[✓] Was kostet ERPNext?
Bild: Wikimedia Commons / Public Domain
ERPNext ist lizenzkostenfrei. Dieser Umstand stellt einen der größten Vorteile des Systems dar: Derzeit gibt es keine Lizenzen, die man erwerben muss, man kann das System also frei skalieren, nutzen und problemlos zusätzliche Arbeitsplätze hinzufügen. Aber jenseits der Lizenzkosten fallen andere Kostenpunkte an, auf die Interessierte achten sollten. Für viele unserer Kunden stellt sich daher die Frage, welches Budget man bei der kompletten Einrichtung eines ERPNext-Systems eigentlich einplanen muss.
Die Antwort darauf ist kompliziert und hängt von vielen Faktoren ab. Bei K&K Software begleiten wir unsere Kunden gerne auf dem ganzen Weg zu einem vollständig lauffähigen und individualiserten ERP-System. Darum hilft Ihnen K&K Software von der Planungs- bis hin zur Livephase. Bei jeder dieser Phase gibt es unterschiedliche Budgetrahmen, die unter anderem von der Größe des Unternehmens, Ihrer Vorbereitung, und von der Branche abhängen.
In diesem Blogpost möchten wir das für Sie ein wenig aufschlüsseln; im ersten Teil erläutern wir, von welchen Variablen ein Budget abhängt. Dann nähern wir uns im zweiten Teil einigen konkreten Nummern an. Schließlich erläutern wir im letzten Teil, warum sich ERPNext auf jeden Fall für Sie lohnt.
Teil 1: Wovon Ihr ERPNext-Budget abhängen sollte
Die beiden wichtigsten Gründe, warum wir Ihnen keinen Fixpreis geben können, sind das agile Arbeitsprinzip und die Unberechenbarkeit von Langzeitprojekten.
ERP-Systeme sind Langzeitinvestitionen und die Planung und Einrichtung eines solchen System nimmt Zeit in Anspruch. Deshalb arbeiten wir bei K&K Software gerne agil; Scrum erlaubt es uns, Ihnen schnell ein funktionales Produkt zu liefern und gleichzeitig flexibel zu bleiben. Aber agiles Arbeiten bedeutet auch, dass es kein Lastenheft im klassischen Sinn gibt, das die Dauer und die Kosten des Projektes fix angeben könnte.
Um unter diesen Umständen eine belastbare Zahl zu erhalten, müsste man jeden Unternehmensprozess im Detail dekonstruieren und auf eine Zukunftsprojektion anwenden. So ein Vorgang würde viel Zeit und Geld verschlingen. Das heißt aber nicht, dass es nicht einige Maßgaben gibt, an die man sich richten kann. Deswegen schlüsseln wir hier die wichtigsten Variablen für Sie auf:
Aufwand und Menge des Consultings: Wenn die Verantwortlichen für Ihr ERPNext-System ein umfassendes, konkretes und vor allem qualifziertes Verständnis von agilem Arbeiten (mit Scrum), Projektmanagement und ERP(Next)-Systemen mitbringen, dann reduziert sich die Zeit, die man für das Consulting (und dessen Bezahlung) einplanen muss.
Unternehmensgröße: Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Arbeitsplätze müssen mit ERPNext ausgestattet werden. Obwohl ERPNext keine Lizenzkosten (die oft via Arbeitsplatz fällig sind) hat, bedeutet das, dass mehr Leute eingelernt werden müssen. Größere Unternehmen haben außerdem oft mehr Abteilungen, was sich in mehr und komplexere Prozesse übersetzt.
Nötige Individualsierung: Bei K&K Software richten wir Ihnen ein auf ein nomales Unternehmen weitgehend angepasstes ERPNext ein. Wenn Sie bereit sind, Ihr Unternehmen auf dieses Framework anzupassen, dann spart das Individualsierungen und Anpassungen des Systems, was das Budget signifikant reduzieren kann.
Komplexität der Prozesse: Die Komplexität der Unternehmensprozesse gehört zu den größten Kostenfaktoren bei der Einrichtung von ERPNext. Wenn Sie zum Beispiel Fertigungsprozesse mit vielen Kleinteilen und individellen Schritten haben, Ihre Abrechnungen international tätigen, oder mit unüblichen Materialien arbeiten, dann werden schnell komplett neue oder zumindest angepasste Module fällig.
Schulungsbedarf: Beim Einlernen Ihrer Mitarbeitenden ist es nicht nur wichtig, zu bedenken, wie viele Leute eingelernt werden müssen, sondern auch, welches Vorwissen sie mitbringen. Wenn Sie schon mit einem ERP-System gearbeitet haben, oder eine gute Konzeption von den Anforderungen haben, dann beschleunigt das die Einrichtung ganz erheblich.
