Ein neuer Motor für Frank & Dvorak
Eine Werkshalle von Frank & Dvorak. (Foto: FFD)
ERPNext spiegelt das Unternehmen
Manchmal hat die K&K Software AG Kunden, die ein bisschen weiter entfernt sind. Wir haben zum Beispiel schon in Oldenburg ein ERP-System aufgesetzt (und dazu auch schon eine Success Story geschrieben). Eine Zusammenarbeit jenseits von Landesgrenzen ist aber auch für uns keine Selbstverständlichkeit – immerhin muss man sich einander auch finden. Deswegen freuen wir uns umso mehr, dass der österreichische Elektromotorhersteller Frank & Dvorak GmbH & Co. KG (kurz FFD) uns mit der Einrichtung eines ERP-Systems beauftragt hat.
Frank & Dvorak setzen auf Qualität ‚Made in Austria‘.
FFD fertigen und vertreiben seit über 75 Jahren Elektromotoren und sind dabei seit etwas mehr als 20 Jahren Teil der europäischen Cantoni Group. FFD setzen auf eine breite Produktpalette und Qualität „made in Austria“. Der Katalog umfasst dutzende Motorentypen, darunter Exoten wie explosionsgeschützte oder unterwassertaugliche Modelle. Das Management einer so komplexen Artikel- und Fertigungspalette war eine unserer Hauptaufgaben beim Aufsetzen eines ERPNext-Systems.
Mit ERPNext zukunftsfähig werden
Aber der Reihe nach. Wie kommt ein Unternehmen wie Frank & Dvorak, immerhin schon seit Jahrzehnten Hersteller von Elektromotoren, überhaupt auf die Idee, das eigene Firmensystem plötzlich über ERPNext zu managen? „Dabei ging es vor allem um die Zukunftssicherheit und den Wettbewerbsvorteil“, verrät mir Geschäftsführer Ing. Michael Rössler, MSc: „Gerade bei einem oft irrationalen Markt ist ein flexibles System sehr wichtig und von großem Vorteil.“
ERPNext schafft die Quadratur des Kreises. Es ist zur gleichen Zeit solide gebaut und hochgrading anpassbar.
Flexibel genug, um auf zukünftige Marktentwicklungen reagieren zu können, aber stabil genug, um ein Unternehmen tragen zu können. Für individuelle Prozesse angepasst, aber immer noch durchschaubar für neue MitarbeiterInnen. Das ERP-System von FFD muss die Quadratur des Kreises hinbekommen. Das Geheimrezept liegt dabei in der Balance, nicht im Spagat: ERPNext bewältigt diese anspruchsvollen Anforderungen durch die ausgewogene Kombination seiner Module und hoher Anpassungsfähigkeit.
Ein Wechsel war dringend erforderlich. Bisher hat FFD seine Prozesse kleinteilig in verschiedenen Systemen verwaltet. Das Lager hat manuell ein- und ausgebucht, die Buchhaltung hatte ihr eigenes System, die Fertigung sowieso. Zum Teil kam auch noch Microsoft Excel zum Einsatz. Klar: Organisch gewachsene Strukturen sind nichts Schlechtes und eine natürliche Konsequenz gesunden Wachstums. Aber ganz ohne regelmäßige Frischzellenkuren können sie auch sedimentieren und wenig effiziente Lösungen können sich für zu lange Zeit festsetzen.
Das Pflichtenheft war lang
Das dachte sich auch Michael Rössler, nachdem er die neue Aufgabe als CZO von FFD begonnen hatte. Ihm schwebte ein zentraleres System vor, in dem Buchhaltung, Vertrieb, Logistik und Produktion miteinander verknüpft sind und bei dem auch moderne Vertriebsprozesse wie Leads abgebildet werden können. Mithilfe eines Consultants machte er sich auf die Suche.
