Marketingmodul

In dieser Form lässt sich sehr gut erkennen an welchen Stellen Stau entstehen kann:

  • Gibt es nicht genügend Ideen, die zu Beiträgen gemacht werden können?
  • Sind die Ideen noch nicht für die Produktion freigegeben?
  • Liegen Beiträge lange in der Spalte “Produktion in Progress”? Liegen zu
  • viele Beiträge in der Spalte? Falls ja, woran liegt das? Fehlen Kapazitäten?
  • Werden die Texte nach der Fertigstellung rasch freigegeben oder sammeln sie sich in der Spalte vor der Veröffentlichung?
  • Wie lange dauert der gesamte Produktionsprozess?

So können Hindernisse schnell erkannt und behoben werden.

Da jeder Beitrag die Felder “Zugewiesen zu” und “Status der Produktion” beinhaltet, ist gut erkennbar, welcher Beitrag noch nicht in Bearbeitung und noch niemanden zugewiesen wurde. Damit wird sichergestellt, dass Zuständigkeiten klar sind und keine Themen doppelt bearbeitet werden. Außerdem ist so für jeden transparent, wer gerade an welchem Beitrag arbeitet. Durch eine gut gefüllte “Produktion freigegeben”-Spalte entstehen keine Leerläufe für die Marketingmitarbeiter.

Die Mitarbeiter können sich durch Setzen des Filters “mir zugewiesen” nur die Beiträge anzeigen lassen, für die sie zuständig sind.

Auswertung und Analyse

Den Beiträgen können unabhängig von den Hashtags unter denen sie veröffentlicht werden auch noch interne Tags hinzugefügt werden, um so die Beiträge zu kategorisieren und später danach filtern zu können, um zum Beispiel herauszufinden wie viele Beiträge es zu einem bestimmten Thema gibt oder nach Art der Beiträge wie zum Beispiel Success-Stories zu filtern.

In ERP-Next integriert gibt es die Möglichkeit sich verschiedene Auswertungen und Visualisierungen in einem Dashboard anzeigen zu lassen, wie beispielsweise die Anzahl der Beiträge, die monatlich, wöchentlich oder gar täglich veröffentlicht werden.

Die Vorteile des ERPNext Marketing Moduls

  • Alle Ideen für Marketingaktivitäten werden in einem zentralen Tool gesammelt. Es können auch Offline-Aktivitäten erfasst und entsprechend gekennzeichnet werden.
  • Die Beitrags-Ideen können vom Team beispielsweise in einem wöchentlichen Meeting gesammelt werden. In ERPNext sind sie an einem zentralen Ort gespeichert und gehen nicht verloren.
  • Das Tool beinhaltet einen Freigabeprozesse. Die gesammelten Ideen müssen vor der Bearbeitung von einer hierfür autorisierten Person erst freigegeben werden.
    Danach kann immer der aktuelle Produktionsstand der einzelnen Beiträge von jedem Teammitglied jederzeit eingesehen werden. So weiß jeder woran aktuell gearbeitet wird.
  • Jeder Marketingmitarbeiter kann sich eigenständig eine freie Aufgabe nehmen, indem er sich diese zuweist und den Staus auf “In Bearbeitung” ändert. Bei richtiger Ausführung des Prozesses, ist die erste Spalte stets mit neuen Ideen gefüllt und es entsteht kein Leerlauf für die Teammitglieder. Außerdem werden keine Aufgaben doppelt bearbeitet, da die einzelnen Beiträge einer Person zugewiesen werden und somit für jeden klar erkennbar ist, wer an welchen Themen arbeitet.
  • Es ist möglich den Beiträgen Veröffentlichungskanäle und Veröffentlichungsdatum zuzuordnen. Das macht eine Planung der Beiträge möglich und lässt Auswertungen im Rückblick zu.
  • Texte und Bilder sind zentral im System abgespeichert und so für jeden auffindbar und zugänglich.
  • Das Tool versucht durch die Felder und so die einzelnen Teammitglieder zum Überlegen, ob der Beitrag einen Nutzen für das Unternehmen selbst und den Kunden erfüllt. Erinnerung an die Marketingstrategie Gründe für diesen Beitrag (Marketingstrategie)
  • Controlling: Ermöglicht Auswertungen über die Anzahl und den Rhythmus der Veröffentlichungen, kann Stolpersteine in der Umsetzung aufzeigen. Durch Filtermöglichkeiten können weitere Abfragen gemacht werden.

Screenshotupdate

Alle Screenshots in diesem Blogpost sind auf Version 13 von ERPNext aktualisiert.

Letzter Stand der Aktualisierung: 15.09.2021

Autor Theresa Höfer

Über den Autor

Theresa Baumann kümmert sich als dedizierter Scrum-Master um die Projekt-Koordination unseres agilen Teams. Hier sorgt sie für die Einhaltung der Scrum-Prozesse.

23. März 2021

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