Grundsätzlich gilt also: Je größer das Unternehmen und je komplexer die Prozesse, desto mehr Budget muss für die Einrichtung von ERPNext veranschlagt werden. Diese Kosten können aber durch weniger Schulungsbedarf und guter Einarbeitung teils aufgefangen werden.
Teil 2: Konkrete Zahlen zu Ihrem Budget
Die folgenden Preise verstehen sich als Erfahrungs- bzw. Richtwerte und sind nicht verbindlich!
In der Vergangenheit haben wir schon für viele unterschiedliche Unternehmen ERPNext-Systeme eingerichtet – unser Portfolio beinhaltet Gemeinden, Unternehmen mit internationalen Standorten, und Unterabeilungen großer Konzerne. Im Zuge dessen haben wir bereits praktische Erfahrungen mit der Einrichtung von ERPNext für verschiedene Firmengrößen und unterschiedlich komplexe Anforderungen gesammelt.
Die folgende Liste versteht sich als ein Resultat dieser Erfahrungen, um Ihnen einen Richtwert für mögliche Budgets bei der Einrichtung von ERPNext zu geben.
Vor der Individualisierungsphase, bei das Budget an variabelsten ist, erarbeitet K&K mit Ihnen zusammen den Rahmen Ihres ERPNext-Projektes. Die Kosten für Workshops und Setups unterscheiden sich nach den oben beschriebenen Variablen. Einige Schätzungen von unserer Seite:
Erste Workshops
Empfohlenes Budget: 3.000 € – 10.000 €
Ergebnis: Erarbeitung Ihrer konkreten Ziele, einer Roadmap für die nächsten Schritte, und priorisierten Prozessen, ggfs. Ausarbeitung eines Konzeptes inkl. Budgets.
Initiales 3-Server-Setup
Empfohlenes Budget 3.000 € bis 5.000 €
Ergebnis: Eigenes voll funktionales ERPNext-Standardsystem in Ihrer eigenen Umgebung: On Premise (in Ihrem Netzwerk) oder in einer privaten bzw. hybriden Cloud. Installation der Standardapps aus dem Frappe Marketplace.
Sind diese beiden Phasen durchlaufen, folgt die Entwicklung Ihres individuellen ERPNext-Systems. Hier gehen die Budgets und Möglichkeiten deutlich weiter auseinander:
10.000 Euro
Was Sie bekommen:
- Zentrale Unternehmensprozesse, sehr nah am Standard (Einkauf, Vertrieb, Rechnungen)
- 3-4 Druckformate im Firmenlayout & nach DIN-Norm, ohne Automatisierung
- Kein Consulting
- Keine Prozessänderungen
Ihr Unternehmen:
- Klein; Sie passen Ihr Unternehmen an ERPNext an, nicht umgekehrt.
30.000 Euro
Was Sie bekommen:
- Zentrale Unternehmensprozesse, sehr nah am Standard (Einkauf, Vertrieb, Rechnungen)
- 3-4 Druckformate im Firmenlayout & nach DIN-Norm, ohne Automatisierung
- fortgeschrittene Anpassungen an den Masken
- Anpassung von 1-2 Prozessen (z.B. CRM, Lager, oder Projektmanagement)
- Einrichtung einer Standardschnittstelle (z.B. DATEV)
- Wenig Consulting
Ihr Unternehmen:
- Klein bis mittel; Sie passen sich weitgehend an ERPNext an, möchten aber einige Prozesse selbst gestalten.
60.000 Euro
Was Sie bekommen:
- Zentrale Unternehmensprozesse, sehr nah am Standard (Einkauf, Vertrieb, Rechnungen)
- 3-4 Druckformate im Firmenlayout & nach DIN-Norm, ohne Automatisierung
- fortgeschrittene Anpassungen an den Masken
- Anpassung von 1-2 Prozessen (z.B. CRM, Lager, oder Projektmanagement)
- Consulting
Ihr Unternehmen:
- Mittel; Sie haben bereits etablierte Prozesse, die Sie gut an ERPNext anpassen können.
100.000 Euro
Was Sie bekommen:
- Die Umsetzung von komplexen ERPNext-Projekten
- 1-2 einfachere Schnittstellen und weiterer Softwarearchitektur
- mittlere Anpassung der Default-Prozesse von 3-5 Unternehmensprozessen
- individuelle Programmierung eines kleineren Prozessen in ERPNext
- 5-10 Druckformaten mit je kleinen Automatisierungen
- 2-3 Reports bzw. Dashboards zu definierten Kennzahlen
- Einige kleinere Schulungen zu definieren Prozessen
Ihr Unternehmen:
- Mittel; Sie haben einige gut definierte Prozesse, an die ERPNext angepasst werden muss.