„Das Pflichtenheft war dabei sehr lang“, erinnert sich Michael Rössler. „Alle Prozesse müssen abgebildet werden können, Auftragserstellung, Fertigung, Finanzen, Zeiterfassung, Mitarbeitermanagement, Arbeitsplanung… am Ende blieben nicht mehr viel Systeme übrig: SAP, Odoo, NaVision, und eben ERPNext. Wir haben uns nochmal beraten, und hatten letztendlich die Wahl zwischen ERPNext und SAP.“
Natürlich spielten bei der Auswahl zwischen ERPNext und SAP auch finanzielle Aspekte eine Rolle. Überzeugt hat Michael Rössler aber schließlich die Ganzheitlichkeit von ERPNext. „Das System hat einfach den Zugang zur Moderne“, erklärte er mir. Die Modularität und Flexibilität mache ERPNext zu einer der zukunftsfähigsten Lösungen im ERP-Bereich, und zum idealen Begleiter bei der digitalen Transformation von FFD.
Ing. Michael Rössler, MSc von Frank & Dvorak. (Foto: FFD)
Ein professioneller ERPNext-Partner
Auf der Suche nach einem ERPNext-Partner musste Frank & Dvorak den Blick über die Landesgrenzen richten. Österreich hat nämlich noch keinen dezidierten ERPNext-Partner – ein Glück, dass die K&K Software AG im ganzen DACH-Raum operiert.
„Mir war es wichtig, ein komplettes und professionelles Team an meiner Seite zu haben“, erzählt Michael Rössler. Ein kleineres Unternehmen wäre zwar per se nicht schlecht, aber der Umzug von FFD gestaltete sich dann doch als zu aufwendig für eine Person. „Außerdem waren mir K&K und Laura Köpl sofort sympathisch“, erklärt der Geschäftsführer. „Gerade bei größeren Projekten ist es unglaublich wichtig, dass auch menschlich alles stimmt.“ Das sehen wir genauso – und bedanken uns herzlich für die netten Worte!
„Gerade bei größeren Projeken ist es wichtig, dass auch menschlich alles stimmt.“
Bei der Einrichtung des ERP-Systems stellten uns zwar die etwas unterschiedlichen Finanz- und Kontomodalitäten in Österreich respektive Deutschland vor Herausforderungen, aber genau aus diesen Gründen haben wir auch ein Team aus Experten, die ERPNext schnell entsprechend anpassen können. Nicht ganz so simpel war es bei den Artikeln: FFD hatten das mit Abstand komplexeste Artikelmanagement, das wir jemals überführt haben.
Das System wird variantenreich
Das hat mit der Art zu tun, wie FFD ihre Elektromotoren herstellen. Die hochpräzisen Maschinen werden mithilfe tausender verschiedener und spezialisierter Schrauben, Muttern und Kleinteilen zusammengebaut. Diese müssen alle in das ERPNext-System eingespeist werden. Normalerweise macht man das über sogenannte Varianten: Diese beschreiben, einfach gesagt, Artikel, die sich nur in einem kleinen Detail voneinander unterscheiden.
Das Problem bei Frank & Dvorak: Es gibt nicht nur eine Hand voll Varianten pro Artikel, sondern gleich tausende. Das stellte uns vor mehrere Probleme. Die vom System automatisch generierten Variantennamen waren beispielsweise zu lang für das System, weil zu viele Variablen einflossen. Im schlimmsten Fall konnten diese das System zum Absturz bringen.
Normalerweise haben wir nur ein Hand voll Varianten.
Unser frisch aus dem SAP-Umfelt gewechselter ERP-Spezialist Henning Wendtland hatte die rettende Idee: Anstatt die Namen aus Variablen zu erstellen, werden Varianten nun durch Nummernkreise indexiert. Hinter dem Namen „00023-00012“ verbirgt sich beispielweise die zwölfte Variante von Artikel Nummer 23. Die Flexibilität von ERPNext macht solche Kunststücke möglich; und ein eigenes Entwicklerteam kann solche Ideen auch schnell und produktiv umsetzen.