200.000 Euro
Was Sie bekommen:
- Die Umsetzung von komplexen ERPNext-Projekten
- Über ein Mannjahr Entwicklungsumfang
- 3-4 einfachere Schnittstellen und weiterer Softwarearchitektur
- mittlere Anpassung der Default-Prozesse von 5-6 Unternehmensprozessen
- individuelle Programmierung eines kleineren Prozessen in ERPNext
- 10-12 Druckformate mit Automatisierung
- 3-5 Reports bzw. Dashboards zu definierten Kennzahlen
- Umfassende Schulung zu definierten Prozessen und Anwendergruppen
Ihr Unternehmen:
- Mittel bis groß; Sie haben einige gut definierte Prozesse, an die ERPNext angepasst werden muss.
500.000 Euro
Was Sie bekommen:
- Die Umsetzung von komplexen und individualsierten ERPNext-Projekten
- Über 3 Mannjahre Entwicklungsumfang
- 4-5 aufwendige Schnittstellen und weiterer Softwarearchitektur
- umfassende Anpassung der Default-Prozesse von 3-5 Unternehmensprozessen
- individuelle Programmierung von 1-2 Prozessen in ERPNext
- 10-15 Druckformate mit Automatisierung
- 5-10 Reports bzw. Dashboards zuspezifischen Kennzahlen
- Umfassende Tagesschulungen zu definierten Prozessen und spezifischen Anwendergruppen
Ihr Unternehmen:
- Mittel bis groß.
700.000 Euro
Was Sie bekommen:
- Entwicklung komplexer, individueller Unternehmensanwendungen auf Basis von ERPNext
- Über 4 Mannjahre Entwicklungsumfang
- Aufwändigere Schnittstellen zu weiterer Softwarearchitektur
- umfassendere Anpassungen der Default-Prozesse
- individuelle Programmierung verschiedener komplexer Prozesse innerhalb oder außerhalb von ERPNext mit ERPNext als Datenbasis
- Unterschiedliche Druckformate mit Automatisierungen
- Unterschiedliche Reports und Dashboards zu spezifischen Kennzahlen
- Umfassende Tagesschulungen und Workshops zu umfassenden Prozessen und spezifischen Anwendergruppen
Ihr Unternehmen:
- Groß; Unternehmensgruppe.
1.000.000 Euro
Was Sie bekommen:
- Entwicklung komplexer, individueller Unternehmensanwendungen auf Basis von ERPNext
- Langlaufendes mehrjähriges Projekt mit größerem Entwicklerteam
- Über 5 Mannjahre Entwicklungsumfang
- Hochkomplexe Schnittstellen und Einbindungen in andere Softwarearchitekturen
- umfassendere Anpassungen der Default-Prozesse
- individuelle Programmierung der komplexesten Prozesse innerhalb oder außerhalb von ERPNext mit ERPNext als Datenbasis
- Unterschiedliche Druckformate mit Automatisierungen
- Umfassendes Reporting- und Dashboard-System zu komplexen und sehr spezifischen Kennzahlen aus mehreren Systemen
- Umfassende teils mehrtägige Schulungen und Workshops zu umfassenden Prozessen und spezifischen Anwendergruppen
Ihr Unternehmen:
- Groß bis Konzern; Unternehmensgruppe.
Teil 3: Warum sich Ihr ERPNext-Budget rechnet
Einer der großen Vorteile von ERPNext ist seine hohe Flexibilität. Das heißt, dass es verschiedene Lösungen für verschiedene Budgets gibt, sodass Unternehmen immer relativ zu ihrer Größe von ERPNext profitieren können. Das System ist auch eine Investition in Wachstumspotential, denn es macht Prozesse effizienter, und erlaubt ein zuverlässigeres, sichereres Arbeiten.
Dank der gestaffelten Anforderungen und der Lizenzkostenfreiheit können auch kleine Unternehmen mit niedrigem Budget ERPNext als Plattform für zukünftiges Wachstum nutzen. So ist es zum Beispiel möglich, zunächst ein funktionsfähiges, aber noch nicht angepasstes ERPNext aufzusetzen, und das System erst später um weitere Module zu erweitern, indem man erst später mehr Budget dafür einsetzt. Auf diese Art wächst das Programm mit Ihrem Unternehmen – ganz agil und flexibel!
Außerdem können Sie für die Einrichtung von ERPNext wahrscheinlich digitale Transformationshilfen beantragen. Die Möglichkeiten dafür sind mannigfaltig: Da gibt es zum Beispiel go-digital, den Digitalbonus Bayern, Digital Jetzt, und mehr. Mit diesen Finanzierungshilfen können Sie die Investitionskosten abfedern und noch stärker von der wachsenden Produktivität und Effizienz profitieren.
Wenn Sie weitere Fragen haben, dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team aus ERPNext-Experten hilft Ihnen gerne weiter.
Team K&K Software AG
Wir bei K&K arbeiten in einem interdisziplinären Team zusammen. Das ist wunderbar, da so viele unterschiedliche Denkansätze ins Unternehmen kommen. Unsere Erfahrungsberichte, Branchennews, Anleitungen und Sonstiges stellen wir regelmäßig in diesem Blog online.