Die Vorteile von Open-Source
Das komplexe Artikelmanagement hat unsere Entwickler auf einen Bug im ERPNext-Kernsystem aufmerksam gemacht, den sie anschließend für alle Nutzer beheben konnten: Die vielen Attribute haben dafür gesorgt, dass Fehlermeldungen scrollen mussten. Das kommt so sollten vor, dass bisher keinem auffiel, dass dieser Scroll fehlerhaft war.
Wir freuen uns immer, wenn wir ERPNext für alle Userinnen und User verbessern können.
Unsere Entwickler behoben den Fehler und reichten einen „Core-Pull-Request“ ein. Das heißt, dass der Bugfix in das Kernsystem überführt wurde. Solche Requests müssen genehmigt werden, damit User nicht einfach irgendwelchen Unsinn in den Core einfügen können. Wir freuen uns bei der K&K Software AG immer, wenn wir ERPNext für alle User verbessern können und ein solcher „Core-Pull-Request“ angenommen wird.
Die Geschichte verrät auch etwas über einen weiteren Vorteil von ERPNext: Dank Open-Source entwickelt die Community das Programm im Verbund immer weiter. Auch die seltensten Bugs werden irgendwann von einem User gefunden und behoben. Auf den Code von ERPNext schauen Millionen Augen – und das ganz ohne Mehrkosten. Darum lieben wir bei K&K Open-Source!
Die Werksgebäude von Frank & Dvorak. (Foto: FFD)
Wir kommen aus der Komfortzone
Für Michael Rössler und sein Team war die Umstellung auf ERPNext ein Schritt aus der eigenen Komfortzone. Insbesondere das agile Arbeiten war ungewohnt, stellte sich aber als produktiv heraus. „Agiles Arbeiten ist sehr pragmatisch“, erklärt der Geschäftsführer. „Gerade bei einem so großen System, das man lange behalten will, ist es wichtig, es nachhaltig wachsen zu lassen.“
Die vielen Sprintmeetings und der enge Kontakt, den die eigenen Mitarbeiter mit dem Systemaufbau pflegen, nimmt er auch als Schulung wahr. „Aktuell verschieben sich dadurch Arbeitspakete – wir investieren Zeit in den Aufbau. Dafür haben wir hinterher ein System, mit dem wir eine Menge Zeit sparen können“, erzählt Michael Rössler optimistisch. Zwar kann man ERPNext dank vieler Standardmodule schnell produktiv machen, doch ein individualisiertes System braucht seine Zeit. Das System zahlt die Investition aber auch wieder zurück.
Die Zusammenarbeit mit FFD war auch für K&K Software eine Herausforderung und ein Schritt aus der Komfortzone. „Frank & Dvorak kommen immer wieder mit interessanten Problemen zu uns“, erzählt mir unser Projektleiter Dietmar Fischer. „So kann ich mich selbst weiterentwickeln – so etwas erfüllt mich in meinem Beruf.“ Ob länderübergreifende Steuersysteme, zehntausende Artikelvarianten, oder eine komplexe Preisgestaltung mit variablen Materialkostenzuschlägen, wir sind uns sicher, dass die Arbeit mit FFD so schnell nicht langweilig wird.
Über den Autor
Laura Köpl ist unsere Projektleiterin ERPNext und unterstützt in Kundenprojekten als ERP-Prozess-Consultant. Außerdem verantwortet Sie den Vertrieb der K&K Software AG.
Privat hat sie - wenn sie nicht gerade auf dem Motorrad sitzt - als Vorsitzende des Hackerspace GEOLab e.V. eine Begeisterung für den kreativen Umgang mit Technik und freut sich auf den nächsten Chaos Communication Congress.
Laura Köpl ist Ihre Ansprechpartnerin für ERPNext-Projekte und Sie erreichen Sie unter 09382-3102-241 oder koepl@kk-software.de um die Details Ihres ERPNext-Projektes zu besprechen.
